In der heutigen dynamischen und wettbewerbsorientierten Unternehmenslandschaft suchen wir alle ständig nach innovativen Möglichkeiten, unsere Abläufe zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Gesamtleistung zu verbessern. Aber wie machen wir das? Wie bewältigen wir diesen bekannten Kampf, dem sich jedes Unternehmen stellen muss? Als CEO von ProcessMaker habe ich gesehen, wie Unternehmen immer wieder mit diesem Problem konfrontiert werden, und glücklicherweise gibt es eine bewährte Lösung. Hier kommt die Geschäftsprozessanalyse ins Spiel - ein systematischer Ansatz, der Unternehmen in die Lage versetzt, ihre Prozesse zu bewerten, zu modellieren und zu überarbeiten, um maximale Effektivität zu erreichen. Unabhängig davon, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, liefert die Geschäftsprozessanalyse wertvolle Erkenntnisse, die den Erfolg jeder Organisation steigern können. Lassen Sie uns dieses Thema gemeinsam aufschlüsseln.
Was ist eine Geschäftsprozessanalyse?
Fangen wir ganz einfach an und stellen die Frage in den Vordergrund: Was ist eine Geschäftsprozessanalyse? Im Klartext: Eine Geschäftsprozessanalyse ist eine Methode, die dazu dient, einen Prozess zu verstehen und seine Effizienz zu verbessern. Sie befasst sich mit den Schritten und Parteien, die an einem bestimmten Prozess beteiligt sind, sowie mit den ausgetauschten Informationen. Als solche ist die Geschäftsprozessanalyse ein Aspekt des umfassenderen Konzepts des Geschäftsprozessmanagements.
Wann ist eine Geschäftsprozessanalyse notwendig?
Es gibt viele verschiedene Gründe, warum Unternehmen eine Geschäftsprozessanalyse durchführen sollten. Jedes Unternehmen sollte seine Prozesse routinemäßig bewerten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Technologische Veränderungen und Innovationen von Wettbewerbern können zu veralteten Prozessen führen und einem Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsnachteil verschaffen. Als Faustregel gilt: Unternehmen sollten eine Geschäftsprozessanalyse durchführen , bevor sie eine neue Technologie wie die Automatisierung in ihre Prozesse einführen. Eine gute Vorbereitung ist die beste Voraussetzung für den Erfolg.
Denken Sie über Engpässe nach. Wir alle haben schon einmal damit zu tun gehabt. Wie kann man also am besten mit diesen geschäftlichen Hindernissen umgehen? Der Nachweis von Engpässen in bestehenden Prozessen ist ein weiteres Zeichen dafür, dass eine Geschäftsprozessanalyse für das Wachstum und die Produktivität Ihres Unternehmens unerlässlich ist. Zu diesen Engpässen gehören Probleme wie häufige Verzögerungen, Kundenbeschwerden, Verwirrung bei den Beteiligten und/oder verringerte Produktivität.
Analysemethoden
Die Geschäftsprozessanalyse besteht aus 6 Schritten:
Durchführen einer Geschäftsprozessanalyse
Ziele identifizieren und definieren
In diesem ersten Schritt müssen Sie feststellen, was Sie mit der Durchführung einer Analyse erreichen wollen. Vielleicht möchten Sie ein besseres Verständnis für einen bestimmten Geschäftsprozess in Ihrem Unternehmen gewinnen. Oder Ihre Bemühungen sind Teil einer größeren Initiative, wie z. B. der Einführung der Automatisierung in allen Unternehmensprozessen. Effektive Ziele folgen im Allgemeinen dem SMART-Akronym, d. h. sie sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt.
Bestimmen Sie die Prozesse
Wenn Sie Ihre Ziele kennen, können Sie feststellen, welche Prozesse Sie analysieren wollen. Ein hervorragender Ausgangspunkt sind kleinere geschäftskritische Prozesse oder Aspekte Ihres Unternehmens, die nicht optimal laufen. Legen Sie Ihre Ausgangs- und Endpunkte fest, um sicherzustellen, dass der Umfang Ihrer Analyse nicht zu groß ist.
Informationen sammeln
In dieser Phase sollten Sie Ihr Team zusammenstellen. Das geht am besten, indem Sie die an der Gestaltung Ihrer Geschäftsprozesse beteiligten Akteure einbeziehen. Sie werden über die meisten Informationen verfügen und in der Lage sein, Probleme und Engpässe zu erkennen. Außerdem können Sie mit Ihrem Team Interviews und Brainstorming-Sitzungen durchführen. Prüfen Sie alle verfügbaren Informationsquellen und sammeln Sie so viele Informationen wie möglich, damit Sie ein besseres Verständnis des Prozesses erhalten.
Karte erstellen
Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist ein Planungs- und Managementinstrument, mit dem alle Aspekte eines Prozesses visuell dargestellt werden. Die Prozessabbildung kann so einfach sein wie das Skizzieren eines Flussdiagramms auf einem Blatt Papier. Das Wichtigste ist, dass Ihre Karte den Prozess klar und leicht nachvollziehbar darstellt.
Sie können die Workflow-Software auch zur Erstellung detaillierter Geschäftsprozesspläne verwenden. Die Verwendung der Software ist so einfach wie das Ziehen und Ablegen von Aufgaben auf einem leicht zu bedienenden Dashboard.
Sehen Sie, wie einfach es ist, einen Geschäftsprozess in ProcessMaker zu entwerfen.
Analysieren Sie den Prozess
In diesem Schritt wird der derzeitige Prozess analysiert, um Ineffizienzen und mögliche Verbesserungsbereiche zu ermitteln. Fokus auf:
- Schlüsselkomponenten der Geschäftsprozessanalyse. Dazu gehören Kundeninteraktionen, Aktivitäten, die einen Mehrwert schaffen, und Orte, an denen Informationen ausgetauscht werden.
- Engpässe und/oder andere Gründe für Verzögerungen
- Ineffiziente oder verschwenderische Komponenten
Sie können in Zukunft auch die folgenden Methoden verwenden:
- Analyse des Mehrwerts
- Analyse der Grundursache
Bei der Analyse von Geschäftsprozessen mit Mehrwert wird jeder Aspekt eines Prozesses untersucht, um festzustellen, ob er auf Prozessebene und/oder auf Organisationsebene einen Mehrwert schafft. Ihre Prozesslandkarten werden in dieser Hinsicht nützlich sein, ebenso wie die Informationen, die Sie im dritten Schritt gesammelt haben.
Bei der Ursachenanalyse werden sowohl die Gründe für ein Problem als auch mögliche Lösungen untersucht. Ein arbeitsintensiver Onboarding-Prozess für neue Kunden bindet beispielsweise unverhältnismäßig viele menschliche Ressourcen. Eine Lösung besteht darin, den Onboarding-Prozess durch eine Low-Code-BPM-Softwareplattform zu automatisieren.
Sobald Sie alle Facetten des Prozesses überprüft haben, können Sie Verbesserungen der Geschäftsprozesse in Betracht ziehen und umsetzen.
Erkennen Sie das Potenzial für die Verbesserung von Geschäftsprozessen
In diesem letzten Schritt sollten Sie zu den Zielen zurückkehren, die Sie zu Beginn definiert haben. Alle Verbesserungen an Ihren Prozessen sollten diese Ziele unterstützen. Diskutieren Sie Ihre Ergebnisse und Empfehlungen mit den Beteiligten. Holen Sie ihr Feedback ein. Machen Sie ein Brainstorming und untersuchen Sie alle möglichen Lösungen. Überlegen Sie, wie sich jede Lösung sowohl kurz- als auch langfristig auf Ihr Unternehmen auswirken wird.
