Was ist Geschäftsprozessoptimierung und warum ist sie wichtig?
Bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen geht es darum, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu identifizieren, zu analysieren und zu verbessern, um die Leistung zu optimieren und/oder die Qualität zu verbessern. Zu den üblichen Methoden, mit denen Unternehmen versuchen, ihre Prozesse zu verbessern, gehören die Verringerung der Zeit, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird, die Beseitigung von Verschwendung, die Verbesserung der Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen und die Gewährleistung eines höheren Maßes an Compliance.
Schritte zur Verbesserung von Geschäftsprozessen
Auch wenn es keine allgemeingültigen Formeln für die Verbesserung von Geschäftsprozessen gibt, bieten die folgenden Schritte einen hervorragenden Rahmen für die Planung, Implementierung und Optimierung von Prozessen:
- Kartierung des Prozesses
- Analyse des Prozesses
- Neugestaltung des Arbeitsablaufs
- Zuweisung von Ressourcen
- Ausarbeitung eines Durchführungsplans
- Ausführung des Plans
- Überwachung und Optimierung
Verbesserung der Geschäftsprozesse
Die Verbesserung von Geschäftsprozessen kann für jede Organisation von unschätzbarem Wert sein, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Beachten Sie, dass die manuelle Durchführung der oben genannten Schritte zur Geschäftsprozessverbesserung ein zeitaufwändiger Prozess sein kann. Unternehmen können viel Zeit und Geld sparen und gleichzeitig zusätzliche Erkenntnisse gewinnen, wenn sie Geschäftsprozessmanagement-Software die eine einfache Verbesserung von Geschäftsprozessen ermöglicht.
Kartierung des Prozesses
Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist ein unschätzbares Instrument, das bereits zu Beginn des Prozesses der Geschäftsprozessverbesserung eingesetzt wird. Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist eine visuelle Darstellung von Arbeitsabläufen. Sie definiert, was ein Unternehmen tut, wie es das tut und wer für die Ausführung der einzelnen Aufgaben verantwortlich ist.
Identifizieren Sie den Prozess, den Sie verbessern wollen. Zeichnen Sie den bestehenden Prozess auf, um einen guten Arbeitsüberblick und Bezugspunkt zu erhalten. Sie können Ihre Karte manuell erstellen oder den Prozess mit unserer Arbeitsablauf-Software.
Analyse für mögliche Verbesserungen
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die im ersten Schritt erstellte Karte zu überprüfen. Versuchen Sie, Bereiche im Prozess zu identifizieren, in denen Engpässe und andere Probleme auftreten. Konzentrieren Sie sich auf Bereiche, in denen es zu erheblichen Verzögerungen kommt oder in denen zu viel Zeit und Geld aufgewendet wird. Verfolgen Sie von dort aus das Problem bis zu seiner wahrscheinlichen Quelle zurück.
Überstürzen Sie diesen Schritt nicht. Wenn Sie es versäumen, die Ursachen von Problemen zu ermitteln, können Sie die übrigen Schritte zur Verbesserung von Geschäftsprozessen nicht erfolgreich durchführen.
Neugestaltung des Arbeitsablaufs
In diesem Schritt arbeiten Sie an der Neugestaltung Ihres Arbeitsablaufs, um die Probleme zu verbessern, die Sie im vorherigen Schritt ermittelt haben. Es ist wichtig, dass Sie Ihre wichtigsten Interessengruppen in diesen Prozess einbeziehen. Sie kennen die bestehenden Arbeitsabläufe besser als jeder andere und werden in Zukunft maßgeblich daran beteiligt sein. Besprechen Sie die von Ihnen gefundenen Probleme mit ihnen und holen Sie ihre Meinung zu möglichen Lösungen ein.
Listen Sie alle Lösungen auf, die Sie gefunden haben. Bestimmen Sie für jede Lösung, wie lange die Umsetzung dauern würde, wie hoch die Kosten wären und welche Risiken bestehen könnten.
Zuweisung von Ressourcen
Sobald Sie mögliche Lösungen ermittelt haben, können Sie mit der Zuweisung von Rollen und der Übertragung von Ressourcen beginnen. Informieren Sie die Beteiligten darüber, wie sich die Änderungen auf ihre Rollen auswirken werden und welche Ressourcen ihnen zur Verfügung stehen werden. Erklären Sie, wie der neue Arbeitsablauf aussehen wird und wie die Verbesserungen dem Unternehmen zugute kommen werden. Auf diese Weise lassen sich Ängste wegen des Widerstands gegen Veränderungen abbauen und die Voraussetzungen für die Umsetzung schaffen.
Ausarbeitung eines Durchführungsplans
Dieser Schritt ist eine Erweiterung des vorherigen. Hier erstellen Sie einen detaillierten Plan, der die von Ihnen ermittelten Akteure und Ressourcen einbezieht. Stellen Sie eine Liste spezifischer Aufgaben zusammen, für die jeder Beteiligte verantwortlich sein wird. Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der den Beginn und das Ende jeder Aufgabe angibt. Durch die Festlegung von Fristen wird sichergestellt, dass die Geschäftsprozessverbesserung im Zeitplan bleibt.
Ausführung des Plans
Zu diesem Zeitpunkt werden Sie Ihren Umsetzungsplan mit den wichtigsten Beteiligten teilen. Erklären Sie, was von ihnen erwartet wird und wann ihre Aufgaben erledigt sein müssen. Betonen Sie weiterhin, wie die neuen Prozesse sowohl den einzelnen Beteiligten als auch dem Unternehmen zugute kommen werden.
Denken Sie daran, dass die Verbesserung von Geschäftsprozessen die Einführung völlig neuer Teams oder Systeme beinhalten kann. Die Einbindung neuer Teammitglieder und Systeme kann ein gewaltiges Unterfangen sein. Verwalten Sie diese kleineren Aspekte genauso wie den gesamten Implementierungsprozess. Setzen Sie Fristen und testen Sie neue Systeme vor der prozessweiten Einführung.
Überwachung und Optimierung zur weiteren Verbesserung der Geschäftsprozesse
Unabhängig davon, wie viel Planung und Tests Sie während des Implementierungsprozesses durchgeführt haben, werden Sie nach der Einführung des neuen Prozesses wahrscheinlich auf einige Probleme stoßen. Machen Sie es sich zur Priorität, Ihre Prozesse regelmäßig zu überwachen. Verlassen Sie sich weiterhin auf das Feedback der wichtigsten Beteiligten. Beheben Sie Probleme, sobald sie auftreten. Wiederholen Sie die oben genannten Schritte, um Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Access Bank - Fallstudie
Access Bank ist eine multinationale Geschäftsbank mit Sitz in Afrika. Das Unternehmen suchte die Unterstützung von ProcessMaker bei seinen internationalen Expansionsbemühungen. Die bestehende Geschäftsprozessmanagement-Lösung war nicht in der Lage, mehrere Kanäle gleichzeitig zu bedienen, um die Eröffnung neuer Konten zu digitalisieren. Außerdem war es mit den bestehenden Prozessen schwierig, die nach der globalen Finanzkrise erlassenen Vorschriften einzuhalten.
Mit der Automatisierungsplattform von ProcessMaker konnte die Access Bank ihre Prozesse durch Automatisierung mit minimalem Programmieraufwand verbessern. Die gesamten operativen, rechtlichen, Kundenservice- und Compliance-Prozesse der Bank wurden optimiert. Die Access Bank hat weiter expandiert und ist heute größer als jede andere Bank in Afrika.
Über ProcessMaker
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. Sein intuitives Design ermöglicht eine einfache Verbesserung von Geschäftsprozessen. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, um ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren und so schnellere Entscheidungen zu treffen, die Compliance zu verbessern und die Leistung zu steigern.
