¿Qué harías con 2,5 horas más en tu jornada laboral? Para la mayoría de la gente, la pregunta no tiene sentido. "Encontrar más tiempo" es una hazaña casi imposible. Pero hay una estrategia que los principales líderes empresariales están utilizando para hacer retroceder el reloj y empezar a recuperar las horas de productividad perdidas. Entre: la automatización de los procesos empresariales.
En un estudio de más de 2.000 trabajadores, los investigadores descubrieron que pasamos más de 142 minutos al día en tareas administrativas, papeleo e introducción de datos. Estamos tan ocupados con el trabajo, que el 90% de nosotros no tenemos tiempo en nuestro día para centrarnos en ideas empresariales creativas. Y esto le cuesta caro a las organizaciones. El trabajo pesado se convierte en pérdidas de más de 534.000 millones de dólares al año. de más de 534.000 millones de dólares al año.
La automatización de los procesos empresariales nos permite transferir a la tecnología la responsabilidad de estas tareas que restan productividad. En lugar de perder más de 15 semanas al año en actividades mundanas y repetitivas, podemos recurrir a un software para que las ejecute por nosotros.
¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?
La automatización de los procesos empresariales (BPA) es una forma de que las organizaciones agilicen sus procesos principales de principio a fin a través de una plataforma. Con la BPA, las organizaciones pueden reducir su dependencia de la intervención humana mediante la automatización de una serie de tareas repetitivas.
A medida que las organizaciones crecen, aumenta el número de personas, equipos, departamentos y tareas que hay que coordinar. Depender de la ejecución y el seguimiento manuales crea cuellos de botella y deja espacio para que los pequeños errores se conviertan en obstáculos desastrosos.
En comparación con una simple plataforma de gestión de tareas, BPA le ayuda a crear, controlar y gestionar flujos de trabajo complejos a escala. La estrategia centraliza todos los procesos que se agitan en su organización en un solo portal.
Estas son algunas de las tareas comúnmente automatizadas dentro de un flujo de trabajo:
- Aprobaciones de marketing de contenidos
- Incorporación de nuevos empleados o salida de personal
- Revisión de las solicitudes de tiempo libre
- Preparación de los contratos de venta
- Autocompletar los acuerdos y otros documentos con información de su CRM
- Rellenar hojas de cálculo
- Preparación de informes
- Enviar una consulta a una base de datos en línea
- Validación de datos
- Asignación de tareas
McKinsey cita la automatización como una herramienta clave de transformación digital lista para liberar el potencial no aprovechado de los miembros más fuertes de su equipo. Al liberarlos de las tareas manuales, pueden centrarse en actividades más generadoras de ingresos que impulsen el crecimiento de la empresa. De hecho, los investigadores de McKinsey proyectan que la automatización de tareas como las anteriores puede producir un aumento de la productividad del 20-25% en toda la organización.
¿Cómo? En general, la automatización de los procesos empresariales ayuda a las organizaciones:
- Acelerar las operaciones cotidianas
- Tomar decisiones informadas con mayor rapidez
- Eliminar los cuellos de botella de los procesos
- Reducir los riesgos normativos
- Eliminar los procesos manuales/en papel
Teniendo en cuenta estas ventajas, no es de extrañar que Gartner prevea que el 69% del trabajo rutinario estará totalmente automatizado para 2024.
¿Cómo funciona la automatización de los procesos empresariales?
El BPA se produce siempre que una organización automatiza un proceso, pero las soluciones de flujo de trabajo no se crean por igual.
La BPA permite que varias aplicaciones "hablen" entre sí. Por ejemplo, un miembro del equipo de marketing puede unir varias aplicaciones para agilizar partes de un flujo de trabajo, como añadir una nueva dirección de correo electrónico al CRM y a una plataforma de marketing por correo electrónico independiente.
Una estrategia eficaz de BPA incluye más que un puñado de automatizaciones que realizan tareas dispersas en su organización. Es una iniciativa de toda la empresa que extiende los beneficios de la automatización a cada función y equipo. Cuando el 45% de los trabajadores dicen que están demasiado ocupados con el trabajo administrativo para realizar las tareas para las que fueron contratados, puede ver lo importante que es conceder el poder de la automatización a cada empleado.
Para gestionar un programa BPA a gran escala, las organizaciones recurren a gestión de procesos empresariales.
BPA vs. BPM: ¿Cuál es la diferencia?
Para entender mejor la BPA, echemos un vistazo a su primo no tan lejano: la gestión de procesos de negocio (BPM). Mientras que la BPA se refiere a la digitalización y automatización de una secuencia de tareas, la BPM consiste en gestionar y supervisar esos flujos de trabajo de principio a fin.
Desde el punto de vista del software, BPA realiza la automatización. Una plataforma BPA ofrece la arquitectura integral necesaria para que una organización gestione sistemáticamente todos los procesos que automatiza. Ayuda a encauzar las tareas a través de varias personas, departamentos y herramientas de software. Las plataformas BPA también le ofrecen la posibilidad de supervisar de forma cohesiva su progreso desde un eje central.
Una plataforma de automatización de procesos debe ser código bajolo que significa que pueden utilizarla trabajadores de todos los niveles. Mediante el uso de aplicaciones de arrastrar y soltar que se parecen más a una pizarra que a un entorno de codificación, los responsables de ventas y los representantes de atención al cliente pueden colaborar en el diseño del flujo de trabajo. Estos "desarrolladores ciudadanos" pueden utilizar fácilmente tecnologías avanzadas como la automatización robótica de procesos o la inteligencia artificial para ampliar la automatización más allá de la obtención de datos básicos. También conocidas como automatización de procesos digitales, estas plataformas con IA:
- Conecte los sistemas heredados con el software de terceros para mejorar la automatización de los procesos
- Aprovechar las integraciones de IA de terceros, el aprendizaje automático y la automatización de procesos robóticos (RPA) para realizar trabajos más complejos como la lectura y la extracción de información de los documentos
- Dar sentido a los datos no estructurados
- Aprender y mejorar a partir de la experiencia
- Mejorar la experiencia del cliente y del empleado
- Reduce los costes operativos e impulsa los ingresos
La automatización de procesos digitales inyecta IA en todos sus sistemas para minimizar la manipulación manual de datos. Al utilizar un software más eficiente y rápido para realizar estas tareas, puede aumentar significativamente la velocidad de la toma de decisiones y el procesamiento de la información dentro de su organización.
La automatización de los procesos empresariales en acción
Los representantes de ventas suelen dedicar una parte importante de su jornada laboral a tareas administrativas, desde la recopilación de informes hasta la creación de listas y la generación de contratos. Cuando los detalles manuales y tediosos inundan sus listas de tareas, los trabajadores sólo dedican el 25% de su tiempo a actividades de alto valor. Analicemos una situación común, la generación de contratos para los equipos de ventas, para ver cómo BPA puede liberar un tiempo valioso.
Antes de la automatización:
- Entrega manual de la información
- Amplia introducción de datos
- Maniobrar entre varias aplicaciones
- Reenvío de correos electrónicos a los gestores para comprobar las aprobaciones
Después de la automatización:
- Distribución automática de la información a las partes adecuadas
- El contrato se envía a un gestor que lo aprueba
- Entrada de datos autónoma
Generación de contactos sin automatización:
- Los representantes de ventas preparan manualmente el acuerdo final cuando llega el momento de cerrar una nueva cuenta. Este proceso de varios pasos requiere entrar en su CRM, copiar los datos del cliente y pegarlos en un documento preformateado.
- Los representantes de ventas se ponen en contacto con el departamento de contabilidad para compartir las condiciones del contrato. A continuación, otra persona introduce los datos pertinentes en unos cuantos campos diferentes.
- Los representantes de ventas envían el contrato a su gerente para que lo apruebe antes de volver al departamento de contabilidad, donde crean las cuentas necesarias para procesar los pagos de los clientes.
- Por último, el equipo de ventas transmite la información al equipo de atención al cliente. Desgraciadamente, alguien ha escrito mal el número de cuenta, por lo que el equipo de atención al cliente invierte mucho tiempo y esfuerzo en localizar su cuenta cuando llaman con una pregunta.
Generación de contratos con automatización:
- Con sólo pulsar un botón, un representante de ventas introduce los datos en una plantilla preformateada para crear un contrato.
- Esto desencadena una secuencia de tareas que se ejecutan en paralelo: se crea automáticamente un nuevo perfil tanto en el software de contabilidad como en el de atención al cliente.
- El contrato se envía automáticamente a la escala de aprobación. Los gestores pueden aprobar el contrato dentro del cuerpo de un correo electrónico sin salir de su cliente de correo electrónico.
- El sistema también añade automáticamente un paso que alertará al gestor de cuentas si el cliente se pone en contacto con el servicio de atención al cliente. Este puede intervenir y resolver cualquier problema con un tratamiento de guante blanco.
Con el uso de BPA, las organizaciones no sólo reducen el número de pasos manuales necesarios para hacer las cosas. También integran varios sistemas dispares para formar una máquina bien conectada y altamente eficiente.
Cómo empezar con la automatización de los procesos de negocio
Adoptar la automatización de los procesos de negocio puede ser desalentador. Para poner en marcha la transformación digital, recomendamos tres pasos: empezar poco a poco con un proceso, definir la lógica empresarial y elegir una plataforma de automatización que pueda satisfacer las necesidades de la empresa no solo en su estado actual, sino a medida que crezca.
