¿Qué es la Automatización de Procesos Empresariales (BPA)?

¿Qué harías con 2,5 horas más en tu jornada laboral? Para la mayoría de la gente, la pregunta no tiene sentido. "Encontrar más tiempo" es una hazaña casi imposible.

Pero hay una estrategia que los principales líderes empresariales están utilizando para dar marcha atrás al reloj y empezar a recuperar horas de productividad perdida. Se trata de la automatización de procesos empresariales (BPA).

Los investigadores realizaron un estudio sobre 2.000 trabajadores. El estudio reveló que, de media, los trabajadores dedican más de 142 minutos al día a tareas administrativas, papeleo e introducción de datos.

Estamos tan ocupados con el trabajo que el 90% de nosotros no tenemos tiempo en nuestro día para centrarnos en ideas empresariales creativas. Y esto cuesta caro a las organizaciones. El trabajo ajetreado se acumula en pérdidas de más de 534.000 millones de dólares al año.

La automatización de los procesos empresariales nos permite transferir a la tecnología la responsabilidad de estas tareas que restan productividad. En lugar de dedicar 15 semanas al año a tareas mundanas, podemos utilizar software para que las haga por nosotros.

Las organizaciones no sólo aumentan la productividad, sino que con la automatización inteligente de procesos y la hiperautomatización, las empresas pueden completar más rápido y mejor que nunca.

¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?

La automatización de procesos empresariales (BPA) es un método para que las organizaciones simplifiquen sus procesos básicos utilizando una plataforma. Con la BPA y la automatización inteligente, las organizaciones pueden reducir su dependencia de la intervención humana automatizando una serie de tareas repetitivas.

A medida que las organizaciones crecen, hay más personas, equipos, departamentos y tareas que coordinar. Confiar en las personas y controlarlas después genera problemas y magnifica los pequeños errores. Esto puede causar problemas importantes.

En comparación con una simple plataforma de gestión de tareas, BPA le ayuda a crear, controlar y gestionar flujos de trabajo complejos a escala. La estrategia centraliza todos los procesos que se agitan en su organización en un solo portal.

Estas son algunas de las tareas comúnmente automatizadas dentro de un flujo de trabajo:

• Aprobaciones de marketing de contenidos
• Incorporación de nuevos empleados o salida de personal
• Revisión de las solicitudes de tiempo libre
• Preparación de los contratos de venta
• Autocompletar los acuerdos y otros documentos con información de su CRM
• Rellenar hojas de cálculo
• Preparación de informes
• Enviar una consulta a una base de datos en línea
• Validación de datos
• Asignación de tareas

McKinsey afirma que la automatización puede ayudar a liberar el potencial desaprovechado de los mejores miembros de su equipo en la transformación digital. Al liberarlos de las tareas manuales, pueden centrarse en actividades que generen más ingresos e impulsen el crecimiento de la empresa. Los investigadores de McKinsey predicen que la automatización de tareas puede aumentar la productividad entre un 20 % y un 25 % en tu organización.

¿Cómo? En general, la automatización de los procesos empresariales ayuda a las organizaciones:

• Acelerar las operaciones cotidianas
• Tomar decisiones informadas con mayor rapidez
• Eliminar los cuellos de botella de los procesos
• Reducir los riesgos normativos
• Eliminar los procesos manuales/en papel

Gartner predice que la automatización automatizará completamente el 69% del trabajo rutinario en 2024, teniendo en cuenta sus numerosas ventajas.

¿Cómo funciona la automatización de los procesos empresariales?

BPA permite que varias aplicaciones "hablen" entre sí. Por ejemplo, un miembro del equipo de marketing puede unir varias aplicaciones para agilizar partes de un flujo de trabajo. Esto podría incluir una nueva dirección de correo electrónico en el CRM y una plataforma de marketing por correo electrónico independiente.

Una estrategia BPA eficaz incluye algo más que un puñado de automatizaciones que realizan tareas repartidas por toda la organización. Se trata de una iniciativa para toda la empresa que extiende las ventajas de la automatización a todas las funciones y equipos. Casi la mitad de los trabajadoresestán demasiado ocupados contareasadministrativascomo para realizar su verdadero trabajo. Esto pone de relieve la importancia de dar a cada empleado la posibilidad de utilizar la automatización.

Para gestionar un programa BPA a gran escala, las organizaciones recurren a la gestión de procesos empresariales.

BPA vs. BPM: ¿Cuál es la diferencia?

Para entender mejor la automatización de procesos empresariales, echemos un vistazo a su primo no tan lejano: la gestión de procesos empresariales (BPM). BPA consiste en digitalizar y automatizar tareas, mientras que BPM gestiona y supervisa los flujos de trabajo de principio a fin.

Desde el punto de vista del software, BPA realiza la automatización. Una plataforma BPA ofrece la arquitectura integral necesaria para que una organización gestione todos los procesos que automatiza. Ayuda a encaminar las tareas a través de varias personas, departamentos y herramientas de software. Las plataformas BPA también le ofrecen la posibilidad de supervisar cohesivamente su progreso desde un eje central.

Una plataforma de automatización de procesos debe ser de bajo código, lo que significa que pueden utilizarla trabajadores de todos los niveles. Mediante sencillas aplicaciones de arrastrar y soltar, los responsables de ventas y los representantes de atención al cliente pueden colaborar en el diseño del flujo de trabajo. Estos "desarrolladores ciudadanos" pueden utilizar fácilmente tecnologías avanzadas como el procesamiento inteligente de documentos (PID) o la inteligencia artificial para ampliar la automatización más allá de la extracción de datos básicos. También conocidas como automatización de procesos digitales, estas plataformas basadas en IA:

• Conecte los sistemas heredados con el software de terceros para mejorar la automatización de los procesos
• Aproveche las integraciones de IA de terceros: aprendizaje automático y automatización robótica de procesos (RPA) para realizar tareas más complejas, como leer y extraer información de documentos.
• Dar sentido a los datos no estructurados
• Aprender y mejorar a partir de la experiencia
• Mejorar la experiencia del cliente y del empleado
• Reduzca los costes operativos e impulse los ingresos

La automatización de procesos digitales inyecta IA en todos sus sistemas para minimizar la manipulación manual de datos. El uso de software más rápido puede acelerar la toma de decisiones y el procesamiento de la información en tu organización.

La automatización de los procesos empresariales en acción

Tradicionalmente, los representantes de ventas dedican una parte importante de su jornada laboral a tareas administrativas, desde la recopilación de informes a la creación de listas o la generación de contratos. Echemos un vistazo a una situación común, la generación de contratos para equipos de ventas, para ver cómo BPA puede liberar un tiempo valioso.

Antes de la automatización:

• Entrega manual de información
• Amplia introducción de datos
• Maniobrar entre varias aplicaciones
• Reenvío de correos electrónicos a los gestores para comprobar las aprobaciones

Después de la automatización:

• Distribución automática de la información a las partes adecuadas
• El contrato se envía a un gestor que lo aprueba
• Entrada de datos autónoma

Generación de contactos sin automatización:

• Los representantes de ventas preparan manualmente el acuerdo final cuando llega el momento de cerrar una nueva cuenta. Este proceso de varios pasos requiere entrar en su CRM, copiar los datos del cliente y pegarlos en un documento preformateado.
• Los representantes de ventas se ponen en contacto con el departamento de contabilidad para compartir las condiciones del contrato. A continuación, otra persona introduce los datos pertinentes en unos cuantos campos diferentes.
• Los comerciales envían el contrato a su jefe para que lo apruebe. A continuación, van al departamento de contabilidad para crear cuentas de clientes para procesar los pagos.
• Por último, el equipo de ventas envía la información al equipo de atención al cliente. El equipo de asistencia tuvo que emplear mucho tiempo y esfuerzo debido a un número de cuenta incorrecto. Tuvieron que buscar la cuenta de la persona que llamaba.

Generación de contratos con automatización:

• Con sólo pulsar un botón, un representante de ventas introduce los datos en una plantilla preformateada para crear un contrato.
• Esto desencadena una secuencia de tareas que se ejecutan en paralelo. Por ejemplo, se crea automáticamente un nuevo perfil tanto en el software de contabilidad como en el de atención al cliente.
• El contrato se envía automáticamente a la escala de aprobación. Los gestores pueden aprobar el contrato dentro del cuerpo de un correo electrónico sin salir de su cliente de correo electrónico.
• El sistema añade un paso para alertar al gestor de cuentas cuando el cliente se pone en contacto con el servicio de atención al cliente. Este puede intervenir y resolver cualquier problema con un trato exquisito.

Con el uso de BPA, las organizaciones no sólo reducen el número de pasos manuales necesarios para hacer las cosas. También integran varios sistemas dispares para formar una máquina bien conectada y altamente eficiente.

Cómo empezar con la automatización de los procesos de negocio

Adoptar la automatización de procesos empresariales puede resultar desalentador. Recomendamos tres pasos: empezar poco a poco con un proceso, definir la lógica empresarial y elegir una plataforma de automatización que pueda satisfacer las necesidades de la empresa, no solo tal como es, sino a medida que crece.

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