Problema
El Tulsa Community College (TCC) es una institución con varios campus, que dependía en gran medida de las solicitudes y los formularios de solicitud en papel. Antes de que recurrieran a ProcessMaker, su personal luchaba con las aprobaciones oportunas. Sus formularios en papel tienen que ir de un campus a otro para varias autorizaciones y permisos.
"[El personal] tuvo que adivinar", dice Craig Cook, el administrador de la base de datos de la universidad. "Un destinatario puede estar fuera de la oficina cuando enviamos los formularios, pero no lo sabrías si no estuvieras en ese campus específico. Además, fácilmente podríamos haber tenido una persona diferente en otro campus que podría aprobar el formulario".
Esto causó que sus flujos de trabajo administrativos se volvieran muy tediosos. Los procesos de la universidad eran 100% manuales, haciendo que el papeleo fuera una molestia y que el proceso de aprobación llevara mucho tiempo.
Solución
TCC dependía de un sistema de correo interno que funcionaba dos veces al día, lo que significaba que los formularios tenían un retraso de cuatro o cinco horas como mucho. La organización multicampus de Tulsa, los departamentos, la facultad y la administración de la base de datos necesitaban una solución de flujo de trabajo lo suficientemente fuerte para impulsar toda su empresa. Con ProcessMaker, Tulsa podía mantener sus soluciones existentes mientras aprovechaba las capacidades de su robusta plataforma de flujo de trabajo. Lo mejor de todo, ProcessMaker permitió a Tulsa integrar sin problemas sus sistemas existentes con la nueva plataforma para coordinar más movimiento a través de sus flujos de trabajo, una dinámica que es primordial para el éxito interdepartamental.
"ProcessMaker es instantáneo", dice Craig. "Ahora, las notificaciones van directamente a los teléfonos de la gente. Desde el punto de vista de la eficiencia, ProcessMaker ha reducido enormemente nuestra carga de trabajo, disminuyó el tiempo de aprobación y retroalimentación de los documentos, y terminó siendo un ajuste perfecto para nosotros".
ProcessMaker se integra perfectamente con los muchos sistemas de TCC, incluyendo:
- Finanzas
- Cuentas por cobrar
- Oficina de Fomento
- Recursos Humanos
- Ayuda financiera
- Asesoría para estudiantes
- Registro de estudiantes
El valor creado
Antes de implementar ProcessMaker, los estudiantes tenían que llevar el papeleo a diferentes oficinas del campus y buscar firmas. Hoy en día, el actual proceso de aprobación de la graduación es electrónico y se ejecuta de forma simultánea, lo que permite que las solicitudes se aprueben infinitamente más rápido. En lo que respecta al proceso de solicitud de acceso al sistema, antes de la implementación de ProcessMaker también se basaba totalmente en papel. Cuando IT finalmente recibió la solicitud, los formularios carecían de las firmas necesarias o incluían información incorrecta debido a un error humano. Una vez que la TCC comenzó a utilizar ProcessMaker, los elementos preestablecidos han reducido en gran medida la información incorrecta de los formularios. Uno de los beneficios más importantes es que TCC puede tomar entradas a los formularios web de ProcessMaker y pasarlas automáticamente al sistema solicitado para su acceso. Con ProcessMaker, todo se introduce en una sola pantalla en la que ya se ha preinstalado la información pertinente del Banner. La información se pasa entonces en el orden correcto de persona a persona hasta que todas las firmas y la información necesaria están aseguradas. Para las solicitudes de permisos, el personal debe rellenar un formulario en papel y enviarlo a su supervisor, y luego a Recursos Humanos. Debido a las demoras, los empleados tenían problemas para determinar sus asignaciones reales de vacaciones. Utilizando ProcessMaker, los empleados de TCC pueden comprobar su propio saldo de vacaciones y cualquier solicitud de vacaciones pendiente.
Por último, ProcessMaker ha innovado los procesos de la facultad en los centros de pruebas de los estudiantes de Tulsa. Originalmente, un instructor completaba manualmente la información como los números de curso y las identificaciones de los estudiantes a mano. Como los centros no tenían una forma de comunicarse entre sí, los estudiantes que cambiaban de lugar de prueba a último momento no permitían a los instructores recuperar los formularios necesarios para la prueba. ProcessMaker ha digitalizado desde entonces todos los formularios, por lo que ahora los exámenes pueden ser recuperados en cualquier lugar, independientemente del centro de examen que el estudiante visite.
