Les objectifs centraux de la gestion des processus métier (BPM)

Dans quelle mesure connaissez-vous vraiment les activités de votre entreprise ? D'après une récente enquête de Signavio, seulement 2% des organisations ont créé des modèles de tous leurs processus métier. Les 98 % restants, qui n'ont que des modèles partiels, voire aucun modèle de processus, se rendront compte qu'ils ont négligé des pertes de performance coûteuses.

La modélisation des processus n'est qu'un élément d'une initiative plus vaste qui sera essentielle pour obtenir un avantage concurrentiel dans la nouvelle décennie : la gestion des processus d'affaires (BPM).

Lorsque les entreprises adoptent rapidement des solutions disparates pour faire des économies sur les problèmes urgents du moment, des processus entiers perdent de leur agilité. Chaque activité du système commence à définir le succès des autres, qu'elle soit utile ou nécessaire.

BPM veut éliminer le gaspillage d'énergie dans votre organisation. En s'appuyant sur quelques objectifs fondamentaux, le BPM vous aide :

• Connaître les performances de votre processus
• Apprenez à en tirer le meilleur parti
• Changez pour vous rapprocher de votre objectif.

Pour rejoindre les 2 % d'organisations qui créent des flux de travail plus faciles à gérer, plus productifs et plus rentables, ces objectifs peuvent guider votre utilisation du BPM.

Centralisez vos données avec un logiciel BPM

Bien qu'elles soient plus connectées que jamais, les équipes des entreprises font souvent double emploi parce qu'elles ignorent qu'un autre service dispose déjà des données dont elles ont besoin.

Les départements répartis dans le monde entier laissent moins de 44 % des travailleurs savent où chercher l'information qui alimente leurs tâches quotidiennes.

Le BPM vise à réduire au minimum les informations redondantes et périmées pour aider vos équipes à s'organiser. Vos équipes auront les moyens de combler les lacunes et de reprendre le contrôle des informations, qu'elles concernent leurs clients ou l'organisation elle-même. Lorsque les données sont organisées et centralisées pour un rappel rapide, vos équipes sont plus rapides pour analyser, itérer et améliorer.

Partagez et consolidez vos données

Les données ne sont puissantes que si elles sont partageables. De nombreuses entreprises modernes n'ont malheureusement pas encore échappé aux pièges des silos de données isolés des départements, qui diminuent la puissance de leurs informations.

Les clients passent par de nombreux services différents, chacun utilisant ses propres bases de données, applications et autres systèmes. Les choses se compliquent lorsque les changements apportés dans un domaine ne sont pas automatiquement répercutés dans les autres.

• Par exemple, RingCentral a découvert que plus de 70 % des employés déclarent que le nombre de communications qu'ils doivent effectuer est devenu un défi important. Une mauvaise communication peut peser sur les entreprises mondiales qui partagent des rapports de performance à travers les langues et les cultures vers des centaines de sites à travers le monde.
• Au moment où les données sont transmises avec précision par le biais de courriels et d'heures de changement d'application, les informations peuvent être trop anciennes pour être utiles. Pire encore, de multiples versions du même rapport sont susceptibles d'être diffusées dans l'ensemble de l'organisation et de masquer davantage les "vraies" données.

Le BPM examine la manière dont les informations circulent au sein des services et entre eux, afin de repérer et de résoudre les problèmes.

Remplacer les processus manuels par une synchronisation des données automatisée et auto-entretenue peut permettre une prise de décision plus rapide et plus intelligente au sein de l'entreprise. Grâce à une vue centralisée des données, les employés peuvent collaborer en ayant la certitude que les données qu'ils voient sont la seule vérité.

Visualisez votre processus en cartographiant

Pour trouver les solutions idéales aux défauts de vos processus, le BPM a pour priorité de vous aider à voir exactement à quoi ressemblent vos processus. En cartographiant chaque étape, action et résultat dans des graphiques visuels, les équipes découvrent souvent qu'elles ont supposé à tort que certaines parties étaient essentielles ou inévitables.

Le BPM encourage vos équipes à reconsidérer les activités qui apportent réellement de la valeur à l'entreprise et aux clients.

Lacartographie des processus via des outils low-code avec des organigrammes par glisser-déposer permet à votre équipe de comprendre le "pourquoi" de chaque action. Une fois que votre équipe a couché sur le papier toutes ses actions inconscientes, elle peut couper ou réduire le gras pour que les opérations quotidiennes fonctionnent sans gaspillage.

De nombreuses organisations découvrent qu'elles sont capables de reformuler leurs processus répétitifs en modèles rationalisés et automatisés. L'automatisation leur permet de découvrir la véritable valeur du transfert de l'attention des employés d'un travail fastidieux vers la production d'informations à fort retour sur investissement.

Gouvernez vos politiques avec le BPM

La friction du changement peut retarder l'adoption de nouvelles méthodes par les employés. Sans voir l'impact plus large de leur changement, les employés trouvent naturellement le chemin de la moindre résistance et ralentissent la mise à niveau de vos processus.

Le BPM peut aider les équipes à suivre exactement où les politiques sont suivies et à s'assurer qu'elles sont appliquées. L'introduction d'une meilleure visibilité des processus via le BPM ouvre également les entreprises à une meilleure définition des objectifs - ainsi qu'à la définition de politiques qui s'alignent précisément sur ces objectifs.

Pour une gouvernance cohérente, vos politiques doivent avoir un sens pour le salarié. Les avantages évidents de faire les choses différemment devraient les inciter à changer pour leur propre bien et celui de l'entreprise dans son ensemble.

Si les lacunes des processus peuvent révéler vos véritables besoins, le fait de travailler à partir de ces besoins permet de clarifier les objectifs à chaque niveau organisationnel - de l'entreprise aux départements, en passant par les équipes internes et jusqu'à l'employé individuel. 

Recevoir des informations sur le processus

Bien entendu, aucune gestion des processus n'est complète sans une amélioration continue. La BPM est loin d'être une tâche unique. Il s'agit d'un changement complet de mentalité au sein de votre organisation. Un retour d'information contextuel instantané est essentiel pour un changement intelligent.

Sans une vision claire des idées de la ligne de front, la direction n'a pas la capacité d'affiner pour un meilleur résultat. Le BPM met l'accent sur l'observation et la mesure des processus pour des ajustements fiables. La priorité est de passer de solutions ad hoc à un changement intentionnel pour des décisions puissantes et avant-gardistes.

La gestion des processus d'entreprise ramène finalement la coordination au sein d'une organisation. Les entreprises constatent que lorsqu'elles peuvent y voir clair, leur résilience et leur agilité retrouvées les soulagent de la difficulté de naviguer dans un avenir inconnu.