Der Leitfaden für Geschäftsprozesse

Inhaltsübersicht

1. Was ist ein Geschäftsprozess?
2. Warum ist ein Geschäftsprozess wichtig?
3. Durchführung einer Geschäftsprozessanalyse
4. Entwurf eines Geschäftsprozesses
5. Verbesserung der Geschäftsprozesse
6. Über ProcessMaker

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Aufgaben, die von Menschen und/oder Technologie (z. B. Automatisierung) ausgeführt werden und die, sobald sie abgeschlossen sind, ein Unternehmensziel erreichen. Jede Aufgabe im Prozess wird einem Beteiligten oder einem Team zugewiesen. Die Effizienz und der Gesamterfolg eines Geschäftsprozesses hängen davon ab, dass die Beteiligten ihre Aufgaben in einer standardisierten und optimierten Weise ausführen.

Warum ist ein Geschäftsprozess wichtig?

Geschäftsprozesse sind wichtig, weil sie festlegen, wie Aufgaben innerhalb einer Organisation ausgeführt werden. Die Gestaltung und Implementierung von Geschäftsprozessen stellt sicher, dass Unternehmen effizient arbeiten. Das Endergebnis ist die Einsparung wertvoller Zeit, Geld und Ressourcen.

Was noch wichtiger ist: Geschäftsprozesse bieten Unternehmen einen Rahmen für kontinuierliche Verbesserungen. Durch das Geschäftsprozessmanagement können Unternehmen schrittweise Änderungen an ihren Prozessen vornehmen, um im Laufe der Zeit effizienter und rentabler zu werden.

Wie man einen effektiven Geschäftsprozess entwickelt

Effektive Geschäftsprozesse sind spezifisch, flexibel, messbar und wiederholbar. Spezifität erfordert gut ausgearbeitete Schritte und Rollenzuweisungen sowie klar definierte Ausgangs- und Endpunkte. Flexibilität erleichtert die kontinuierliche Verbesserung. Die Messbarkeit stellt sicher, dass Unternehmen in der Lage sind, verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren.

Schließlich müssen Organisationen in der Lage sein, ihre Prozesse im Tagesgeschäft zu replizieren, wenn sie effizient und skalierbar sein sollen.

Von den vier Attributen kann die Messbarkeit für Unternehmen die größte Herausforderung darstellen. Es kann schwierig und zeitaufwendig sein, manuell bestimmte Bereiche und/oder Personen zu ermitteln, in denen sich die Arbeitsabläufe verlangsamen. Es gibt einige allgemeine Warnzeichen, auf die man achten sollte, darunter:

• Spezifische Aufgaben, die in einer bestimmten Abteilung oder bei einer bestimmten Person häufig ins Stocken geraten sind.
• Ungleichgewicht der Arbeitsbelastung in der Organisation. Einige Abteilungen und Personen sind stark ausgelastet, während andere übermäßige Ausfallzeiten haben.
• Arbeitsprodukte, die von einer bestimmten Abteilung oder einer bestimmten Person fertig gestellt wurden, werden häufig aufgrund von Fehlern und Qualitätsproblemen zurückgegeben.

Ineffiziente Genehmigungsverfahren sind ebenfalls eine häufige Quelle von Engpässen. Dies gilt beispielsweise für Kostenerstattungsverfahren, die von zahlreichen Entscheidungsträgern abgezeichnet werden müssen. Wenn eine oder mehrere Personen nicht verfügbar sind, kann der gesamte Prozess zum Erliegen kommen.

Vielen Unternehmen gelingt es nicht, die Ursache von Engpässen zu ermitteln, da ihre bestehenden Prozesse nicht detailliert genug sind. Es ist jedoch möglich, eine Geschäftsprozessanalyse manuell mit Hilfe von Geschäftsprozess-Mapping-Techniken durchzuführen. Mit fortschrittlicher Software für die Abbildung von Geschäftsprozessen ist es für Unternehmen jedoch ein Leichtes, Problembereiche zu identifizieren. Dies wird durch Funktionen wie ein benutzerdefiniertes Dashboard erreicht, das Unternehmen sofortigen Zugriff auf die wichtigsten Leistungsindikatoren bietet und es ihnen ermöglicht, Änderungen an Prozessen in Echtzeit vorzunehmen.

Software hilft Unternehmen auch bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen, indem sie sie von zeitaufwändigen und verschwenderischen papierbasierten Prozessen wegführt. So sind beispielsweise Aufgaben wie das manuelle Ausfüllen von Formularen oder das Ablegen von Papieren mühsam und fehleranfällig. Die Software von ProcessMaker macht es einfach, Ihre Dokumente zu speichern und Daten automatisch zu extrahieren.

Tulsa Community College - eine Fallstudie

Das Tulsa Community College (TCC) ist eine von vielen großen Einrichtungen, die ProcessMaker bei der Digitalisierung unterstützt hat. TCC, eine Einrichtung mit mehreren Standorten, verließ sich auf 100 % manuelle Prozesse, die stark von Papieranträgen und Antragsformularen abhängig waren. Die Genehmigungsprozesse waren ineffizient, da die Papierformulare von einem Campus zum anderen geschickt werden mussten, um mehrfach abgezeichnet zu werden. Engpässe in den Verwaltungsabläufen waren ineffizient und untragbar geworden.

Mit der Geschäftsprozessmanagement-Software von ProcessMaker konnte TCC seine mühsamsten Prozesse digitalisieren. Der Genehmigungsprozess für die Graduierung wurde elektronisch, so dass die Anträge wesentlich schneller genehmigt werden konnten. Der papierbasierte Antragsprozess für den Systemzugang wurde vollständig durch einen digitalen Prozess ersetzt. TCC kann nun Eingaben in ProcessMaker-Webformulare übernehmen und sie automatisch an das gewünschte System weiterleiten. TCC konnte auch seine HR-Prozesse und die Prozesse der Lehrkräfte in seinen Testzentren digitalisieren. Die Abläufe bei TCC sind effizienter und kostengünstiger geworden, und sowohl die Arbeit als auch das Lernen machen mehr Spaß.

Durchführung einer Geschäftsprozessanalyse

Die Geschäftsprozessanalyse ist eine Methode, mit der eine Organisation ermittelt, wie gut ein Prozess das gewünschte Ziel erreicht. Sie konzentriert sich auf einen bestimmten Prozess, während das Geschäftsprozessmanagement die kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung aller organisatorischen Prozesse beinhaltet.

Die Geschäftsprozessanalyse baut auf der Grundlage der Prozesskartierung auf. Dabei wird jeder Teil eines bestimmten Prozesses betrachtet, um die Schritte, die beteiligten Parteien und den Informationsaustausch zu ermitteln. Eine Prozesslandkarte ist eine visuelle Darstellung eines Prozesses, die Unternehmen helfen soll, Probleme zu erkennen. So kann beispielsweise festgestellt werden, ob ein Prozess mit maximaler Kapazität arbeitet und die Gründe für systematische Verzögerungen ermittelt werden. Die Beteiligten können dann Bereiche für Verbesserungen identifizieren.

Die Analyse von Geschäftsprozessen kann für Unternehmen, die damit nicht vertraut sind, fremd erscheinen. Glücklicherweise gibt es gut etablierte Verfahren, die Sie befolgen können. Die Schritte zur Durchführung einer Geschäftsprozessanalyse sind:

• Identifizieren und definieren Sie Ihre Ziele
• Identifizieren Sie den zu untersuchenden Prozess
• Informationen sammeln
• Skizzieren Sie den Prozess
• Analysieren Sie den Prozess
• Identifizieren Sie das Potenzial für die Verbesserung von Geschäftsprozessen

Identifizieren und definieren Sie Ihre Ziele

Dies ist vielleicht der wichtigste Schritt in diesem Prozess. Sie müssen sich fragen, was Sie zu erreichen hoffen. Gibt es einen bestimmten Bereich in Ihrem Unternehmen, der Ihnen am Herzen liegt oder den Sie verbessern wollen? Oder sind Ihre Bemühungen Teil eines viel größeren Ziels, z. B. der digitalen Umgestaltung Ihres gesamten Unternehmens. Wie auch immer Ihre Ziele aussehen, legen Sie sie im Vorfeld klar fest. So können Sie nicht nur Ihre Bemühungen besser fokussieren, sondern auch Ihren Gesamtfortschritt messen.

Identifizieren Sie den zu analysierenden Geschäftsprozess

Sobald Sie sich über Ihre größeren Ziele Gedanken gemacht haben, können Sie festlegen, mit welchen Prozessen Sie beginnen wollen. Es bietet sich an, mit kleineren geschäftskritischen Prozessen zu beginnen. Dabei kann es sich um einzelne Prozesse oder kleinere Teile größerer, miteinander verflochtener Prozesse handeln. Legen Sie Ihre Ausgangs- und Endpunkte klar fest, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozessanalyse zielgerichtet und überschaubar ist.

Informationen sammeln

In diesem Schritt geht es darum, Informationen zu sammeln, die Ihnen dabei helfen, herauszufinden, warum der Prozess geschaffen wurde und was sein Zweck ist. Prüfen Sie alle verfügbaren Informationsquellen über den Prozess. Befragen Sie die beteiligten Personen oder Teams. Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich, um ein besseres Verständnis zu erlangen und Zeit zu sparen.

Den Geschäftsprozess abbilden

Der Mensch ist ein visuelles Wesen. Diagramme helfen uns, verwirrende und verstreute Informationen und Konzepte besser zu verstehen. Prozesslandkarten visualisieren Arbeitsabläufe. Sie können verwendet werden, um Ineffizienzen und Möglichkeiten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen zu ermitteln.

Die Erstellung einer Prozesslandkarte kann so einfach sein wie das Skizzieren eines Workflow-Diagramms oder Flussdiagramms. Sie können auch Workflow-Software verwenden, um detaillierte Geschäftsprozesse mit einem Mausklick zu entwerfen.

Analysieren Sie den Geschäftsprozess

Führen Sie anhand der gesammelten Informationen eine gründliche Analyse durch, um Aspekte des Prozesses zu ermitteln, die verbessert werden können. Konzentrieren Sie sich bei Ihrer Geschäftsprozessanalyse auf:

• Schlüsselkomponenten des Prozesses. Überlegen Sie, wie sich die Änderung einer Komponente auf andere Komponenten auswirken kann und ob dies ausreicht, um den Prozess zu verbessern.
• Engpässe und/oder andere Gründe für Verzögerungen im Prozess. Ermitteln Sie deren Ursachen und mögliche Lösungen.
• Ineffiziente oder verschwenderische Komponenten. Wenn eine oder mehrere Komponenten unverhältnismäßig viele Ressourcen verbrauchen, sollten Sie über Alternativen nachdenken.
• Alles andere, was während Ihrer Analyse auftaucht

Identifizieren Sie das Potenzial für die Verbesserung von Geschäftsprozessen

Während Ihrer Analyse haben Sie Problembereiche identifiziert und begonnen, über mögliche Lösungen nachzudenken. Diskutieren Sie die Lösungen mit den Beteiligten, um deren Feedback einzuholen. Beginnen Sie mit dem Testen Ihrer Verbesserungen. Beginnen Sie in kleinem Rahmen und erweitern Sie diese nach und nach, wenn Ihre Tests erfolgreich sind. Schulen Sie alle Beteiligten und stellen Sie sicher, dass sie ihre Rolle verstehen. Nach der Umsetzung sollten Sie Systeme zur regelmäßigen Überwachung und Überprüfung der Ergebnisse einrichten. Wiederholen Sie den Prozess auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse.

Entwurf eines Geschäftsprozesses

Bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen geht es darum, einen neuen Arbeitsablauf oder Prozess von Grund auf zu entwickeln. Für Unternehmen, die gerade erst anfangen, ist es zum Beispiel notwendig, über die Art und Weise nachzudenken, wie sie ihre Produkte und Dienstleistungen produzieren und liefern werden. Unternehmen beschäftigen sich auch mit der Gestaltung von Geschäftsprozessen, wenn sie neue Prozesse schaffen oder bestehende Prozesse neu gestalten. In diesem Sinne ist das Geschäftsprozessdesign im Anschluss an eine Analyse ein Aspekt eines größeren Plans für das Geschäftsprozessmanagement.

Die Prozessabbildung als Teil des Analyseprozesses dient dazu, den Beteiligten ein besseres Verständnis der bestehenden Prozesse zu vermitteln. Im Hinblick auf die Gestaltung von Geschäftsprozessen hat das Mapping jedoch eine formellere Funktion, indem es darlegt, wie ein Prozess funktionieren wird.
Die Gestaltung von Geschäftsprozessen besteht aus den folgenden Schritten:

• Identifizierung und Definition des Problems
• Identifizierung von Inputs, Outputs und Schritten
• Abbildung des Prozesses
• Prüfung des Prozesses

Identifizierung und Definition des Problems

In diesem Schritt geht es um die Beantwortung der Frage, warum wir den Prozess einführen. Überlegen Sie, ob das Verfahren einen Mehrwert bietet und welche Vorteile es mit sich bringt.

Identifizierung von Inputs, Outputs und Schritten

Dieser Schritt ist weitgehend eine Brainstorming-Sitzung. Legen Sie fest, was das Ergebnis des Prozesses sein soll. Dies hängt mit dem Problem zusammen, das Sie in Schritt eins definiert haben. Bestimmen Sie die wichtigsten Interessengruppen. Beziehen Sie sie in Ihre Brainstorming-Sitzungen ein, um die besten und effizientesten Wege zur Erreichung der einzelnen Schritte zu ermitteln.

Erstellen Sie eine Liste aller Inputs, Outputs und Schritte, die zum Erreichen Ihrer Ziele erforderlich sind. Wenn Sie dies manuell tun, reicht es aus, wenn Sie jeden Schritt auf einem separaten Post-it-Zettel notieren.

Abbildung des Prozesses

Um den Prozess zu skizzieren, müssen Sie die Teile aus dem vorherigen Schritt zusammensetzen. Wenn Sie Post-its verwenden, legen Sie diese auf einem Tisch oder einer Tafel aus. Verwenden Sie Pfeile, um den Fluss von einem Schritt zum nächsten darzustellen. Sobald Sie die ideale Konfiguration gefunden haben, zeichnen Sie Ihren Prozess auf Papier. Eine Geschäftsprozesssoftware kann Ihnen hier viel Zeit und Mühe ersparen. Sie können Aufgaben einfach per Drag & Drop auf ein benutzerfreundliches Dashboard ziehen.

Sehen Sie, wie einfach es ist, einen Geschäftsprozess in ProcessMaker zu entwerfen.

Prüfung des Prozesses

Bevor Sie Ihr neues Verfahren einführen, sollten Sie es gründlich testen. Notieren Sie sich alle Probleme, holen Sie Feedback von den Beteiligten ein und nehmen Sie Änderungen vor, bis Sie überzeugt sind, dass der Prozess implementiert werden kann.

Verbesserung der Geschäftsprozesse

Bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen geht es darum, bestehende Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu analysieren und zu verbessern, um die Leistung zu optimieren und/oder die Qualität zu verbessern. Durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen können Unternehmen effizienter, gesetzeskonformer und rentabler werden.

Die Prozessverbesserung umfasst die folgenden Schritte:

• Kartierung des Prozesses
• Analyse des Prozesses
• Neugestaltung des Arbeitsablaufs
• Zuweisung von Ressourcen
• Ausarbeitung eines Durchführungsplans
• Ausführung des Plans
• Überwachung und Optimierung

Kartierung des Prozesses

Zeichnen Sie die Schritte des Prozesses auf, den Sie verbessern wollen. Sie können ein Diagramm manuell oder mit Hilfe einer Workflow-Software entwerfen.

Analyse des Prozesses

Ermitteln Sie anhand Ihrer Karte die Bereiche, in denen Probleme auftreten. Verfolgen Sie Probleme bis zur Quelle zurück, um die Ursachen von Engpässen zu ermitteln.

Neugestaltung des Arbeitsablaufs

Besprechen Sie die von Ihnen identifizierten Probleme mit den wichtigsten Interessengruppen. Ermitteln Sie Möglichkeiten zur Lösung des Problems und geben Sie an, wie lange es dauern würde und welche potenziellen Risiken bestehen.

Zuweisung von Ressourcen

Bestimmen Sie, welche Rollen die wichtigsten Interessengruppen in diesem Prozess spielen werden. Informieren Sie sie über ihre Rollen und erläutern Sie, wie sich der neue Arbeitsablauf auf die aktuellen Abläufe auswirken wird.

Ausarbeitung eines Durchführungsplans

Ihr Plan sollte so detailliert wie möglich sein. Beziehen Sie die Interessengruppen ein, die Sie im vorherigen Schritt ermittelt haben. Identifizieren Sie alle Aufgaben und weisen Sie jeder Aufgabe ein Fertigstellungsdatum zu.

Ausführung des Plans

Teilen Sie den Plan allen wichtigen Beteiligten mit und halten Sie sich dann an den von Ihnen erstellten Plan.

Überwachung und Optimierung

Überwachen und messen Sie regelmäßig die wichtigsten Leistungsindikatoren. Wenn Sie Engpässe oder andere Probleme entdecken, arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team an Lösungen. Befolgen Sie weiterhin diese Verbesserungsschritte, um die Leistung zu optimieren.

Über ProcessMaker

ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. Sein intuitives Design mit Drag-and-Drop-Prozessmodellierung und Formularerstellung hilft Anwendern, in wenigen Minuten mit der Automatisierung zu beginnen. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital umzugestalten, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.