Problema
Kaiser Permanente, que presta servicio a más de 50 mercados locales en los Estados Unidos de América, se encarga de organizar procesos financieros críticos entre tres grupos interdependientes situados en regiones geográficamente diversas. Procesos como la evaluación de solicitudes de equipamiento y capital, o la reorganización de los recursos de personal estaban plagados de ineficiencias, lo que provocaba plazos de aprobación y revisión prolongados, frecuentes fallos de comunicación y una grave falta de visibilidad.
Varios de los procesos internos de Kaiser Permanente comenzaban con una hoja de cálculo, salpicada de celdas con instrucciones complejas. Las complicadas plantillas dificultaban la identificación de errores a lo largo del proceso, ya que los miembros del equipo pasaban manualmente las hojas de cálculo por la cadena alimentaria, moviendo con frecuencia los datos de un usuario a otro. La estructura informal dificultaba la identificación del progreso exacto de un proyecto pendiente, lo que dejaba archivos sin revisar languideciendo en las bandejas de entrada. Las torpes hojas de cálculo eran difíciles de descifrar y carecían de un registro de auditoría claro como el cristal.
Solución
Kaiser Permanente se dio cuenta de que la estructura informal necesitaba cambiar, por lo que recurrió a ProcessMaker. El equipo de servicios profesionales de ProcessMaker construyó a la medida tres nuevos flujos de trabajo para eliminar las tareas manuales que obstaculizaban la productividad del equipo de servicios financieros de Kaiser Permanente. Utilizando automatizaciones de flujo de trabajo a medida, Kaiser Permanente transformó cuatro de sus procesos financieros más importantes en flujos de trabajo automatizados que ahora ejecutan más de 5.000 casos anualmente.
El valor creado
ProcessMaker proporcionó los bloques de construcción para que Kaiser Permanente introdujera la tan necesaria estructura en sus procesos financieros. En lugar de pasar por tareas manuales innecesarias, ProcessMaker redujo el número de pasos necesarios para que una solicitud pasara de la presentación a la aprobación. La automatización ayudó a simplificar los procesos de aprobación de varios niveles mediante el ajuste dinámico de los requisitos de aprobación de gestión en función del tipo de solicitud.
Usando ProcessMaker, Kaiser Permanente adquirió un nuevo nivel de visibilidad en sus procesos. Los empleados podían seguir fácilmente el progreso de una solicitud pendiente e identificar el motivo exacto de cualquier atasco o retraso. Las nuevas herramientas de automatización crearon un registro de auditoría preciso, en el que se anotaban y registraban todos los cambios que se producían a lo largo del proceso.
El nuevo sistema marcaba al instante las solicitudes que contenían errores. Sin necesidad de hacer paradas en boxes para revisar manualmente cada celda y paso independiente, los envíos se movían con más fluidez a lo largo de los flujos de trabajo. Kaiser Permanente pudo reducir el tiempo dedicado a cada solicitud, lo que permitió a sus equipos desembolsar rápidamente el capital y los equipos que tanto necesitaban los centros sanitarios de todo el país.
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