Die Technologie entwickelt sich ständig weiter. Disruptive Technologien bringen Newcomer an die Spitze ihrer Branchen - und schaffen gelegentlich ganz neue Branchen -, während die Grundpfeiler von gestern veraltet sind. In einem zunehmend wettbewerbsorientierten und dynamischen Geschäftsumfeld müssen Unternehmen proaktiver denn je sein und alles tun, um sich einen Vorteil zu verschaffen.
Die Geschäftsprozessanalyse (BPA) ist eine bewährte Methode, die Unternehmen zur Untersuchung und Verbesserung ihrer Prozesse einsetzen. Genauer gesagt bietet die BPA drei wesentliche Vorteile, darunter eine bessere Visualisierung und ein besseres Verständnis von Prozessen, das Aufzeigen von Engpässen und Schwachstellen in Arbeitsabläufen und die Ermittlung von Kostensenkungen. In diesem Artikel werden wir jeden dieser BPA-Vorteile im Detail untersuchen.
Was ist eine Geschäftsprozessanalyse und wann wird sie eingesetzt?
Die Geschäftsprozessanalyse (BPA) ist eine Methode innerhalb der Disziplin des Geschäftsprozessmanagement (BPM), die dazu dient, einen Prozess zu verstehen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und ihn effizienter zu gestalten.
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum ein Unternehmen eine Geschäftsprozessanalyse durchführen kann. Einer davon ist die Ermittlung der Ursachen von Engpässen und wiederkehrenden Leistungsproblemen für die Zwecke der Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ein weiterer Grund ist, den Beteiligten durch Visualisierung ein besseres Verständnis für einen Prozess zu vermitteln.
Unternehmen nutzen die BPA auch, bevor sie neue Technologien wie die Automatisierung in ihre Geschäftsprozesse einführen. In der Tat hängt die erfolgreiche Implementierung der Automatisierung in vielerlei Hinsicht von der Durchführung einer BPA ab. Ohne ein Verständnis für die Funktionsweise eines Prozesses enden Unternehmen oft damit, dass sie nur fehlerhafte Prozesse automatisieren.
Wenn es um die Einführung neuer Technologien geht, sind Unternehmer oft besorgt über die Kosten. Für diejenigen, die mit BPA nicht vertraut sind, ist der Gedanke, Zeit und Geld in die Analyse eines Prozesses zu investieren, im Allgemeinen nicht sehr verlockend. Dennoch kann ein Unternehmen eine BPA relativ schnell durchführen, indem es die folgenden Schritte befolgt Schritte und mit einer erschwinglichen Low-Code BPM-Software Lösung.
Es ist erwähnenswert, dass das Ergebnis einer BPA nicht immer eine groß angelegte Umstrukturierung ist. Vielmehr führen Organisationen oft kleine, schrittweise Verbesserungen ein, indem sie vor allem manuelle Verfahren ersetzen. Diese Verbesserungen können in der Regel schnell und zu geringen Kosten durchgeführt werden.
Vorteile der Geschäftsprozessanalyse
1. Visualisierung von Prozessen
Die Geschäftsprozessanalyse ist eine praktische Übung, die allen Mitarbeitern eines Unternehmens hilft, ein besseres Verständnis für die Funktionsweise eines Prozesses zu erlangen. Eine Schlüsselkomponente einer erfolgreichen BPA ist die Modellierung von Geschäftsprozessen. Bei der Modellierung von Geschäftsprozessen werden visuelle Darstellungen von Prozessen erstellt, in der Regel unter Verwendung eines allgemein verständlichen Notationssystems für die Prozessmodellierung wie BPMN 2.0. Dadurch können sowohl Geschäftsanwender als auch technische Anwender die gleichen Diagramme verwenden.
Die Mitarbeiter erhalten eine klare Vorstellung davon, was sie tun sollen, wie sie es tun sollen und welche Rolle sie bei der Erreichung der Geschäftsziele eines Unternehmens spielen. Diese gut dokumentierten Prozesse erleichtern die Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch schnellen Wissenstransfer.
Für die Führungskräfte und das Management eines Unternehmens hilft BPA dabei, die Arbeitsabläufe mit den Unternehmensstrategien in Einklang zu bringen. Mit anderen Worten: Die Führungskräfte stellen sicher, dass die Aufgaben der Mitarbeiter mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens übereinstimmen und diese fördern.
2. Aufzeigen von Engpässen und Schwachstellen im Prozess
Damit ein Unternehmen einen Geschäftsprozess verbessern kann, muss es zunächst die Schwachstellen ermitteln. Viele Unternehmen machen den Fehler, Schwachstellen spontan zu beheben (d.h. einen ineffizienten Mitarbeiter zu entlassen), ohne die Ursache eines Engpasses oder eines Leistungsproblems vollständig zu erfassen.
Nehmen Sie zum Beispiel Lego. Vor etwas mehr als einem Jahrzehnt stellte Lego, das größte Spielzeugunternehmen der Welt, fest, dass es seine Produkte mit Verlust verkaufte. Durch Geschäftsprozessanalyseidentifizierte Lego große Engpässe in seiner Lieferkette, die die Produktion behinderten. Erst als sie diese Probleme erkannten, konnten sie Abhilfemaßnahmen ergreifen. Einfach ausgedrückt: Man kann ein Problem nicht beheben, wenn man nicht weiß, dass es existiert.
3. Identifiziert potenzielle Einsparungen
In einem zunehmend wettbewerbsorientierten und schwierigen Geschäftsumfeld ist die Verbesserung der Gewinnspannen durch Kostensenkungen von entscheidender Bedeutung. Durch die Analyse von Geschäftsprozessen erhalten die Beteiligten einen vollständigen Überblick über die mit einem bestimmten Prozess verbundenen Kosten. Dies ermöglicht es den Beteiligten, Verschwendung und Bereiche zu identifizieren, in denen sie Geld sparen können.
Automatisierungstechnologien spielen eine wichtige Rolle bei der Umsetzung von Kostensenkungsstrategien. Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf Dinge zu konzentrieren, die für das Unternehmen wertvoller sind. So können sie beispielsweise einen besseren Kundenservice bieten oder mehr Geschäfte abschließen.
Die Geschäftsprozessanalyse bietet Unternehmen eine breite Palette von Vorteilen. Unzählige Organisationen auf der ganzen Welt vertrauen auf die innovative Low-Code Geschäftsprozessmanagement (BPM)-Software von ProcessMaker um ihre Geschäftsprozesse zu transformieren.
