Escuela de Derecho de la CUNY

Problema

La Facultad de Derecho de CUNY tenía varios procesos manuales que debían ser racionalizados y automatizados. Antes de la solución de flujo de trabajo en la nube de AWS de ProcessMaker, la escuela no tenía forma de seguir el progreso y las deficiencias de cada proceso. Sin esta información, no existía ningún sistema de responsabilidad. Los cuellos de botella eran difíciles de identificar, ya que el sistema heredado anterior no ofrecía la misma funcionalidad que garantizaba la transparencia de los flujos de trabajo entre el personal. Además, los flujos de trabajo manuales de la escuela implicaban la introducción humana de información y correos electrónicos, junto con el desplazamiento físico para notificar a otra parte interesada que se había iniciado un proceso. Por lo tanto, estos procesos consumían mucho tiempo, eran propensos a los errores humanos e implicaban muchas horas de trabajo, tiempo y dinero que podrían haberse utilizado de forma más eficaz en otros ámbitos. Uno de los departamentos más aptos para la digitalización es la Oficina de Admisiones. Por ejemplo, los estudiantes tenían que rellenar formularios en papel para la mayoría de las solicitudes. Las idas y venidas entre Admisiones y los estudiantes hacían perder tiempo, papel y dinero en el proceso. A partir de este flujo de trabajo intensivo en papel, la escuela creó una aplicación digital que automatizaba este proceso y coordinaba una mayor flexibilidad entre varios departamentos para resolver este problema.

Solución

Después de comparar las funcionalidades de las plataformas, la Facultad de Derecho de CUNY se propuso automatizar sus principales procesos operativos en la nube a través de ProcessMaker. La nube ofrecería la seguridad necesaria para el cumplimiento de la normativa y la privacidad de los datos, junto con un grado de flexibilidad que ayudaría a la Facultad a ser más ágil ante los cambios. Al incorporar una solución de automatización del flujo de trabajo inteligente basada en la nube, la Facultad de Derecho de CUNY podría modernizar sus comunicaciones entre el personal y las interacciones entre el personal y los estudiantes para facilitar tiempos de respuesta más rápidos y eficiencia interna. El primer proceso creado fue un sencillo proceso de Recursos Humanos que requería de otros seis departamentos. Celebraron una reunión de grupo para presentar el flujo de trabajo al principio y vieron resultados positivos inmediatos. A través del boca a boca, se seleccionaron rápidamente otros flujos de trabajo para su automatización, y la escuela comenzó a automatizar más procesos.

El valor creado

Desde que se cambió a ProcessMaker, la Facultad de Derecho de CUNY ha mejorado la responsabilidad de su personal, la productividad y la transparencia en sus operaciones principales. Los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas de la gestión pueden ahora localizar el origen de los cuellos de botella para abordar el problema directamente, creando visibilidad y promoviendo la propiedad entre las funciones y responsabilidades de las partes interesadas. Los seis procesos activos hasta la fecha consisten en notificar a los estudiantes cuando se necesita determinada información o en incitarles a actuar para dar el siguiente paso. Se pueden enviar mensajes al estudiante que lo dirigen a la persona adecuada de forma automática sin interferencia humana. Todo el proceso se realiza electrónicamente. En la actualidad, la Facultad de Derecho de CUNY puede atender con mayor agilidad las solicitudes de los estudiantes y del personal, lo que contribuye a mejorar la experiencia en el campus. La Facultad de Derecho de CUNY se enorgullece de ofrecer experiencias excepcionales a los estudiantes - con la oferta en la nube de ProcessMaker a través de Amazon Web Services, la escuela espera automatizar más procesos para superar este estándar. ¿Desea transformar su escuela con low-code? Vea una demostración de 2 minutos para ver cómo puede aumentar las inscripciones y la retención.

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