Las organizaciones más exitosas observan habitualmente lo que hacen sus competidores y se preguntan cómo pueden hacerlo mejor. En igualdad de condiciones, para poder avanzar con la competencia es necesario que su organización produzca resultados más eficientes y rentables que los de sus competidores. La eficiencia y la rentabilidad de la organización se logran en gran medida a través de la optimización del flujo de trabajo.
¿Qué es la optimización del flujo de trabajo?
La definición de optimización del flujo de trabajo es el proceso de mejorar los flujos de trabajo existentes mediante una combinación de reducción de costos, mejora de la eficiencia y automatización del flujo de trabajo. El proceso suele comenzar con la realización de un análisis del flujo de trabajo. Muchas organizaciones que no logran mejorar sus flujos de trabajo cometen el error de aplicar la automatización a los procesos rotos. Si bien la automatización puede ser un aspecto importante de su estrategia de optimización del flujo de trabajo, no es una panacea y sólo debe aplicarse después de una planificación cuidadosa.
Las organizaciones que tienen éxito en la optimización del flujo de trabajo generalmente se adhieren a un conjunto básico de prácticas óptimas. Siguiendo estas prácticas, usted impulsará en gran medida la eficiencia organizativa y obtendrá una ventaja significativa sobre sus competidores.
Mejores prácticas de optimización del flujo de trabajo
Gobernanza y cumplimiento
Muchas organizaciones ignoran por completo la gobernanza empresarial y el cumplimiento de las normas. Hay varias razones para ello. Algunas encuentran el proceso aburrido y prefieren lanzarse a la tarea de implementar nuevas y excitantes tecnologías digitales. Otras simplemente priorizan incorrectamente la gobernanza y el cumplimiento. Se piensa que el proceso de optimización del flujo de trabajo en sí mismo facilitará el cumplimiento. Por ejemplo, mediante la aplicación de pistas de auditoría visibles.
Sin embargo, si no se tienen en cuenta estos problemas desde el principio, se pueden sabotear los esfuerzos de optimización del flujo de trabajo de su organización. Debe ser plenamente consciente de todos los procesos desde el principio y estar seguro de que su enfoque de cumplimiento y gobernanza se alinea con sus flujos de trabajo. Esto asegura la coherencia organizativa y reduce el riesgo.
Crear flujos de trabajo visuales
Los humanos son criaturas visuales. El desarrollo de flujos de trabajo visuales, o mapas de procesos, es un gran paso hacia el diseño y la comprensión de los procesos más complejos. No tienen que ser obras maestras visuales o ser demasiado complicados.
Sin embargo, una cosa que debe tratar de evitar al crear sus mapas de proceso es el uso de diagramas lineales. Los flujos de trabajo son generalmente de naturaleza no lineal. Cuando se producen averías, a menudo es necesario volver a un paso anterior para hacer cambios. Esta parte del proceso también le ayuda a identificar posibles problemas en su flujo de trabajo desde el principio.
Las organizaciones exitosas anticipan qué y dónde podrían salir mal las cosas. En cada uno de esos puntos, hacen ajustes y/o tienen planes para los fracasos. Tienen planes de contingencia para evitar problemas como retrasos en la productividad y caídas del sistema.
Trabajar hacia atrás desde la meta final
Crear un flujo de trabajo es muy parecido a establecer cualquier objetivo organizativo. Imagina dónde quieres estar y decide qué pasos darás para llegar allí. Identifica cada paso y miembro del equipo esencial para el proceso. Ten en cuenta que no todos los pasos de un flujo de trabajo se crean igual. La prioridad rara vez se asigna en orden secuencial. Más bien, se debe dar prioridad a los pasos más importantes.
Hay buenas razones por las que las organizaciones más exitosas dedican tiempo a establecer prioridades. Lo más importante es que el conocimiento de las prioridades de la organización permite a la dirección centrarse rápidamente en cualquier problema y solucionarlo. Cuando los líderes entienden cómo los retrasos y contratiempos en cada paso afectan al flujo de trabajo general, pueden priorizar y minimizar el impacto potencial.
Definir los roles y las personas
Definir los papeles que cada miembro desempeñará en cada paso. Las organizaciones exitosas comunican claramente el alcance total del papel de cada miembro en el éxito general del flujo de trabajo. Además, se proporciona capacitación, no sólo para asegurar que los individuos hagan su trabajo correctamente, sino que respondan adecuadamente a cualquier avería.
Y las personas sólo pueden responder como se les ha entrenado si tienen a su disposición los recursos apropiados. Por ejemplo, ¿reciben los miembros del equipo alertas y tienen la capacidad de comunicarse rápidamente con otros interesados si es necesario? Cuando las cosas van mal, tómese el tiempo necesario después para escuchar la reacción de los implicados. Conocen su trabajo mejor que nadie y pueden ser fundamentales para la eficiencia a largo plazo del flujo de trabajo.
Automatizar el flujo de trabajo
La infraestructura establecida en torno a un flujo de trabajo se denomina sistema de gestión del flujo de trabajo. Al principio mencionamos que la automatización no es una cura para los flujos de trabajo defectuosos. Sin embargo, una vez que se ha pasado el tiempo en las fases de planificación descritas anteriormente, se pueden identificar áreas en las que la automatización puede hacer que los flujos de trabajo sean más eficientes.
Saber dónde enfocar tus esfuerzos de automatización es la mitad de la batalla. Si su organización no tiene experiencia previa en digitalización, empiece en pequeño con las tareas más básicas y repetitivas. Estas son tareas que no involucran la toma de decisiones a nivel humano. Si aún no está seguro de por dónde empezar, considere la posibilidad de trabajar con un socio que ofrezca una plataforma de automatización del flujo de trabajo de extremo a extremo que sea fácil de usar.
Las razones por las que las organizaciones de éxito automatizan los flujos de trabajo no son sólo para ahorrar tiempo y dinero. Si bien el ahorro de tiempo y dinero a través de la eficiencia es ciertamente un gran beneficio, la automatización de los aspectos esenciales de sus flujos de trabajo hace que sea menos probable que experimente costosos retrasos y averías.
Reevaluar
Sólo se pueden hacer mejoras si se identifican las deficiencias. Una buena regla general es evaluar sus flujos de trabajo mensual o trimestralmente. Cuando realice sus evaluaciones, busque:
- Tanto si ha logrado sus objetivos como si va en la dirección correcta
- Si ha habido cambios organizativos significativos como la adición o sustracción de miembros del equipo, o cambios en los procesos que afectan al diseño general de su flujo de trabajo
- Cualquier contratiempo o avería que se haya producido en el período de examen aplicable
Haga los cambios que sean necesarios. Las organizaciones exitosas evalúan y mejoran continuamente sus flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y la rentabilidad.
Seguir las mejores prácticas mencionadas anteriormente puede contribuir en gran medida a garantizar el éxito de los esfuerzos de optimización del flujo de trabajo de su organización. Usted saldrá del proceso con una mejor comprensión de su organización. Lo más importante es que la optimización del flujo de trabajo hará que su organización sea más ágil, eficiente, resistente y competitiva.
