Extraiga automáticamente las asignaturas de los expedientes académicos mediante el procesamiento inteligente de documentos

Cada año, más de 1,2 millones de estudiantes de enseñanza superior cambian de centro. Las instituciones necesitan examinar miles de expedientes académicos complejos para facilitar el proceso. En esta entrada del blog, analizaremos cómo los centros aprovechan el procesamiento inteligente de documentos para lograrlo.

Matt McClintock 7 de diciembre de 2022 Educación superior

Extraiga automáticamente las asignaturas de los expedientes académicos mediante el procesamiento inteligente de documentos

Cada año, más de 1,2 millones de estudiantes de enseñanza superior cambian de universidad. Las instituciones tienen que examinar miles de expedientes académicos complejos para facilitar el proceso. Los documentos pueden abarcar varias páginas y aparecer en distintos tamaños, cada uno con un diseño muy diferente del anterior. No sólo es tedioso para el personal, sino que los largos plazos de tramitación pueden paralizar el proceso de obtención de un título. Para los centros que quieren matricular y retener a los estudiantes hasta su graduación, los expertos en educación superior sugieren un proceso de transferencia de créditos centrado en rapidez, precisión y coherencia-algo que se puede conseguir mediante procesamiento inteligente de documentos (PDI).

Tres formas de acelerar la evaluación de los expedientes académicos para aumentar el número de matriculaciones

Para aumentar las tasas de matriculación, las instituciones de enseñanza superior están explorando nuevos canales de captación. Entre las estrategias de moda se encuentran el perfeccionamiento de la captación de estudiantes, la atracción de clientes potenciales de regiones más amplias y el giro hacia el aprendizaje virtual. Cada uno de estos planes maestros genera una nueva variedad de expedientes académicos que llegan a su institución y que requieren determinaciones de equivalencia. 

No espere a tener que enfrentarse a un obstáculo administrativo difícil de superar: ponga en marcha las tecnologías adecuadas, como IDP, para aprovechar eficazmente estos impulsos creativos de matriculación. 

Mejorar la probabilidad de que un estudiante se gradúe

¿Una de las principales razones por las que el 11% de los estudiantes de colegios comunitarios que sueñan con una licenciatura no llegan a la meta? La Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de Estados Unidos señala el proceso de transferencia de créditos. Los centros que buscan nuevas formas de aumentar el número de alumnos matriculados no pueden seguir ignorando este grave problema.

En algunos casos, los estudiantes transferidos no saben que su experiencia previa no contará para su título de cuatro años hasta que cuatro o seis semanas después de empezar las clases.. El hecho de darse cuenta de que tendrán que invertir más tiempo y dinero para tener éxito puede desanimar a los estudiantes en un momento en el que las altas tasas de retención son una necesidad. Si resuelve las solicitudes en un plazo más breve, ayudará a los estudiantes a elaborar un plan personal y financiero con confianza.

Captación de estudiantes de nuevas regiones

Algunas facultades y universidades intentan reclutar estudiantes de nuevas geográficas. Por ejemplo, Texas A&M tiene uno de los porcentajes más altos de estudiantes procedentes del interior del estado. Por otro lado, un porcentaje mucho menor de los estudiantes de la Universidad de Colorado son oriundos de Colorado.

Acceder a una nueva región de estudiantes conlleva importantes retos administrativos. Los expedientes académicos pueden proceder de escuelas con las que no se han firmado acuerdos de articulación. Sus sistemas no están familiarizados con la variedad de tamaños y estilos que utilizan las instituciones de otros estados (¡o países!). 

IDP se encarga del trabajo preliminar. Puede procesar rápidamente transcripciones en cualquier formato, incluso la primera vez que se introducen en su sistema. 

Amplíe su oferta de programas en línea

Las instituciones utilizan los programas en línea para igualar las condiciones geográficas. En lugar de que los estudiantes tengan que cambiar radicalmente de vida -hacer las maletas y mudarse a miles de kilómetros- para ampliar sus estudios, pueden hacerlo desde su propia ciudad. 

Cuando su alcance nacional y mundial se amplía, también lo hace la diversidad de la documentación entrante. Prepare su centro con las herramientas adecuadas para extraer datos de cualquier expediente académico, independientemente de su idioma o formato. 

Cómo el tratamiento inteligente de documentos mejora la tramitación de las transcripciones

Con los métodos tradicionales, su personal debe crear y gestionar cientos de plantillas de OCR o introducir manualmente los cursos en hojas de cálculo y bases de datos.  

IDP puede automatizar la entrada de datos desde la imagen del expediente académico a sus sistemas, lo que supone un lastre para su personal de matriculación. ¿Cómo? La tecnología traslada al software la responsabilidad de la introducción, revisión, clasificación, asignación y extracción de los datos del expediente académico. 

Estos son los pasos de la revisión de transcripciones que el procesamiento inteligente de documentos puede realizar automáticamente.

Introducir transcripciones en el sistema

Las transcripciones llegan en diversas formas, tamaños y formatos. IDP puede clasificar todo tipo de transcripciones que reciba por correo electrónico, EDI, PDF o incluso por correo postal escaneado.

Tratamiento inicial

A continuación, IDP prepara la transcripción para su procesamiento. Sabe cómo limpiar marcas erróneas, escaneos borrosos, o letras en bloque para allanar el camino a una extracción de datos de gran precisión y nitidez.

Clasificación

Clasificar los cursos de las escuelas internacionales, el entrenamiento militar, los colegios comunitarios y otras instituciones de cuatro años puede parecer una batalla cuesta arriba, pero no con IDP. En esta fase, IDP determina por sí mismo qué tipo de documento está leyendo.

Extracción y validación de transcripciones

Aquí es donde se produce gran parte de la magia central. El software IDP extrae automáticamente los datos necesarios del expediente académico. Sabe qué caracteres componen el nombre de un estudiante, la institución y otros detalles personales. En segundo lugar, extrae los números, títulos y descripciones de los cursos de acuerdo con las reglas de negocio preestablecidas. Aquí, IDP: 

  • Extrae los datos automáticamente. Su personal ya no tendrá que lidiar con plantillas difíciles de manejar. El software puede "leer" los datos como un ser humano y cotejar la información sin la ayuda de una plantilla.
  • Marca los resultados de baja confianzapara que el personal sólo tenga que comprobar a mano los valores atípicos ocasionales.

Evaluar los cursos entrantes

A continuación, IDP pasa esta información por una base de datos de reglas de articulación o equivalencia. Aquí es donde la IA puede utilizar la información extraída de forma autónoma para ayudar en la toma de decisiones. 

  • Busque los cursos entrantes en su base de datos de articulación para localizar equivalencias preestablecidas.
  • Enrute los cursos que no hayan sido aceptados para su aprobación final. Realice un seguimiento del tiempo que tarda en responder el personal vital y distribuya avisos a quienes se hayan salido del calendario.
  • Vea en qué fase del proceso se encuentra una solicitud para que pueda proporcionar actualizaciones de estado a los estudiantes o profesores curiosos.
  • Enseñe a su motor de reglas de negocio nuevas decisiones sobre la facultad para que sepa si aprobar o denegar un curso la próxima vez que llegue.
  • Intégrelo con su SIS para documentar las decisiones. 
  • Informe automáticamente a los alumnos del veredicto final. 

Los modelos de inteligencia artificial se vuelven más inteligentes a medida que usted los utiliza. Con cada transcripción introducida en su plataforma IDP, los sistemas se vuelven más rápidos, precisos y más coherentesprecisamente las cualidades que los mejores expertos en educación superior prescriben para un proceso moderno de transferencia de créditos. Con procesamiento inteligente de documentosun proceso notoriamente engorroso se convierte en uno de los más eficientes.

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