Procesamiento inteligente de documentos: El futuro de la automatización de documentos

¿Escanear documentos manualmente empieza a parecerte una tarea pesada? ¿Te das cuenta de que dedicas más tiempo al trabajo pesado que a las tareas importantes? Por suerte, existe una solución. El procesamiento inteligente de documentos (PID) hace que la gestión de documentos deje de ser una tarea laboriosa y se convierta en una tarea en segundo plano que se ejecuta principalmente en piloto automático. Este tipo de automatización de documentos utiliza herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres, los modelos de aprendizaje automático y la IA para leer archivos adjuntos, cargas, ficheros y mucho más. La tecnología proporciona a los sistemas informáticos los ojos que necesitan para comprender mejor la información y actuar en consecuencia. Con tantos proveedores de procesamiento inteligente de documentos, escanear estos documentos es ahora más fácil que nunca.

Los datos son un obstáculo para empresas de todo tipo. Tanto si se dedica a la sanidad como a la banca, gestionar un gran volumen de documentos es una de las principales responsabilidades de su organización. Los avances en inteligencia artificial e Internet de las Cosas (IoT) no hacen más que aumentar la afluencia de datos y, sin nuevas estrategias, las perspectivas vitales acaban perdiéndose en el montón. 

En este artículo trataremos los siguientes temas:

  • Definición del tratamiento inteligente de documentos (PID)
  • Ventajas de la automatización de documentos
  • Qué tipo de documentos puede tramitar IDP
  • Cómo elegir las mejores soluciones de PDI

¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos? 

Escanear un documento en un escáner convencional produce una réplica en pantalla. Pero el ordenador no sabe lo que está viendo: trata un recorte de prensa como si fuera un archivo de la SEC. A partir de ahí, se necesita una gran cantidad de trabajo manual y repetitivo para convertir el documento en algo utilizable. 

El software de procesamiento inteligente de documentos va más allá del escaneado tradicional para desglosar los datos contenidos en el documento. IDP realiza las tareas de cotejar, extraer, archivar y organizar con las que un trabajador humano temería llenar sus días, como: 

  • Archívalo con documentos similares
  • Rellenar formularios, hojas de cálculo o bases de datos
  • Generar un nuevo documento, como un informe de gastos a partir de un lote de recibos
  • Crear informes
  • Transferencia de información entre sistemas
  • Añadir una transcripción de correo electrónico o chat a un registro de cliente o paciente

Con IDP, los documentos hacen algo más que languidecer en sus sistemas. Se convierten en entidades vivas que puede utilizar para generar información, crear nuevos documentos y alimentar procesos automatizados.

¿Cómo pueden beneficiarse las empresas de la automatización de documentos?

Gráfico que detalla las 3 ventajas de la automatización de documentos: aumento de la productividad, reducción de costes y mejora de la precisión.

Aumentar la productividad: Un estudio realizado por un líder en gestión de proyectos señala que los empleados dedican el 70% de su tiempo en tareas ajenas a sus habilidades y talentos. Si les quitas trabajo administrativo, podrás liberar a más miembros del equipo para que participen en proyectos de planificación estratégica y pensamiento crítico.

Reducir costes: McKinsey estima que la IA y el aprendizaje automático pueden asumir el 45% de las tareas administrativas. La automatización de la gestión de documentos permite ahorrar tiempo y dedicar recursos a actividades más creativas y generadoras de ingresos.

Mejore la precisión: Una solución inteligente de procesamiento de documentos de primera clase presume de una tasa de precisión ≥ 99%. Esta estadística casi perfecta es el polo opuesto a las hojas de cálculo rellenadas manualmente. Un estudio revela que el 90% de estos datos contienen errores y a menudo son la causa de errores caros (como cuando los Juegos Olímpicos sobrevendieron 10.000 entradas de natación debido a un error de Excel). El cambio a IDP puede salvar a su organización de errores embarazosos y costosos.

¿Qué tipo de documentos pueden tramitarse con IDP? 

IDP puede abordar los dos tipos de documentos más críticos: estructurados estructurados y no estructurados.

Los documentos estructurados siguen plantillas repetibles. 

Por ejemplo, un pasaporte estadounidense coloca todos los detalles relevantes en lugares precisos. Echa un vistazo a unos cuantos y ya sabes lo que hay que hacer: sabrás dónde encontrar el nombre, la fecha de expedición y el lugar de nacimiento en futuros pasaportes que aún no hayas visto. 

Ejemplos de documentos estructurados: 

  • Encuestas de respuesta múltiple
  • Facturas
  • Recibos 
  • Hojas de cálculo
  • Bases de datos de inventario

En cambio, los documentos no estructurados son más imprevisibles. Son más libres. 

 

ejemplos de documentos no estructurados que pueden escanearse con idp

Por ejemplo, el viajero puede presentar un artículo que haya escrito sobre su viaje. 

Puede contener imágenes, vídeos y palabras en distintos lugares. Los sentimientos pueden ser positivos o negativos. La enorme variedad hace que estos documentos sean más difíciles de leer para los ordenadores. 

Ejemplos de documentos no estructurados: 

  • Contratos
  • Expedientes académicos
  • Cartas manuscritas
  • Tarjetas de opinión de los clientes
  • Historial médico
  • Correos electrónicos
  • Transcripciones de chat en directo 
  • Publicaciones en redes sociales

Con IDP AI, puede conseguir una alta calidad de datos para documentos en formatos estructurados y no estructurados. 

Cómo elegir las soluciones inteligentes de tratamiento de documentos adecuadas

Si está empezando, el enjambre de características técnicas de IDP puede resultar abrumador. Puede resultar complicado seleccionar la mejor lista de opciones de IDP para su empresa. Estas cinco cualidades encabezan la lista de los mejores proveedores de procesamiento inteligente de documentos. 

  • Integración: El éxito de las estrategias de automatización de procesos empresariales se ve subrayado por orquestación de procesos. Esta mentalidad une a todos los equipos y a toda su pila tecnológica bajo un mismo paraguas. La solución debe integrarse fácilmente con otras soluciones de tecnologías de automatización como RPA y la gestión de flujos de trabajo.
  • Precisión: Ningún IDP puede ofrecer una precisión del 100%. Sin embargo, para evitar errores y chapuzas, busque soluciones que impulsen un índice de precisión ≥ 99%. En ese 1%, puede dirigir los sistemas para satisfacer las necesidades de su organización. Incorpore a sus expertos en la materia para evaluar los valores atípicos y ayudar a formar a los sistemas en nuevos tipos de documentos.
  • Documento agnóstico: Para las grandes organizaciones, un IDP especializado en un tipo de documento no es suficiente. Una herramienta de automatización de documentos no debe ayudar a un departamento, sino a todos.
  • Admite una gran variedad de entradas: Incluso en la era digital, las empresas de hoy en día necesitan manejar formularios y cartas escritos a mano. Asegúrese de que su solución de PDI está a la altura del reto. Debe ser capaz de leer algo más que texto mecanografiado: fuentes cursivas, caprichosas y estilos de escritura laxos.
  • Requisitos legales: ISO 27001 es una necesidad. Los proveedores que han alcanzado este nivel de cumplimiento han sido certificados por terceros para ejercer medidas de privacidad extremas. Además, compre IDP que incluyan una herramienta de anonimización. Esto enmascara la información de identificación personal, como los números de la Seguridad Social, para garantizar que no están vinculados a personas concretas.

Su capacidad para gestionar los macrodatos determinará el éxito de su empresa a mediados de la década de 2020. Lo único que le impedirá aprovechar los desarrollos paralelos en IA como ChatGPT, Bard y Bedrock será cómo gestiona los datos existentes. Para preparar a su organización para la próxima ola de innovaciones asombrosasla automatización de documentos debe convertirse en un elemento clave de su pila de automatización empresarial.

Es hora de trabajar hacia el futuro y adoptar soluciones intuitivas de procesamiento inteligente de documentos (PID). Hable con nuestro equipo para encontrar lo que mejor se adapte a su organización, aunque no seamos nosotros.

Tratamiento inteligente de documentos (PID): El futuro de la automatización de documentos

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