Großartige Unternehmen verbessern ihre Prozesse im Laufe der Zeit kontinuierlich und streben danach, sie so effizient und kostengünstig wie möglich zu gestalten. Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen ihre aktuellen Prozesse bewerten können. Es ermöglicht dem Ersteller, einen effizienteren Prozess zu visualisieren. In diesem Beitrag erläutern wir, wie Sie mit Hilfe der Geschäftsprozessmodellierung die Leistung Ihres Unternehmens verbessern können.
Was ist Geschäftsprozessmodellierung?
Bei der Geschäftsprozessmodellierung handelt es sich um eine Technik, die eine visuelle Darstellung eines Geschäftsprozesses beinhaltet. Dies wird in der Regel durch die Verwendung von Geschäftsprozessmodellierungswerkzeugen wie Flussdiagrammen und der universellen Geschäftsprozessmodellierungsnotation (auch bekannt als BPMN) erreicht.
Als nächstes wird die Geschäftsprozessmodellierung eingesetzt, um Verbesserungen in den Geschäftsprozessen oder Arbeitsabläufen eines Unternehmens zu ermitteln. Zu diesem Zweck werden zwei verschiedene Iterationen eines bestimmten Prozesses abgebildet. Die erste ist der Prozess, wie er derzeit besteht, ohne dass Änderungen vorgenommen wurden. Die zweite stellt den Prozess dar, wie er nach der Umsetzung von Verbesserungen aussehen wird.
Es ist möglich, die Schritte eines Prozesses manuell zu skizzieren. Diese Methode ist jedoch sehr viel zeitaufwändiger und weniger effektiv als der Einsatz einer Automatisierungslösung wie Software zur Geschäftsprozessmodellierung. Mit dieser Software können Unternehmen auf einfache Weise ein Prozessmodell erstellen und ausführen, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
Wie bereits in einem früheren Blog-Beitrag, Techniken der Geschäftsprozessabbildung"Man kann nicht managen, was man nicht misst".
Geschäftsprozessmodellierung vs. Geschäftsprozesskartierung
Die Begriffe Geschäftsprozessmodellierung und Geschäftsprozessabbildung werden oft synonym verwendet. Obwohl die Techniken ähnlich sind, gibt es einen Unterschied. Die Geschäftsprozessmodellierung wird im Allgemeinen zur Darstellung von Prozessen auf niedriger Ebene verwendet. Mit anderen Worten, der Zweck des Diagramms ist es, einen groben Überblick über die Funktionsweise eines Prozesses zu geben.
Mit Hilfe der Geschäftsprozesskartierung können jedoch sowohl umfassende als auch sehr detaillierte Diagramme erstellt werden. Bei detaillierten Diagrammen besteht ihr Zweck darin, Betriebsverfahren bereitzustellen, um den Beteiligten eine Anleitung für die effiziente Durchführung eines Prozesses zu geben. Beachten Sie, dass sowohl die Geschäftsprozessmodellierung als auch die Geschäftsprozessabbildung als Teil einer umfassenderen Initiative wie Geschäftsprozessmanagement.
Die Vorteile der Geschäftsprozessmodellierung
Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist eine hocheffektive Technik, die Unternehmen eine breite Palette von Vorteilen bietet. Einige dieser Vorteile sind:
- Identifiziert Bereiche für Verbesserungen. Der Hauptzweck der Geschäftsprozessmodellierung besteht darin, den Beteiligten ein besseres Verständnis für die Funktionsweise eines Prozesses zu vermitteln, um so Verbesserungen zu erreichen.
- Transparenz. Ein Geschäftsprozessmodell zeigt, wie Aufgaben ausgeführt werden sollen, wer dafür verantwortlich ist und wie ein Prozess zum Erreichen eines Geschäftsziels beiträgt. Dies spielt eine wichtige Rolle bei der Stärkung des Vertrauens und der Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation.
- Beweglichkeit und Flexibilität. Geschäftsziele und -strategien können sich im Handumdrehen ändern (siehe COVID-19). Mit der Geschäftsprozessmodellierung können die Beteiligten sofort Verbesserungen ermitteln und umsetzen, die mit den neuen Zielen übereinstimmen.
- Abteilungsübergreifende Standardisierung. Viele Prozesse in einem Unternehmen, insbesondere in größeren Unternehmen, beinhalten ähnliche Schritte und Aufgaben. So werden beispielsweise Bestellanforderungen oft auf Abteilungsebene und nicht auf Unternehmensebene eingereicht. Mithilfe von Prozessmodellen können die Beteiligten die besten Praktiken in den verschiedenen Abteilungen ermitteln, um effiziente Verfahren im gesamten Unternehmen einzuführen.
Betrachten Sie dieses Beispiel einer Organisation:
"... bei der Überprüfung eines Geschäftsprozess-Flussdiagramms kann die Geschäftsleitung eines Unternehmens erkennen, dass Abteilungen, die Anreizprogramme anbieten, wie z. B. Mitarbeiter der Woche, produktiver sind als solche, die dies nicht tun. Infolgedessen können sie sich dafür entscheiden, den Mitarbeitern unternehmensweit Anreize zu bieten."
Das Verstehen, Rationalisieren und Automatisieren von Prozessen führt zu effizienteren und rentableren Unternehmen. Durch den Einsatz von Prozessmapping sind Informationen für wichtige Entscheidungen leicht verfügbar. Durch die grafische Darstellung von Arbeitsabläufen erhält das Unternehmen Transparenz über die verschiedenen Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen. Die Verfügbarkeit dieser Informationen schafft eine solide Grundlage für geschäftliche Flexibilität und beschleunigt die Markteinführung neuer Produkte und Dienstleistungen.
Elemente modellieren
Unternehmen verwenden zur Modellierung von Prozessen einen standardisierten Satz von Elementen, die von der Notation für die Geschäftsprozessmodellierung bereitgestellt werden. Unter BPM.com in einem Whitepaper von 2016 feststellte, gibt es vier grundlegende Arten von Elementen:
- Ereignissewerden durch Kreise angezeigt. Diese können den Start- und Endpunkt einer Aktivität beinhalten.
- Aktivitätenwerden als Rechtecke gezeichnet und bestehen aus mehreren Schritten, wie z. B. Formularen und Ausgabedokumenten.
- Gatewaysdie durch Rauten gekennzeichnet sind. Diese zeigen die verschiedenen Wege an, die eine Aktivität nehmen kann.
- Sequenzflüsseals Pfeile (durchgezogen, gestrichelt usw.) gekennzeichnet.
Tools zur Geschäftsprozessmodellierung
Es gibt viele verschiedene Tools für die Modellierung von Geschäftsprozessen, die zur Verbesserung von Arbeitsabläufen eingesetzt werden können, um diese effizienter und kostengünstiger zu gestalten.
SIPOC-Diagramme
A SIPOC-Diagramm ist ein Werkzeug, das im Rahmen der Six Sigma-Methodik verwendet wird. SIPOC ist ein Akronym, das den Beteiligten hilft, die Schlüsselelemente eines Prozessverbesserungsprojekts zu identifizieren. Die Elemente sind Lieferanten, Inputs, der zu verbessernde Prozess, Outputs und die Kunden, die die Outputs erhalten.
Geschäftsprozessmodell und Notation (BPMN)
BPMN-Diagramme sind Werkzeuge zur Modellierung von Geschäftsprozessen, die von der Business Process Management Initiative (BPMI) entwickelt wurden. Die Technik ähnelt den UML-Diagrammen und ist eine standardisierte Methode zur Erstellung von Flussdiagrammen - ein Schritt-für-Schritt-Diagramm für einen Prozess. Bei der Erstellung eines Prozessmodells verwenden Sie also die in der BPMN-Methodik festgelegten Elemente.
Unified Modeling Language (UML)-Diagramme
UML ist eine Entwicklungsmodellierungssprache, die eine standardisierte Methode zur visuellen Darstellung eines Systems bietet. Diagramme enthalten die Akteure, Aktionen, Rollen und Klassen eines Systems und helfen dabei, ein besseres Verständnis für ein System zu gewinnen oder es zu dokumentieren. UML wurde 1994 entwickelt und gewann schnell an Popularität, so dass sie 2005 als anerkannter ISO-Standard veröffentlicht wurde.
Wertstrom-Mapping
Wertstrom-Mapping ist ein Werkzeug zur Modellierung von Geschäftsprozessen, das zur Analyse der bestehenden und zukünftigen Zustände eines Prozesses verwendet wird. Diese Karten zeigen alle kritischen Schritte sowie den Fluss von Materialien und Informationen durch einen Prozess.
IPO-Modell
Ein IPO, oder Input-Prozess-Output-Modellist ein Funktionsdiagramm, das Inputs, Outputs und erforderliche Prozesse identifiziert. Die Inputs bestehen aus den Informationen oder Materialien, die in einen Geschäftsprozess eingeführt werden. Dadurch werden die Aufgaben ausgelöst, die erforderlich sind, um die Outputs zu erzeugen, die das Ziel eines Geschäftsprozesses sind.
Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme Gantt-Diagramme sind vereinfachte Diagramme, die die Gesamtzeit für die Erledigung einer Aufgabe oder eines Prozesses veranschaulichen. Genauer gesagt, können Gantt-Diagramme die Start- und Endzeiten/Daten eines Prozesses, die erforderlichen Aufgaben und die Zeit, die für jede einzelne Aufgabe benötigt wurde, anzeigen.
Modellierung von Prozessverbesserungen
Wie die verschiedenen Werkzeuge zur Prozessmodellierung, die wir im letzten Abschnitt besprochen haben, zeigen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Methode anzuwenden. Es gibt jedoch einige allgemeine Schritte, die verwendet werden, wenn das Ziel darin besteht, einen Prozess zu verbessern. Dazu gehören:
- Erstellung eines Modells des bestehenden Prozesses. Dies kann mit einem der oben erwähnten Tools für die Geschäftsprozessmodellierung oder mit einer der anderen rund ein Dutzend häufig verwendeten Techniken geschehen.
- Ermittlung der verbesserungswürdigen Bereiche. Prozessmodelle zeigen Engpässe und Ineffizienzen in bestehenden Arbeitsabläufen auf. Überlegen Sie, wie diese Punkte verbessert werden können, und bewerten Sie, wie der Prozess unter Effizienz- und Kostengesichtspunkten funktioniert.
- Schaffung des neuen und verbesserten Prozesses. Mit dem Wissen, das Sie bei der Modellierung des bestehenden Prozesses gewonnen haben, implementieren Sie die Änderungen. Beachten Sie, dass Sie mit der Software zur Modellierung von Geschäftsprozessen den neuen Prozess testen können, bevor Sie ihn in Echtzeit einführen.
Merkmale der BPM-Software
Wir haben bereits erwähnt, dass die Geschäftsprozessmodellierung keine eigenständige Methode ist. Vielmehr wird sie als Teil einer größeren Initiative wie dem Geschäftsprozessmanagement (BPM) eingesetzt. Daher ist ein Prozessmodellierer ein wesentliches Merkmal einer BPM-Softwarelösung.
Mit einem Prozessmodellierer können Benutzer Geschäftsprozesse mithilfe einer intuitiven und einfach zu bedienenden Drag-and-Drop-Funktion entwerfen. Die Benutzer können Aufgaben und Entscheidungspunkte direkt auf die Modellierungsfläche ziehen und ablegen. Zusätzliche Elemente wie Formulare, Benutzer und Datenverbindungen können ebenfalls hinzugefügt werden. Es ist auch wichtig, dass die Benutzer ihre neuen Prozessentwürfe testen können. Dies wird mit einer Prozessvalidierungs-Engine erreicht. Mit Prozessvalidierungs-Engines können Benutzer ihre neuen Prozessentwürfe testen, um sicherzustellen, dass sie vor dem Einsatz funktionieren.
ProcessMaker bietet eine branchenführende Low-Code Geschäftsprozess-Management-Software die Unternehmen Zugang zu leistungsstarken Werkzeugen für die Geschäftsprozessmodellierung bietet. ProcessMaker hat Organisationen rund um den Globus geholfen, ihre Geschäftsprozesse zu transformieren.
