Los objetivos centrales de la gestión de procesos empresariales (BPM)

¿Cómo de bien conoce usted las operaciones de su empresa? Según una encuesta reciente de Signavio, sólo el 2% de las organizaciones han creado modelos de todos sus procesos empresariales. El otro 98% de las organizaciones que tienen modelos parciales -o no tienen modelos de procesos- se darán cuenta de que están pasando por alto costosas pérdidas de rendimiento.

El modelado de los procesos es sólo una pieza de una iniciativa mayor que será esencial para obtener una ventaja competitiva en la nueva década: la gestión de procesos empresariales (BPM).

Cuando las empresas adoptan rápidamente soluciones de mosaico para ahorrar costes en los problemas actuales, los procesos completos pierden agilidad. Cada actividad del sistema empieza a definir el éxito del resto, independientemente de si es valiosa o necesaria.

BPM quiere eliminar el desperdicio de energía en su organización. Utilizando unos pocos objetivos básicos, BPM le ayuda:

• Conozca el rendimiento de su proceso
• Aprenda a sacarle más partido
• Haz el cambio para acercarte a donde quieres estar

Para unirse al 2% de organizaciones que crean flujos de trabajo más manejables, productivos y rentables, estos objetivos pueden guiar su uso de BPM.

Centralice sus datos con un software BPM

A pesar de estar más conectados que nunca, los equipos de la empresa a menudo duplican sus esfuerzos porque no son conscientes de que otro departamento ya tiene los datos que necesitan.

Los departamentos con distanciamiento global dejan menos del 44% de los trabajadores saben dónde buscar la información que alimenta sus tareas diarias.

El objetivo de BPM es minimizar la información duplicada y obsoleta para ayudar a sus equipos a organizarse. Sus equipos estarán capacitados para salvar las distancias y recuperar el control de la información, ya sea sobre sus clientes o sobre la propia organización. Cuando los datos están organizados y centralizados para una rápida recuperación, sus equipos son más rápidos para analizar, iterar y mejorar.

Comparta y consolide sus datos

Los datos sólo son potentes si se pueden compartir. Desgraciadamente, muchas empresas modernas aún no han superado los obstáculos que suponen los silos de datos aislados de los departamentos, que reducen la potencia de sus conocimientos.

Los clientes pasan por muchos departamentos diferentes, cada uno de los cuales utiliza sus propias bases de datos, aplicaciones y otros sistemas. Esto se complica cuando los cambios en un área no se trasladan automáticamente a otras.

• Por ejemplo, RingCentral descubrió que más del 70% de los empleados dicen que la cantidad de comunicaciones que deben realizar se ha convertido en un reto importante. La falta de comunicación puede lastrar a las empresas globales que comparten informes de rendimiento a través de idiomas y culturas a cientos de lugares en todo el mundo.
• En el momento en que los datos se transmiten con precisión a través de correos electrónicos y horas de cambio de aplicaciones, la información puede ser demasiado antigua para ser útil. Y lo que es peor, es probable que varias versiones del mismo informe lleguen a la organización y oscurezcan aún más los datos "verdaderos".

El BPM investiga cómo fluye la información dentro de los departamentos, y entre ellos, para detectar y resolver las desconexiones.

La sustitución de los procesos manuales por una sincronización de datos automatizada y autónoma puede contribuir a una toma de decisiones más rápida e inteligente dentro de la empresa. Combinado con una visión centralizada de los datos, los empleados pueden colaborar con la confianza de que los datos que están viendo son la única verdad.

Visualice su proceso mediante un mapa

Para encontrar las soluciones ideales para los defectos de sus procesos, BPM da prioridad a ayudarle a ver exactamente cómo son sus procesos. A medida que los equipos mapean cada paso, acción y resultado en gráficos visuales, muchos descubren que han asumido falsamente que ciertas partes son esenciales o inevitables.

El BPM anima a sus equipos a reconsiderar qué actividades aportan realmente valor a la empresa y a los clientes.

Elmapeo de procesos a través de herramientas de bajo código con diagramas de flujo de arrastrar y soltar ayuda a su equipo a analizar el "por qué" de cada acción. Una vez que el equipo pone por escrito todas sus acciones inconscientes, puede recortar o reducir la grasa para que las operaciones diarias funcionen de forma eficiente.

Muchas organizaciones descubren que son capaces de reformular sus procesos repetitivos en plantillas racionalizadas y automatizadas. La automatización les ayuda a descubrir el verdadero valor de trasladar la atención de los empleados del tedioso trabajo a la generación de información de alto rendimiento.

Gobierne sus políticas con BPM

La fricción del cambio puede retrasar la adopción de nuevos métodos por parte de los empleados. Sin ver el impacto más amplio de su cambio, los empleados encuentran de forma natural el camino de menor resistencia y ralentizan las actualizaciones de sus procesos.

El BPM puede ayudar a los equipos a hacer un seguimiento exacto del cumplimiento de las políticas y a garantizar su aplicación. La introducción de una mejor visibilidad de los procesos a través de BPM también abre a las empresas la posibilidad de establecer objetivos más sólidos, así como de establecer políticas que se ajusten con precisión a estos objetivos.

Para una gobernanza coherente, sus políticas deben tener sentido para el empleado. Los beneficios claros de hacer las cosas de manera diferente deben inspirar el cambio para su propio beneficio y el de la empresa en general.

Las lagunas en los procesos pueden revelar sus verdaderas necesidades, y trabajar a partir de ellas puede aclarar los objetivos en cada nivel de la organización, desde la empresa hasta los departamentos, pasando por los equipos internos y llegando hasta el empleado individual. 

Recibir información sobre el proceso

Por supuesto, ninguna gestión de procesos está completa si no se mejora continuamente. El BPM está lejos de ser una tarea única. Es todo un cambio de mentalidad dentro de su organización. La retroalimentación contextual instantánea es esencial para el cambio inteligente.

Sin una visión clara de la información de primera línea, la dirección carece de la capacidad de perfeccionamiento para mejorar los resultados. El BPM hace hincapié en observar y medir los procesos para realizar ajustes fiables. La prioridad es pasar de las soluciones ad hoc al cambio intencionado para tomar decisiones potentes y con visión de futuro.

La gestión de los procesos empresariales en última instancia, devuelve la coordinación a una organización. Las empresas descubren que, cuando pueden ver con claridad, su nueva capacidad de recuperación y agilidad eliminan la carga de navegar por un futuro desconocido.