Cómo implantar la automatización de procesos y la IA: mejores prácticas y dificultades que hay que evitar

La automatización y la inteligencia artificial (IA) prometen acelerar la planificación, la elaboración de informes, la generación de contenidos, la resolución de problemas y mucho más. Pero también hay trampas comunes que hay que evitar si se quiere tener éxito. Aquí tiene un sencillo plan para organizar sus iniciativas de IA, software de automatización y consejos prácticos para principiantes en automatización.

Cómo empezar con la IA y la automatización

La inteligencia artificial libera una fuente inagotable de herramientas informáticas en el mundo empresarial. Estas herramientas generativas de IA son los mismos tipos de procesadores de datos de alta velocidad que identifican planetas potenciales más allá de nuestro sistema solar y predicen los costes de los vuelos dentro de 300 días, y ahora están disponibles en ventas, contabilidad y marketing. Los ejemplos de ideas de IA son muy variados:

• Responder a preguntas complejas de los clientes
• Redactar pies de foto para las redes sociales
• Investigar a los clientes resumiendo sus frustraciones y deseos.
• Vigilar las actividades financieras para detectar fraudes
• Predecir las interrupciones de la cadena de suministro
• Detectar patrones en grandes conjuntos de datos
• Procesar un gran volumen de documentos y rellenar una hoja de cálculo con puntos de datos

Independientemente de en qué parte de su organización desee utilizar la tecnología de IA y automatización, hay cuatro pasos importantes para trazar su plan. A continuación te explicamos cómo empezar con la IA:

Paso 1: Identificar los procesos adecuados para automatizarlos

El primer paso para implantar la automatización inteligente de procesos y la IA es identificar los procesos adecuados para automatizar. Las empresas deben centrarse en tareas repetitivas basadas en reglas que puedan automatizarse fácilmente. Esto incluye la introducción de datos, el procesamiento de facturas y las consultas de atención al cliente. Debe dar prioridad a los procesos que tienen el potencial de ofrecer el mayor valor, ya sea en términos de ahorro de costes, creación de marca o mejora de la experiencia del cliente.

Paso 2: Seleccionar las herramientas adecuadas

Una vez que las empresas han identificado los procesos que deben automatizar, el siguiente paso es seleccionar las herramientas de automatización adecuadas. Hay muchas herramientas y plataformas disponibles para la hiperautomatización y la IA, y las empresas deben evaluar sus opciones cuidadosamente antes de decidirse. Factores a tener en cuenta:

la facilidad de uso, escalabilidad y capacidad de integración de la herramienta. Esto incluye el nivel de asistencia y formación que ofrece el proveedor.

Paso 3: Crear un equipo fuerte

La implantación de la automatización de procesos empresariales (BPA) y la IA requiere un equipo sólido con diversas competencias, como conocimientos técnicos, gestión de proyectos y perspicacia empresarial. Forme un equipo que incluya a partes interesadas técnicas y no técnicas. Su equipo también debe proporcionar formación y apoyo para garantizar que todo el mundo está en la misma página.

Por ejemplo, la IA permite resolver problemas con la rapidez de un rayo, pero sólo si los empleados saben cómo pedirle respuestas. Recuerde: las organizaciones tienden a seguir el statu quo. No todo el mundo es tan rápido con la tecnología; para algunos, algo nuevo requiere una mentalidad de 180º. Busque oportunidades para formar a los empleados sobre las ventajas de la IA hasta que su uso se convierta en habitual.

Paso 4: Medir el éxito

Para sus vanguardias tecnológicas, adentrarse en el mundo de la IA generativa es muy divertido. Para garantizar que la automatización de procesos y la IA aportan los beneficios previstos, las organizaciones deben establecer métricas claras. Desalentar el uso de IA en la sombra.

Para alcanzar el éxito, todos los empleados deben aprovechar sus ventajas. ¿Busca reducir costes, aumentar la productividad o alcanzar una puntuación NPS específica? Concentre sus esfuerzos en objetivos clave y realice un seguimiento continuo de los progresos.

Trampas de la IA que hay que evitar

También hay varios escollos comunes que las empresas deben evitar al implementar la automatización del flujo de trabajo y la IA. Entre ellos se incluyen:

• Automatización excesiva: Tenga cuidado con la tentación de automatizarlo todo; en concreto, las actividades que definen su promesa principal. Sus clientes valoran las interacciones en persona, como las tareas que muestran sus diferenciadores competitivos. Estas son solo tres áreas que pueden no beneficiarse de las promesas de la IA, e incluso podrían dañar su reputación o los índices de satisfacción del cliente. Deje que la automatización se encargue de las tareas que consumen tiempo, para que pueda centrarse en asuntos más importantes en tiempo real.
• Obscurecer las contribuciones del personal: Los mejores talentos se quedan cuando se reconocen sus contribuciones. La IA puede enturbiar la conexión tangible entre aportaciones y resultados. A los expertos de la Universidad de Stanford les preocupa que una dependencia excesiva de la IA y las tecnologías avanzadas pueda mermar la motivación, ya quelos miembros del equipo tienen menos control sobre sus responsabilidades. Anime a los miembros del equipo a explorar el razonamiento que hay detrás de las decisiones de la IA y recompense a los que descubran errores.

• Subestimar la importancia de la aportación humana: No olvide la importancia de incluir a seres humanos en el proceso, lo que se conoce como automatización human-in-the-loop. Los trabajadores humanos aportan talentos y perspectivas únicos que las máquinas no pueden reproducir, como el razonamiento crítico, las habilidades interpersonales y la intuición.

Además, tenga cuidado con automatizar tantos procesos que prive a los empleados de una valiosa formación en el puesto de trabajo. Reducir las tareas mundanas y repetitivas es una ventaja, siempre que no se prive a los empleados de las experiencias que generan un talento duradero. La IA está pensada para ayudar a las personas, no para sustituirlas.

• Acumulación de deuda técnica: Sin una estrategia en mente, las herramientas de IA también pueden acumular deuda técnica, sobre todo si se implementan poco a poco. Las iniciativas de automatización inteligente deben adoptar la orquestación de procesos, unenfoque de automatización que decreta que nada se ejecuta de forma unilateral. Usted dirige todos los flujos de trabajo, aplicaciones, herramientas y tecnologías desde un centro de mando central, lo que impide que los departamentos se enganchen a la IA ad hoc y acumulen más herramientas de las que pueden gestionar.

La combinación de la automatización de procesos y la IA genera hiperproductividad

La combinación de la automatización de procesos y la IA representa una poderosa sinergia que potencia la hiperpoductividad en el lugar de trabajo. La automatización de procesos gestiona eficazmente las tareas repetitivas y basadas en reglas, garantizando la coherencia y reduciendo los errores humanos. La IA, por su parte, aporta inteligencia y adaptabilidad a la ecuación. Al integrar la IA en la automatización, los sistemas pueden aprender y tomar decisiones basadas en datos, contexto y patrones. Este dúo dinámico optimiza los procesos perfeccionándolos y ajustándolos continuamente para lograr la máxima eficacia.

La implantación de la automatización de procesos y la IA puede ser una empresa compleja, ¡incluso puede parecer abrumadora al principio! Sin embargo, organizar su plan de IA, seguir las mejores prácticas y evitar los errores comunes sentará las bases de su éxito.

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