El problema
La Facultad de Derecho de la CUNY tenía varios procesos manuales que debían ser racionalizados y automatizados. Antes de la solución de flujo de trabajo en la nube AWS de ProcessMaker, la escuela no tenía forma de rastrear el progreso y las deficiencias dentro de cada proceso. Sin esta información, no había ningún sistema de responsabilidad en su lugar. Los cuellos de botella eran difíciles de identificar, ya que el anterior sistema de legado no ofrecía la misma funcionalidad que garantizaba la transparencia en los flujos de trabajo entre el personal.
Además, los flujos de trabajo manuales de la escuela implicaban la introducción humana de información y correos electrónicos, junto con la caminata física para notificar a otro interesado que se había iniciado un proceso. Por lo tanto, estos procesos consumían mucho tiempo, eran propensos a errores humanos e implicaban muchas horas de trabajo, tiempo y dinero que podrían haberse utilizado de manera más eficaz en otros lugares.
Uno de los departamentos más maduros para la digitalización es la Oficina de Admisiones. Por ejemplo, los estudiantes tendrían que rellenar formularios en papel para la mayoría de las solicitudes. El vaivén entre las admisiones y los estudiantes hizo que se perdiera tiempo, papel y dinero en el proceso. A partir de este flujo de trabajo intensivo en papel, la escuela creó una aplicación digital que automatizó este proceso y coordinó una mayor flexibilidad en varios departamentos para resolver este problema.
La solución
Después de comparar la funcionalidad de las plataformas, la Escuela de Derecho de CUNY se propuso automatizar sus procesos operativos básicos en la nube a través de ProcessMaker. La nube ofrecería la seguridad necesaria para el cumplimiento y las preocupaciones de privacidad de datos, junto con un grado de flexibilidad que ayudaría a la Escuela a ser más ágil a los cambios. Al incorporar una solución de automatización del flujo de trabajo inteligente basada en la nube, la Escuela de Derecho de CUNY podría modernizar sus comunicaciones entre el personal y las interacciones entre el personal y los estudiantes para facilitar tiempos de respuesta más rápidos y eficiencia interna.
El primer proceso creado fue un simple proceso de Recursos Humanos que requirió de otros seis departamentos. Celebraron una reunión de grupo para presentar el flujo de trabajo al inicio y vieron resultados positivos inmediatos. A través del boca a boca, otros flujos de trabajo fueron seleccionados rápidamente para su automatización, y la escuela comenzó a automatizar más procesos.
El valor creado
Desde que se cambió a ProcessMaker, la Facultad de Derecho de CUNY ha mejorado la responsabilidad de su personal, la productividad y la transparencia en sus operaciones básicas. Los encargados de la adopción de decisiones y los interesados en la gestión pueden ahora localizar la fuente de los embotellamientos para abordar la cuestión directamente, creando visibilidad y promoviendo la identificación entre las funciones y responsabilidades de los interesados.
Los seis procesos activos hasta la fecha implican notificar a los estudiantes cuando se necesita cierta información o solicitarles que actúen para el siguiente paso. Se pueden enviar mensajes al estudiante que lo dirijan a la persona correcta automáticamente sin interferencia humana. Todo el proceso se lleva a cabo electrónicamente.
Hoy en día, la Facultad de Derecho de la CUNY puede operar con mayor agilidad a las solicitudes de los estudiantes y del personal, ayudando a mejorar la experiencia entre los campus. La Escuela de Derecho de CUNY se enorgullece de ofrecer experiencias excepcionales a los estudiantes - con la oferta de la nube de ProcessMaker a través de Amazon Web Services, la escuela espera automatizar más procesos para superar este estándar.
