Cómo aplicar la mejora de los procesos empresariales  

Matt McClintock 16 de junio de 2020 Proceso de negocio

Tres monitores que muestran la mejora del proceso

¿Qué es la mejora de los procesos de negocio y por qué es importante?

La mejora de los procesos empresariales implica identificar, analizar y mejorar los procesos de negocio de una organización para optimizar el rendimiento y/o mejorar la calidad. Algunas formas comunes en que las organizaciones intentan mejorar sus procesos incluyen reducir el tiempo que se tarda en completar las tareas, eliminar los residuos, mejorar la calidad de sus productos o servicios y garantizar un mayor nivel de cumplimiento.

Pasos de mejora de los procesos de negocio

Aunque no existen fórmulas universales para la mejora de los procesos empresariales, los pasos siguientes proporcionan un marco excelente para planificar, implementar y optimizar los procesos:

  1.   Mapeo del proceso
  2.   Analizar el proceso
  3.   Rediseño del flujo de trabajo
  4.   Asignación de recursos
  5.   Elaboración de un plan de implementación
  6.   Ejecución del plan
  7.   Monitoreo y optimización

Mejorar los procesos de negocio

La mejora de los procesos empresariales puede ser una herramienta invaluable para cualquier organización, independientemente de su tamaño o industria. Tenga en cuenta que completar manualmente los pasos de mejora del proceso de negocio anteriores puede ser un proceso que consume mucho tiempo. Las organizaciones pueden ahorrar una cantidad significativa de tiempo y dinero, al tiempo que obtienen información adicional mediante el uso de software de gestión de procesos empresariales que permite la simplicidad en la mejora de los procesos empresariales.

Mapeo del proceso

El mapeo de procesos de negocio es una herramienta invaluable que se utiliza al principio del proceso de mejora del proceso de negocio. El mapeo de procesos de negocio es una representación visual de los procesos de trabajo. Define lo que hace una empresa, cómo se hace y quién es responsable de completar cada tarea.

Identifique el proceso que desea mejorar. Planifique el proceso existente para obtener una buena visión general de trabajo y punto de referencia. Puede crear su mapa manualmente o simplificar el proceso utilizando nuestrosoftware de flujo de trabajo. . 

Analizando las posibles mejoras

Dedique algún tiempo a revisar el mapa que creó en el primer paso. Intente identificar las áreas en el proceso donde se producen cuellos de botella y otros problemas. Concéntrese en las áreas donde hay retrasos significativos, o donde se gasta demasiado tiempo y dinero. A partir de ahí, rastree el problema hasta su fuente probable.

No te apresures con este paso. Si no puede identificar las causas raíz de los problemas, no podrá completar correctamente los pasos restantes para crear una mejora del proceso empresarial.

Rediseñando el flujo de trabajo

En este paso, trabajará en el rediseño del flujo de trabajo para mejorar los problemas que identificó en el paso anterior. Es importante involucrar a sus principales partes interesadas en este proceso. Conocen los flujos de trabajo existentes mejor que nadie y participarán de manera integral en el futuro. Analice los problemas que encontró con ellos y obtenga su opinión sobre posibles soluciones.

Enumere todas las soluciones que identificó. Para cada uno, determine cuánto tiempo se necesitaría implementar, cuáles son los costos, así como los riesgos potenciales.

Asignación de recursos

Una vez que haya identificado posibles soluciones, puede comenzar a asignar roles y delegar recursos. Hágales saber a las partes interesadas cómo afectarán los cambios a sus funciones y qué recursos estarán disponibles para ellos. Explicar cómo se verá el nuevo flujo de trabajo y cómo las mejoras beneficiarán a la organización. Esto reducirá la ansiedad sobre la resistencia al cambio y preparará el escenario para la implementación.

Elaboración de un plan de aplicación

Este paso es una extensión del anterior. Aquí, creará un plan detallado que incorpora las partes interesadas y los recursos que ha identificado. Compile una lista de tareas específicas de las que será responsable cada parte interesada. Cree una línea de tiempo detallada que denota el principio y el final de cada tarea. Establecer plazos garantizará que la mejora del proceso empresarial se mantenga en el calendario previsto.

Ejecutar el plan

En este punto, compartirá su plan de implementación con las partes interesadas clave. Explicar lo que se espera de ellos y cuándo deben completarse sus tareas. Continúe haciendo hincapié en cómo los nuevos procesos beneficiarán a las partes interesadas individuales, así como a la organización. 

Tenga en cuenta que la mejora de los procesos empresariales puede implicar la implementación de equipos o sistemas completamente nuevos. La incorporación de nuevos miembros y sistemas del equipo puede ser una empresa masiva. Gestione estos aspectos más pequeños de la forma que lo haría con el proceso de implementación general. Establezca plazos y pruebe nuevos sistemas antes de la implementación en todo el proceso.

Supervisión y optimización para continuar la mejora de los procesos comerciales

No importa cuánto planee y realice las pruebas que haya realizado a lo largo del proceso de implementación, es probable que encuentre algunos problemas después de que se haya implementado el nuevo proceso. Haga que sea una prioridad supervisar regularmente sus procesos. Continúe confiando en las partes interesadas clave para obtener comentarios. Solucione los problemas a medida que se producen. Repita los pasos anteriores para mejorar continuamente sus procesos.

Access Bank - Estudio de caso

Access Bank es un banco comercial multinacional con sede en fuera de Africa. La organización buscó la asistencia de ProcessMaker con sus esfuerzos de expansión internacional. Su solución de gestión de procesos empresariales existente no pudo dar servicio simultáneamente a varios canales para digitalizar la apertura de nuevas cuentas. Además, sus procesos existentes dificultaron el cumplimiento de las regulaciones adoptadas tras la crisis financiera mundial.

Con la plataforma de automatización bancaria de ProcessMaker, Access Bank pudo mejorar sus procesos a través de la automatización con una codificación mínima. Se optimizaron los procesos operativos, legales, de servicio al cliente y de cumplimiento de todo el banco. Access Bank ha seguido expandiéndose y ahora es más grande que cualquier otro banco si Africa. 

Acerca de ProcessMaker

ProcessMaker es un software de flujo de trabajo y gestión de procesos empresariales de bajo código. Su diseño intuitivo permite la simplicidad en la mejora de los procesos de negocio.  Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios repartida en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos de negocio principales, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.

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