Wie gut kennen Sie Ihre Geschäftsabläufe wirklich? Laut einer aktuellen Umfrage von Signavio kennen nur 2% der Unternehmen Modelle für alle ihre Geschäftsprozesse erstellt. Die anderen 98 % der Unternehmen, die nur teilweise oder gar keine Prozessmodelle haben, werden feststellen, dass sie kostspielige Leistungseinbußen übersehen.
Die Modellierung von Prozessen ist nur ein Teil einer größeren Initiative, die für einen Wettbewerbsvorteil im neuen Jahrzehnt unerlässlich sein wird: Geschäftsprozessmanagement (BPM).
Wenn Unternehmen schnell Flickschusterei betreiben, um bei den drängenden Problemen von heute Kosten zu sparen, verlieren ganze Prozesse an Beweglichkeit. Jede Aktivität im System beginnt, den Erfolg des Restes zu definieren, unabhängig davon, ob sie wertvoll oder notwendig ist.
BPM will die Energieverschwendung in Ihrem Unternehmen beseitigen. Mit einigen Kernzielen hilft BPM Ihnen dabei:
- Wissen, wie Ihr Prozess funktioniert
- Erfahren Sie, wie Sie mehr davon bekommen können
- Nehmen Sie eine Veränderung vor, um Ihrem Ziel näher zu kommen
Um zu den 2 % der Unternehmen zu gehören, die besser verwaltbare, produktivere und rentablere Arbeitsabläufe schaffen, können diese Ziele Ihre Nutzung von BPM leiten.
Zentralisieren Sie Ihre Daten mit einer BPM-Software
Obwohl Unternehmensteams heute besser vernetzt sind als je zuvor, leisten sie häufig Doppelarbeit, weil sie nicht wissen, dass eine andere Abteilung bereits über die benötigten Daten verfügt.
Global verteilte Abteilungen lassen weniger als 44 % der Mitarbeiter wissen nicht, wo sie die Informationen finden, die sie für ihre täglichen Aufgaben benötigen.
BPM zielt darauf ab, doppelte, veraltete Informationen zu minimieren und Ihren Teams zu helfen, sich zu organisieren. Ihre Teams werden in die Lage versetzt, die Lücken zu schließen und die Kontrolle über die Informationen wiederzuerlangen, sei es über ihre Kunden oder das Unternehmen selbst. Wenn die Daten organisiert und zentralisiert sind und schnell abgerufen werden können, sind Ihre Teams schneller in der Lage, zu analysieren, zu iterieren und zu verbessern.
Teilen und konsolidieren Sie Ihre Daten
Daten sind nur dann aussagekräftig, wenn sie gemeinsam genutzt werden können. Viele moderne Unternehmen müssen leider noch den Fallstricken isolierter Abteilungsdatensilos entkommen, die die Aussagekraft ihrer Erkenntnisse schmälern.
Kunden durchlaufen viele verschiedene Abteilungen, die jeweils ihre eigenen Datenbanken, Anwendungen und anderen Systeme verwenden. Das wird unübersichtlich, wenn sich Änderungen in einem Bereich nicht automatisch auf andere übertragen lassen.
- RingCentral hat zum Beispiel herausgefunden, dass über 70% der Angestellten sagen, dass der Umfang der Kommunikation zu einer großen Herausforderung geworden ist. Fehlkommunikation kann globale Unternehmen belasten, die Leistungsberichte über Sprachen und Kulturen hinweg an Hunderte von Standorten auf der ganzen Welt weitergeben.
- Bis die Daten über E-Mails und stundenlanges Umschalten zwischen Apps weitergegeben werden, sind die Erkenntnisse möglicherweise schon zu alt, um noch nützlich zu sein. Schlimmer noch: Wahrscheinlich gelangen mehrere Versionen desselben Berichts in die breitere Organisation und verschleiern die "wahren" Daten noch mehr.
BPM untersucht den Informationsfluss innerhalb der einzelnen Abteilungen - und abteilungsübergreifend -, um Störungen zu erkennen und zu beheben.
Das Ersetzen manueller Prozesse durch automatisierte, selbstverwaltete Datenabgleiche kann zu einer schnelleren und intelligenteren Entscheidungsfindung innerhalb des Unternehmens beitragen. In Kombination mit einer zentralen Sicht auf die Daten können die Mitarbeiter mit der Gewissheit zusammenarbeiten, dass die Daten, die sie sehen, die einzige Wahrheit sind.
Visualisieren Sie Ihren Prozess durch Kartierung
Um die idealen Lösungen für Ihre Prozessmängel zu finden, hilft Ihnen BPM in erster Linie dabei, genau zu sehen, wie Ihre Prozesse aussehen. Wenn Teams jeden Schritt, jede Aktion und jedes Ergebnis in visuellen Diagrammen abbilden, stellen viele fest, dass sie fälschlicherweise angenommen haben, bestimmte Teile seien wesentlich oder unvermeidlich.
BPM regt Ihre Teams dazu an, zu überdenken, welche Aktivitäten tatsächlich einen Wert für das Unternehmen und die Kunden darstellen.
Die Prozessabbildung mit Low-Code-Tools und Drag-and-Drop-Flussdiagrammen hilft Ihrem Team, das "Warum" hinter jeder Aktion zu verstehen. Sobald Ihr Team alle unbewussten Handlungen zu Papier gebracht hat, kann es Fett abbauen oder reduzieren, damit die täglichen Abläufe schlank bleiben.
Viele Unternehmen stellen fest, dass sie in der Lage sind, ihre sich wiederholenden Prozesse in rationalisierte, automatisierte Vorlagen umzuformulieren. Die Automatisierung hilft ihnen, den wahren Wert zu entdecken, indem sie den Fokus der Mitarbeiter von mühsamer Arbeit auf die Gewinnung von Erkenntnissen mit hohem ROI verlagern.
Steuern Sie Ihre Richtlinien mit BPM
Die Reibung des Wandels kann die Mitarbeiter davon abhalten, neue Methoden anzunehmen. Ohne die größeren Auswirkungen ihrer Veränderung zu sehen, suchen die Mitarbeiter natürlich den Weg des geringsten Widerstands und verlangsamen Ihre Prozessverbesserungen.
BPM kann Teams dabei helfen, genau zu verfolgen, wo Richtlinien befolgt werden und sicherzustellen, dass sie durchgesetzt werden. Die Einführung einer besseren Prozesstransparenz durch BPM ermöglicht Unternehmen auch eine stärkere Zielsetzung - und die Festlegung von Richtlinien, die genau auf diese Ziele abgestimmt sind.
Für eine konsequente Unternehmensführung müssen Ihre Maßnahmen für die Mitarbeiter Sinn machen. Die eindeutigen Vorteile, die sich aus einer anderen Vorgehensweise ergeben, sollten sie dazu anregen, sich zum eigenen Vorteil und zum Vorteil des gesamten Unternehmens zu verändern.
Wo Prozesslücken Ihre wahren Bedürfnisse aufdecken können, kann die Arbeit von diesen Bedürfnissen ausgehend die Ziele auf jeder Organisationsebene klären - vom gesamten Unternehmen über die Abteilungen und internen Teams bis hin zum einzelnen Mitarbeiter.
Erhalten Sie Prozess-Feedback
Natürlich ist kein Prozessmanagement vollständig, wenn es nicht ständig verbessert wird. BPM ist alles andere als eine einmalige Aufgabe. Es ist ein kompletter Bewusstseinswandel innerhalb Ihrer Organisation. Sofortiges kontextbezogenes Feedback ist für einen intelligenten Wandel unerlässlich.
Ohne einen klaren Überblick über die Erkenntnisse an der Frontlinie fehlt dem Management die Möglichkeit, die Prozesse zu optimieren, um ein besseres Ergebnis zu erzielen. BPM legt den Schwerpunkt auf die Beobachtung und Messung von Prozessen für zuverlässige Anpassungen. Die Priorität liegt darin, von Ad-hoc-Lösungen zu bewussten Veränderungen überzugehen, um leistungsfähige, vorausschauende Entscheidungen zu treffen.
Management von Geschäftsprozessen bringt letztlich die Koordination zurück in eine Organisation. Unternehmen stellen fest, dass ihre neu gewonnene Widerstandsfähigkeit und Agilität ihnen die Last abnimmt, in eine unbekannte Zukunft zu navigieren, wenn sie klar sehen können.
