Problema
La Universidad Nacional de Colombia implementó ProcessMaker en su División de Recursos Humanos con el fin de integrar los procesos de negocio de 5 áreas diferentes de la Universidad de una manera más ágil y sencilla.
La Universidad Nacional de Colombia es líder en educación superior en Colombia con 8 sedes, más de 45.000 estudiantes y un importante cuerpo de profesores y empleados administrativos. Dentro de la universidad existe un Recurso Humano que tiene la responsabilidad de manejar todo lo relacionado con los recursos humanos (profesores y personal) de la universidad. Esta división recibe aproximadamente 20 solicitudes diarias de diferentes tipos como certificados de trabajo, solicitudes de ausencia, informes de gestión y procesos relacionados con la contratación e incorporación de nuevo personal.
Hasta 2009, la división de recursos humanos gestionaba estas solicitudes con documentos impresos y las controlaba con documentos de Word y hojas de cálculo; disponían de 5 oficinas y más de 30 personas que manejaban estos documentos al mismo tiempo, lo que hacía que el departamento perdiera el control de las solicitudes, perdiera el tiempo buscando los documentos físicos, y también recibía constantes quejas de sus clientes (profesores, personal administrativo y entidades externas) que no estaban satisfechos con los tiempos de respuesta asociados a sus solicitudes.
- Actividades que llevaron mucho tiempo como la búsqueda de documentos físicos y archivos históricos.
- Riesgos para la seguridad e integridad de la información debido al número de participantes que intervienen en el proceso y al método de almacenamiento de las hojas de cálculo.
- Las constantes quejas de los clientes debido a los tiempos de respuesta y la información precisa sobre sus peticiones.
- Información ambigua sobre la productividad de la división para los supervisores y gerentes de oficina.
Solución
A finales de 2009 la universidad inició un proyecto con Landsoft, S.A. en Medellín (Colombia) con el objetivo de mejorar los procesos de recursos humanos en la universidad. Después de analizar los procesos de las 5 áreas, se decidió que la universidad comenzaría aplicando ProcessMaker a los procesos de Gestión de Solicitudes, Contratación de Nuevos Empleados y Incorporación de Nuevos Empleados; viendo las necesidades de la división de RRHH, también se decidió que los procesos se integrarían con KnowledgeTree® para proporcionar un almacenamiento más avanzado y un control de versiones de los documentos que se cargarían y generarían durante los procesos de flujo de trabajo.
- Proceso de solicitud: Tanto el personal interno como los departamentos universitarios y las entidades externas generan solicitudes a través de ProcessMaker para necesidades tales como solicitudes de vacaciones, certificados de empleo, solicitudes de días de enfermedad, solicitudes de ausencia, procesos disciplinarios y otros. Como parte del proceso se generan numerosos formularios y documentos de apoyo como actas oficiales, acuerdos, contratos, memorandos, notificaciones automáticas, informes y resoluciones oficiales. Los documentos generados se almacenan directamente desde el ProcessMaker en el KnowledgeTree®.
- Proceso de contratación de nuevos empleados y de incorporación de personal administrativo: El proceso de contratación e incorporación permite al departamento de recursos humanos automatizar el proceso de contratación paso a paso desde el momento en que se anuncia internamente una vacante hasta que el nuevo empleado firma su contrato y se incorpora oficialmente a la universidad.
El valor creado
- Mayor control de los procesos debido a que en todo momento todos los actores conocen el estado de una solicitud y quién está asignado a atenderla.
- Mayor seguridad e integridad de la información debido a que todos los usuarios tienen inicios de sesión separados y seguros, y el sistema mantiene un registro detallado de todas las acciones realizadas por cada usuario en cada caso.
