Der ultimative Leitfaden für das Geschäftsprozessmanagement

Was ist Geschäftsprozessmanagement oder BPM?

Jede Abteilung, vom Vertrieb bis zur Personalabteilung, verwaltet Daten, Papierkram und andere Eingaben, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Geschäftsprozessmanagement (oder BPM) systematisiert und automatisiert die wiederholbaren Aufgaben, die Ihre Produktivitätspipeline verstopfen. Geschäftsprozessmanagement ist ein kristallklares Fenster zu all diesen unterschiedlichen Aktivitäten, das alle Funktionen Ihres Unternehmens unter einem einzigen, automatisierten, prozessgesteuerten Dach zusammenführt.

Beispiele für wiederholbare Prozesse:

• Vertriebs- und Marketingteams: Wir als Unternehmen wissen, dass es 5 bis 25 Mal teurer ist, einen neuen Kunden zu gewinnen, als einen bestehenden Kunden zu halten. Doch eine schleppende Vertragserstellung und eine verzögerte Genehmigung von Inhalten verzögern den Abschluss von Geschäften und den Start neuer Kampagnen. Der Einsatz von BPM zur Abstimmung von Vertriebs- und Marketingprozessen führt zu einer 36 % höheren Kundenbindung. Was könnten Sie mit mehr Kunden anfangen?
• Rechnungsabteilung: Selbst im digitalen Zeitalter werden 90 % der weltweit verarbeiteten Rechnungen immer noch in Papierform erstellt. Die Bearbeitung von Papierrechnungen kostet ein Unternehmen durchschnittlich 30 Dollar pro Rechnung. Wie würden Sie diese Hunderte bis Tausende von Dollar an Einsparungen ausgeben?
• Fachleute für Humanressourcen: Jedes Unternehmen hofft, erstklassige Talente zu finden. Nach der Sichtung von Hunderten von Bewerbungen und Dutzenden von Vorstellungsgesprächen findet Ihr Team schließlich die erstklassige Einstellung. Aber manuelle Prozesse verschwenden fast 300 Personalstunden pro Jahr - und 47 % der Stellen werden letztendlich abgelehnt, weil die Personalprozesse zu langsam waren. Was wäre, wenn Sie Top-Talente in Rekordzeit unter Vertrag nehmen und an Bord holen könnten?

Papierkram und sich wiederholende Prozesse hindern Ihr Team am Erreichen Ihrer Gesamtziele. Welche Prozesse umfassen zu viele Schritte und verlangsamen eine Kernfunktion Ihres Unternehmens? Welche sind durch zu viele papierbasierte Verfahren beeinträchtigt? Gibt es Prozesse, die Sie ganz abschaffen können? Das Geschäftsprozessmanagement hilft Ihrem Team, alle in Ihrem Unternehmen stattfindenden Aktivitäten zu verstehen, damit Sie überschaubarere, effektivere und vor allem rentablere Arbeitsabläufe schaffen können.

Etappen des Geschäftsprozessmanagements

Eine Definition des Begriffs "Organisation" lautet: eine Gruppe von Menschen, die auffallend zusammenarbeiten. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Hindernisse für die Zusammenarbeit in Ihrer Organisation verstehen, Produktivitätshindernisse erkennen und hochproduktive automatisierte Arbeitsabläufe modellieren können.

Stufe 1: Planung Ihres BPM-Prozesses

Beginnen Sie mit einem Treffen mit Ihren wichtigsten Interessengruppen. Keine organisatorische Umstellung wird ohne die Zustimmung Ihrer wichtigsten Interessengruppen erfolgreich sein. Von der Schulung Ihrer Mitarbeiter bis hin zum Anpreisen der Vorteile Ihrer neuen Arbeitsabläufe benötigen Sie die Unterstützung der wichtigsten Führungskräfte, um den Übergang zu bewältigen.

Welche Prozesse sind besonders geeignet für die Automatisierung?

Beginnen Sie mit den primären Prozessen, d. h. denjenigen, die für die Produktion Ihres Produkts oder Dienstleistungsangebots von zentraler Bedeutung sind. Gibt es bei Software zu viele Engpässe bei der Einholung von Genehmigungen für die Einführung neuer Iterationen von Service-Patches? Verzögern sich Geschäftsabschlüsse, weil Ihr Vertriebsteam Kundendaten manuell aus Ihrem CRM in eine endgültige Vereinbarung übertragen muss?

Als Nächstes sollten Sie sich mit Ihren sekundären Prozessen befassen. Dabei handelt es sich um unterstützende Prozesse, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen weiterhin reibungslos funktioniert. Gibt es zu viele Engpässe, die den Fluss von Anträgen auf Freistellung von Mitarbeitern behindern? Hat Ihr Marketingteam einen Haufen genehmigter Social-Media-Materialien, die nie veröffentlicht wurden?

Außerdem müssen Sie die C-Suite verlassen, um Einblicke von den Teammitgliedern zu erhalten, die mit diesen Prozessen aus erster Hand jonglieren. Sie kennen das Innenleben der einzelnen Schritte und können nützliche Informationen darüber liefern, wie die Dinge an der Front funktionieren.

Schritt 2: Entwurf und Diagramm für Ihr BPM

Auflistung und Analyse der Maßnahmen und Personen, die für das Fortschreiten des Prozesses verantwortlich sind. Skizzieren Sie visuell die Abfolge der Ereignisse, die erforderlich sind, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Sie können mit einer Erzählung beginnen oder Ihren Prozess mit einem Diagramm oder einer anderen anschaulichen Grafik skizzieren. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren:

• Erforderliche Genehmigungen: Wer muss einen Schritt in Ihrem Prozess genehmigen, bevor die nächste Stufe erreicht werden kann?
  Genehmigungsszenarien: Was passiert, wenn diese Person den Schritt genehmigt? Was passiert, wenn sie ihn ablehnt? Denken Sie an die verschiedenen Ergebnisse und ermitteln Sie die potenziellen Folgen jedes einzelnen.
• Externe Verbindungen: Muss Ihr Prozess mit externen Datenbanken verknüpft werden, z. B. mit Kreditwürdigkeitsprüfungen oder Staatsbürgerschaftsprüfungen? Wenn Ihr Team manuell auf externe Datensätze zugreift, um Informationen zu überprüfen, sollten Sie diese als potenzielle Kandidaten für eine Integration auflisten.
• Speicheranforderungen: Welche digitalen Papiere oder Formulare müssen im System gespeichert werden, damit Sie später darauf zugreifen können? Zum Beispiel Kundenunterlagen wie Führerschein, W2 oder ein ausgefüllter Kreditantrag.
• Regulatorische Zeitrahmen: Verlangt eine Aufsichtsbehörde, dass Sie ein Formular innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens einreichen? Wer sollte benachrichtigt werden, wenn ein Verfahren in Verzug geraten ist?
  Versuchen Sie, so präzise wie möglich zu sein, um Verwirrung zu vermeiden. Je detaillierter Ihr Diagramm ist, desto effizienter ist Ihr endgültiger Arbeitsablauf.

Schritt 3: Prozessausführung

Hier setzen Sie Ihren neu entworfenen Prozess um. Mit einer benutzerfreundlichen Plattform wie ProcessMaker können Sie Ihre Schilderung oder Ihr Diagramm aus Schritt 2 in einen voll funktionsfähigen automatisierten Prozess übertragen. Mit den programmierfreien Drag-and-Drop-Tools von ProcessMaker kann jeder - auch Personen ohne große IT-Erfahrung - die Formulare und Anwendungen entwerfen und ausführen, die für die Einführung Ihres neuen Prozess-Workflows erforderlich sind.

Schritt 4: Messen und überwachen

Automatisierte Arbeitsabläufe sind nie einfach nur einsatzbereit. Sobald Ihr Prozess in Betrieb ist, müssen Sie seinen Fortschritt kontinuierlich überwachen. Gibt es irgendwelche Engpässe? Haben Sie irgendwelche Schritte übersehen? Erfordern einige Schritte immer noch zu viele manuelle Eingriffe? Die richtige Plattform verfügt über ein umfassendes Analyse-Dashboard, so dass Sie Ihren Prozessablauf problemlos überwachen können.

Schritt 5: Verfeinern, verfeinern, verfeinern!

Jeder Prozess erfordert ein gewisses Maß an Feinschliff. Sobald Sie die Leistung in Schritt 4 überprüft haben, beginnen Sie mit der Umsetzung der notwendigen Änderungen. Denken Sie daran, dass sich das Prozessmanagement ständig weiterentwickelt. Die gesetzlichen Anforderungen ändern sich, die Technologie schreitet voran, und die Kundenbedürfnisse ändern sich schnell. Die Verfeinerung Ihrer Prozesse ist fast so wichtig wie deren Einführung.

Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen

Für viele Unternehmen ist die Vorstellung, auf eine neue Technologie umzusteigen, eine überwältigende und beängstigende Aussicht. Glücklicherweise gibt es viele Arten von Software für das Geschäftsprozessmanagement, die Sie bei der Umstellung Ihrer mühsamen manuellen Verfahren auf hochproduktive automatisierte Prozesse unterstützen.

Eine intuitive Low-Code-Plattform BPM beschleunigt den Prozessentwicklungsprozess, indem es allen Geschäftsanwendern die Möglichkeit gibt, umfangreiche, benutzerfreundliche Prozessabläufe zu erstellen. Ohne fortgeschrittene technische Erfahrung können Teams mit Hilfe von Bausteinen und anderen Voreinstellungen ihre eigenen Formulare erstellen. Anstatt die immer länger werdenden Aufgabenlisten der IT-Abteilung zu verlängern, macht die richtige Software für das Geschäftsprozessmanagement jeden in Ihrem Team zu einem "Citizen Developer ", der mit Leichtigkeit digitale Lösungen erstellen kann.

Wie man Software für das Geschäftsprozessmanagement bewertet

Bei der Auswahl der richtigen Software für das Geschäftsprozessmanagement in Ihrem Unternehmen sind viele Faktoren zu berücksichtigen:

• Benutzerfreundlichkeit: Wägen Sie das technische Talent Ihres Teams ab. Haben Sie nur begrenzten Zugang zu Entwicklern? Eine Low-Code-Plattform mit einem Drag-and-Drop-Formular-Designer ist für alle Mitglieder Ihres Teams benutzerfreundlich - unabhängig von deren IT-Kenntnissen.
• Mobilfreundlichkeit: Kunden interagieren mit Ihrem Unternehmen, wenn sie mit dem Zug unterwegs sind oder sich mit ihrer Lieblingsserie auf der Couch zurücklehnen. Sie sind nicht bereit zu warten, bis sie wieder an ihrem Schreibtisch sitzen, um auf Ihre Self-Service-Tools zuzugreifen. Die von Ihnen gewählte Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen muss native Apps für iOS und Android bieten - sonst riskieren Sie, Kunden zu verlieren.
• Leistungsstarke Berichtswerkzeuge: Wie Sie jetzt wissen, müssen Sie Ihre automatisierten Geschäftsprozesse ständig optimieren und verfeinern. Daher sollten Sie eine Plattform wählen, die Statistiken und Metriken über die Leistung Ihrer Prozesse liefert, damit Sie wissen, welche Änderungen vorgenommen werden müssen. Fragen Sie im Voraus nach einer Demo des Reporting-Dashboards, da viele Plattformen notwendige Analysetools hinter zusätzlichen Paywalls verbergen.
• Cloud-Zugriff: Sie möchten die Möglichkeit haben, Ihre Prozesse von überall aus einzusehen, zu verwalten und zu bearbeiten. Vor allem mit der zunehmenden Beliebtheit der Telearbeit benötigen die Teammitglieder vollen Zugriff auf ihre Systeme, sowohl vom Desktop als auch vom Mobiltelefon aus, selbst wenn sie sich am anderen Ende der Welt befinden. Einige Plattformen arbeiten ausschließlich vor Ort, während andere sich mit der Implementierung von Cloud-Diensten beeilen. Am besten ist eine Cloud-first-Plattform - ein BPM, das von Anfang an für den Cloud-Zugriff konzipiert wurde.
• Preis: Viele Plattformen bieten einen attraktiven Einstiegspreis, verbergen aber zwangsläufig ihre nützlichsten Funktionen hinter zusätzlichen Paywalls oder Preisstufen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Preisstruktur einer Plattform genau kennen, bevor Sie ihr beitreten.
• Kundenbetreuung: Software-Tools bieten verschiedene Arten von Kundendienst, vom Online-Chat bis zu offenen Foren, in denen Experten Fragen beantworten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nur über begrenzte IT-Erfahrung verfügen, werden Sie wahrscheinlich eine Plattform zu schätzen wissen, die rund um die Uhr einen Online-Chat anbietet, der bei der Fehlerbehebung von Prozessen jederzeit helfen kann.

Was sind die Unterschiede zwischen den gängigen Softwareoptionen für das Geschäftsprozessmanagement?

Im Folgenden finden Sie einige beliebte Softwarelösungen für das Geschäftsprozessmanagement (BPM). Wir zeigen, wie sie im Vergleich zueinander abschneiden:

Bizagi

Bizagi ist eine No-Code-Plattform für die Prozessautomatisierung und leistet Pionierarbeit bei der Verschmelzung von "Business" und "Agilität" - daher auch der Name Bizagi. Laden Sie unser Whitepaper zum Vergleich von ProcessMaker und Bizagi herunter

ProcessMaker

ProcessMaker ist eine Low-Code-Plattform für intelligente Geschäftsprozessmanagement-Software (iBPMs), die dabei hilft, betriebliche Silos aufzubrechen und die Effizienz drastisch zu verbessern. Die intuitive Plattform zur Workflow-Automatisierung ermöglicht seit 2008 die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit von Programmierern, Entwicklern und Geschäftsanwendern gleichermaßen. Anwender loben ProcessMaker für sein hohes Maß an Schulung und Support, was es zu einer der zugänglichsten Softwareoptionen für das Geschäftsprozessmanagement macht.

Beispiele für Geschäftsprozessmanagement

Mit Hilfe des Geschäftsprozessmanagements können Sie problemlos umfassende organisatorische Änderungen vornehmen, die sich wirklich auf die Arbeitsweise Ihres Unternehmens auswirken. Wenn papierbasierte, manuelle Prozesse das Unternehmenswachstum behindern, finden Sie hier Möglichkeiten, wie jede Abteilung am besten von der Prozessautomatisierung profitieren kann:

• Verringerung des Zeitaufwands für den täglichen Betrieb
• Treffen Sie fundierte Entscheidungen in einem viel schnelleren Tempo
• Beseitigung von Engpässen, die die Produktivität bremsen
• Minderung der regulatorischen Risiken
• Unterstützen Sie Ihre digitale Transformation durch die Abkehr von papierbasierten Prozessen
• Wie Ihr Vertriebsteam vom Geschäftsprozessmanagement profitieren kann

Problem: Moderne Vertriebsteams jonglieren mit einer Vielzahl leistungsfähiger Plattformen, die sie bei der Kundenansprache unterstützen. In der Regel pendeln sie zwischen einem CRM-System, um Kundendaten zu sammeln und ihre Initiativen zu steuern, und einem Vertragsvereinbarungssystem, um neue Kunden zu gewinnen. Diese Systeme interagieren nur selten miteinander, so dass die Vertriebsmitarbeiter mit einer Vielzahl von Copy+Paste-Verwaltungsaufgaben beschäftigt sind, die sie davon abhalten, noch mehr neue Kunden zu gewinnen.

BPM-Lösung: Das Geschäftsprozessmanagement kann Ihnen helfen, einen automatisierten Prozess für die Aufnahme neuer Kunden zu entwickeln. Digitale Workflows können Kontakte selbstständig erstellen und formatieren und sie automatisch zur Genehmigung durch den Vorgesetzten weiterleiten. Tief integrierte Tools für elektronische Unterschriften machen die Suche nach handschriftlichen Unterschriften überflüssig. Ein gestraffter Workflow kann dann alle erforderlichen Formulare in einem Online-Speicher zur sicheren Aufbewahrung zusammenfassen.

Geschäftsprozessmanagement für Kundenbetreuungsteams

Problem: Der Kundensupport bestand früher aus einer einzigen Telefonleitung, über die ein Teammitglied von einer zentralen Stelle aus schnell Folgeaufgaben zuweisen konnte. Heute übermitteln Kunden ihre Serviceanfragen über Dutzende von Medien, wie Online-Chatbots und Social-Media-Plattformen wie Facebook und Twitter. Ohne einen leistungsfähigen Plan können Unternehmen schnell die Kontrolle über Serviceanfragen verlieren, was zu äußerst unzufriedenen Kunden führt.

BPM-Lösung: Mit den richtigen Prozessen können Sie Kundendienstanfragen aus verschiedenen Richtungen zusammenfassen und sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß bearbeitet werden. Sie können automatische Auslöser einrichten, um Fragen an die richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt von Support-Tickets einfach zu verfolgen.

Wie Business Progress Management BPM die Einhaltung von Vorschriften unterstützt

Problem: Viele Branchen haben tagtäglich mit staatlichen Stellen und Aufsichtsbehörden zu tun. Eine der unbeständigsten ist die Finanz- und Versicherungsbranche, die ständig mit den sich ändernden Finanzgesetzen und Sicherheitsvorschriften Schritt halten muss. Banregio wollte eine neue App implementieren, mit der Kunden ihre Anlagen einsehen und verwalten können, benötigte aber eine flexible Lösung, die sich leicht an die sich ändernden Vorschriften anpassen lässt.

BPM-Lösung: Mit ProcessMaker erstellte Banregio eine Online-App, um Kundeninvestitionen zu verwalten. Ohne Eingreifen der IT-Abteilung konnte das Verwaltungspersonal Low-Code-Formulare erstellen, mit denen die Daten automatisch durch die vorgeschriebenen Prüfungen geleitet wurden. Darüber hinaus hatten die Manager einen vollständigen Überblick über den Prozess und konnten die durchschnittlichen Antwortzeiten der Kunden schnell überwachen.

Auch Marketingabteilungen können Software zur Verwaltung des Geschäftsverlaufs nutzen

Problem: Im digitalen Zeitalter sind Marketingteams für die Erstellung und Verwaltung von Kampagnen auf einer nahezu unendlichen Liste von Plattformen verantwortlich. Von Videos über soziale Medien bis hin zu PPC-Werbung müssen Marketingexperten einen Spagat zwischen der Entwicklung von Inhalten und deren Freigabe bewältigen, wobei jede Plattform ihren eigenen Weg zur Freigabe hat.

BPM-Lösung: Automatisierte Genehmigungsworkflows sind eine ideale BPM-Lösung für Marketingteams. Viele Kampagnen erfordern eine Hierarchie von Überprüfungen, und die manuelle Überwachung des Prozesses einer Kampagne durch das System verlangsamt den Start. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich durch E-Mail-Fragen wühlen oder Abteilungsleitern nach feuchten Unterschriften hinterherlaufen musste. Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen kann eine Kampagne automatisch zur Überprüfung senden und sie nach Abschluss sofort an die nächste Führungskraft weiterleiten. Jeder hat vollen Einblick in den Prozess, so dass Sie keine wertvollen Kampagnen zwischen den Genehmigungsrissen verlieren.

Befähigung von Personalverantwortlichen mit Software für das Geschäftsprozessmanagement

Problem: Zwischen Bewerbern, Gesprächspartnern und denjenigen, die schließlich eingestellt werden, müssen die Personalverantwortlichen eine riesige Menge an Papierkram verwalten. Durch die Umstellung auf Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, wird der Personalabteilung die große Verantwortung übertragen, diese Dokumente aus der Ferne zu bearbeiten, was ihre administrativen Probleme vervielfacht.

BPM-Lösung: Mit den richtigen automatisierten Tools können Personalverantwortliche den Onboarding-Prozess effektiver verwalten. Sie können Benachrichtigungen darüber erhalten, wann sie Zoom- oder GoToMeeting-Termine mit neuen Mitarbeitern planen müssen, und automatisierte Workflows können Ressourcen und interne Berechtigungen digital weitergeben. Wenn sich Rollen plötzlich ändern - kein Problem: Die Personalabteilung kann den rollenbasierten Zugriff mit einem Mausklick übertragen oder anpassen.

Das durchschnittliche Unternehmen verliert jede Woche mehr als einen Tag durch überflüssige Arbeit und langwierige Verfahren. Wenn ein Unternehmen blind für seine eigenen Prozesse ist, gibt es keine Möglichkeit, den Output zu verwalten oder zu überwachen. Mit Hilfe von Geschäftsprozessmanagement und automatisierten Prozessen kann Ihr Unternehmen endlich aus zeitraubenden, umsatzmindernden Prozessen herauskommen und ein neues Produktivitätsniveau erreichen.