Problema
Muchos residentes de StoneGate requerían que Medicaid pagara parte o toda su estancia. La admisión en una de sus instalaciones inició un largo proceso de solicitud de múltiples pasos con la organización gubernamental. Con solicitudes que implicaban montones de papeleo y el manejo por parte de múltiples miembros del personal, el largo proceso ahogó la productividad del equipo. Esto dio lugar a un prolongado ciclo de facturación que afectó drásticamente a sus ingresos operacionales.
Cuando se trabaja con Medicaid, hay muchos procedimientos regulatorios que administrar y controlar. Una vez que el equipo de StoneGate admite a un residente en sus instalaciones, empieza a correr un reloj crítico: StoneGate tiene 30 días para organizar, preparar y enviar la solicitud de Medicaid a la agencia estatal. Si el equipo no envía una solicitud dentro de este plazo, el gobierno rechaza su solicitud de reembolso.
El personal de StoneGate y Medicaid intercambiaron manualmente el papeleo de ida y vuelta. Las aplicaciones incompletas se marchitaron en el sistema, con una visibilidad limitada de su progreso. En el caso de las aplicaciones estropeadas por los procesos de drenaje de la eficiencia, StoneGate frecuentemente perdía la ventana de 30 días para solicitar reembolsos y terminaba financiando la estancia del residente hasta el momento en el que podían conseguir que el residente fuera totalmente aceptado por Medicaid.
El prolongado y largo proceso causó un aumento de las cuentas por cobrar y una excesiva tensión en el balance para el director financiero. Las solicitudes retrasadas se montaron, lo que se tradujo en un diluvio de pérdidas financieras diarias.
Solución
StoneGate recurrió a ProcessMaker para una solución muy necesaria. El equipo de servicios profesionales de ProcessMaker construyó e implementó el nuevo sistema de flujo de trabajo en tres meses con un compromiso 100% remoto. Utilizando integraciones únicas y personalizaciones a medida de ProcessMaker, StoneGate fue finalmente capaz de racionalizar su aplicación de Medicaid y los procesos de re-certificación.
El valor creado
El proceso de solicitud de Medicaid a menudo requiere la atención práctica de un mínimo de cinco miembros del personal de StoneGate:
- Gerente de la oficina de negocios
- Trabajador del caso
- Agente de navegación del pagador (corredor)
- Gerente de Navegación del Pagador
- Director de Navegación
En lugar de reunir información a través de formularios en papel, y ejecutar manualmente los formularios entre los departamentos, ProcessMaker ayudó a implementar nuevas herramientas para automatizar el proceso. Los formularios online facilitaron la aplicación inicial, permitiendo una colaboración fluida entre los residentes o la familia con el personal de StoneGate. El personal podía adjuntar fácilmente documentos digitales si era necesario, estableciendo un repositorio online al que cualquier persona dentro del flujo de trabajo podía acceder.
Cualquier información que falte se señalaba inmediatamente. Los flujos de trabajo automatizados distribuían las solicitudes por la escalera al siguiente paso del proceso de aprobación. Cada miembro del personal tenía plena visibilidad del progreso de la solicitud, eliminando el costoso problema de las solicitudes que languidecían. . ProcessMaker no sólo aumentó la productividad y la cooperación del equipo, sino que mejoró la visibilidad general de toda la organización. Los nuevos flujos de trabajo de la central resultaron en una reducción del 25% de las cuentas por cobrar en los primeros 12 meses de implementación, asegurando el flujo de ingresos de StoneGate y permitiéndoles proporcionar un nuevo nivel de servicio al cliente para sus residentes.
