Arbeitnehmer verbringen einen unverhältnismäßig großen Teil ihrer Arbeitszeit mit Verwaltungsaufgaben, die nicht erfüllend und unproduktiv sind. Untersuchungen haben ergeben, dass Arbeitnehmer ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen, was die globale Dienstleistungsbranche jährlich mehr als 5 Billionen Dollar. Eine zunehmend wichtige Technologie, die Unternehmen dabei hilft, ihre Prozesse zu rationalisieren und zu automatisieren, ist eine Workflow-Engine.
Was ist eine Workflow-Engine?
Eine Workflow-Engine ist eine Softwareanwendung, die Unternehmen bei der Initiierung und Automatisierung von Aufgaben unterstützt. Sie verwaltet und überwacht die Aktivitäten Sie verwaltet und überwacht die Aktivitäten in einem Workflow und bestimmt auf der Grundlage vordefinierter Prozesse, zu welcher Aufgabe übergegangen werden soll. Sie ist in der Regel eine Schlüsselkomponente von Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen und hilft Unternehmen bei der Rationalisierung von Prozessen, indem sie Aufgaben zuweist und Daten sowohl an Mitarbeiter als auch an das Management übermittelt.
Vorteile einer Workflow-Engine
Eine Workflow-Engine bietet Unternehmen viele Vorteile, darunter:
- Gesteigerte Effizienz. Durch die Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren.
- Verstärkte Rechenschaftspflicht. Die Mitarbeiter können sehen, was sie zu tun haben und wann wichtige Fristen einzuhalten sind. Dies trägt auch zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit bei.
- Erhöhte Transparenz. Sowohl die Mitarbeiter als auch die Geschäftsleitung können alle Aktivitäten einsehen und sehen, wer für die Erledigung der einzelnen Aufgaben verantwortlich ist.
- Verbesserte Einhaltung der Vorschriften. Eine Workflow-Engine hilft Unternehmen, Prüfprotokolle zu führen, um die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern.
Typische Anwendungsfälle
Workflow-Engines sind in der Lage, viele Geschäftsprozesse zu rationalisieren. Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele für häufige Anwendungsfälle einer Workflow-Engine.
Mitarbeiter-Onboarding
Laut einer Untersuchung von Glassdoorist eine reibungslose Onboarding von Mitarbeitern Prozess die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 % und die Produktivität um mehr als 70 % steigern. Viele Unternehmen verlassen sich nach wie vor auf manuelle Onboarding-Prozesse, was zu einer fragmentierten und frustrierenden Mitarbeitererfahrung führt. Mit einer Workflow-Engine kann ein Unternehmen sicherstellen, dass jede Onboarding-Aufgabe reibungslos durchgeführt wird.
Die erste Aufgabe im Onboarding-Prozess kann beispielsweise darin bestehen, den Papierkram für einen neuen Mitarbeiter vorzubereiten. Sobald der zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung anzeigt, dass der Papierkram erledigt ist, kann die Workflow-Engine automatisch die IT-Abteilung benachrichtigen, um den Computerzugang zu gewähren. Auf diese Weise werden keine Schritte übersehen, und der Mitarbeiter hat alles, was er braucht, um loszulegen.
Genehmigungsverfahren
Manuelle Genehmigungsverfahren führen zu erheblichen direkten, indirekten und versteckten Kosten. Zum Beispiel, nach Angaben des Center for Advanced Procurement Strategy (CAPS)liegen die durchschnittlichen Kosten pro Bestellung je nach Branche und Marktsegment zwischen 50 und 1.000 Dollar.
Mit einer Workflow-Engine können Unternehmen Genehmigungsprozesse automatisieren und so Zeit und Geld sparen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter einen Kaufantrag einreicht, wird dieser automatisch an einen Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet. Nach der Unterzeichnung wird die Genehmigung an den Mitarbeiter zurückgeleitet. Der Mitarbeiter kann den Status der Anfrage leicht nachverfolgen, anstatt Zeit damit zu verbringen, den Vorgesetzten für eine Unterschrift zu finden.
Workflow Engine vs. Business Rules Engine
Ein wesentlicher Unterschied zwischen einer Workflow-Engine und einer Business Rules Engine betrifft ihre Funktionen. A Geschäftsregel-Engine (BRE) ist ein Softwareprogramm, das Entscheidungsprozesse auf der Grundlage einer vordefinierten Geschäftslogik ausführt. Eine BRE hilft also einer Organisation bei der Entscheidungsfindung, während eine Workflow-Engine einen Prozess durch die Zuweisung von Aufgaben Schritt für Schritt vorantreibt.
Ein weiterer wichtiger Unterschied ist das Ereignis, das die Engine auslöst. Ein BRE wird automatisch ausgelöst, wenn bestimmte Bedingungen oder Geschäftsregeln erfüllt sind, während eine Workflow-Engine in der Regel ausgelöst wird, wenn Mitarbeiter eine Aufgabe von einer Phase in eine andere verschieben. Da eine BRE einer Reihe von Geschäftsregeln folgt, ist sie in der Lage, komplexe Prozesse zu verarbeiten. Ein Workflow hingegen ist eine vereinfachte Methode, um Workflow-Aufgaben durch verschiedene Phasen voranzutreiben.
Workflow-Optimierung erreichen
Optimierung der Arbeitsabläufe beinhaltet die Straffung der Arbeitsabläufe Ihres Teams, damit es mit weniger Aufwand mehr erreichen kann. Eine Workflow-Engine spielt eine wichtige Rolle bei der Auslösung von Aufgaben, um sicherzustellen, dass die Prozesse weiterlaufen. Außerdem fördert sie die Zusammenarbeit, hilft bei der Beseitigung zeitraubender manueller Aufgaben und verbessert die Kontrolle durch das Management.
Mit der intelligenten Geschäftsprozessmanagement-Suite (iBPMS) von ProcessMaker können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe automatisieren und dabei sowohl menschliche als auch Systemaktionen in automatisierte Geschäftsprozesse einbinden.
