Dans le contexte actuel de volatilité et d'incertitude des marchés, les entreprises du monde entier sont soumises à une pression sans précédent pour accroître leur efficacité opérationnelle. Dans le même temps, les services d'approvisionnement doivent relever le défi de la numérisation des processus complexes de la source au paiement, ce qui laisse peu de place à l'erreur. Face à ces défis complexes, les responsables des achats se tournent de plus en plus vers des logiciel d'exploration de processus pour transformer les performances de leurs organisations d'approvisionnement.
Dans cet article, nous passons en revue les opportunités offertes par l'exploration des processus, avec des définitions, des exemples et les meilleures pratiques que tous les CPO et responsables des achats doivent connaître.
Qu'est-ce que l'extraction par processus ?
L'exploration de processus est une technique d'extraction de données à partir des journaux d'événements des systèmes d'information afin de localiser, de surveiller et d'améliorer les processus d'affaires dans le monde réel. L'exploration de processus est une technique qui peut être utilisée pour localiser les goulots d'étranglement des processus. goulots d'étranglement ou les inefficacités des processus, fournir un aperçu de la façon dont les processus sont exécutés, et finalement améliorer la performance des processus d'affaires.
Exemple d'analyse de processus d'approvisionnement - ProcessMaker Process Intelligence
L'exploration de processus peut être considérée comme un outil automatique et avancé pour l'analyse des processus d'affaires. l'analyse des processus d'affaires. De cette manière, les organisations d'approvisionnement bénéficient de cinq domaines clés d'analyse et d'optimisation des processus :
- Découverte des processus - La découverte de processus est un processus qui consiste à identifier l'état réel de vos processus d'approvisionnement ou d'approvisionnement à la source.
- Cartographie des processus - définir et communiquer l'état souhaité des processus dans l'ensemble de l'organisation et avec les principales parties prenantes.
- Suivi des processus - assurer le suivi de la conformité à vos processus et étapes d'approbation convenus au sein des équipes ou de l'organisation.
- Réingénierie des processus - la refonte systématique des processus clés afin d'en accroître l'efficacité.
- Transformation numérique - Les processus d'approvisionnement sont souvent manuels et chronophages, L'exploration des processus peut être utilisée pour accélérer la numérisation ou la transformation numérique.
Comment fonctionne l'extraction minière
L'exploration de processus fonctionne en collectant des données à partir de journaux d'événements, qui sont essentiellement des empreintes numériques des activités réalisées dans le cadre d'un processus. Ces journaux sont généralement générés par des systèmes d'entreprise tels que les logiciels d'ERP ou d'approvisionnement. Une fois collectées, les données sont analysées à l'aide d'outils et de techniques d'exploration de processus spécialisés.
Le processus commence par découverte du processusoù le flux réel du processus est reconstruit à partir des données du journal des événements. Cela permet d'obtenir une représentation visuelle du processus, mettant en évidence la séquence des activités et leurs interdépendances. Suivant, vérification de la conformité compare le processus découvert avec le modèle de processus prévu afin d'identifier les écarts et les problèmes de non-conformité. Enfin, la vérification de la conformité amélioration du processus consiste à analyser le processus afin d'identifier les domaines à améliorer et les possibilités d'automatisation.
En utilisant ces techniques, les organisations d'approvisionnement peuvent acquérir une compréhension globale de leurs processus d'approvisionnement, découvrir les inefficacités et prendre des décisions fondées sur des données afin d'optimiser les performances.
Cas d'utilisation typiques de l'exploration de processus pour les marchés publics
Les processus de passation de marchés peuvent être parmi les plus complexes et les plus manuels des opérations commerciales. Ils impliquent généralement de nombreux services et de nombreuses étapes d'approbation entre les différentes parties prenantes. Les processus d'approvisionnement peuvent impliquer de grandes quantités de transactions où même des experts confirmés sont sujets à l'erreur humaine.
Chaque organisation d'achat aura des défis spécifiques à relever et des domaines à améliorer. Dans l'ensemble, les cas d'utilisation typiques de l'exploration de processus dans les achats sont les suivants :
- Identifier les goulets d'étranglement grâce à une visibilité du processus de bout en bout. En règle générale, 80 % des problèmes liés aux processus d'approvisionnement proviennent de 20 % des cas. Le problème est qu'il est difficile de résoudre les problèmes sans les mesurer au préalable.
- Harmoniser les processus entre les équipes et les unités opérationnelles. Une fois que vous avez dressé la carte de l'état réel de vos processus d'approvisionnement au sein des différentes équipes, vous pouvez comparer, harmoniser et aligner les processus sur la base des meilleures pratiques souhaitées.
- Réduire les délais d'exécution et la nécessité de mettre en place des processus de base. Réduire le besoin de travail manuel dans les bons de commande, par exemple en réduisant les demandes de texte libre ou les approbations nécessaires.
- Améliorer le niveau de numérisation et d'automatisation. Réduisez le temps consacré à l'examen manuel et à l'approbation, par exemple en augmentant les taux de commandes sans contact ou les approbations automatisées.
- Maximiser le fonds de roulement. L'exploration des processus peut être utilisée pour mesurer et harmoniser les conditions de paiement, en veillant à ce que les paiements soient effectués aux dates d'échéance optimales ou en négociant de meilleures conditions de paiement.
Exemple d'un processus d'achat-paiement
Prenons l'exemple d'une organisation d'approvisionnement qui cherche à optimiser son processus d'approvisionnement jusqu'au paiement. En appliquant l'exploration des processus, l'organisation peut collecter des données à partir des journaux d'événements pour analyser l'ensemble du processus, de la demande d'achat au paiement. Cette analyse peut révéler des goulets d'étranglement, tels que des retards dans l'approbation ou le traitement des paiements, et identifier les inefficacités qui doivent être corrigées.
Par exemple, l'analyse peut montrer qu'un temps important est consacré aux étapes d'approbation manuelle. En automatisant ces étapes, l'organisation peut réduire les délais et améliorer l'efficacité. En outre, l'intégration avec les systèmes des fournisseurs peut rationaliser la communication et améliorer encore le processus d'approvisionnement. Grâce à ces améliorations, l'organisation peut réduire les coûts, renforcer les relations avec les fournisseurs et améliorer les performances globales en matière d'approvisionnement.
Questions clés auxquelles l'exploration de processus peut répondre dans le cadre du P2P
Une fois l'analyse des processus appliquée à l'approvisionnement jusqu'au paiement, vous pouvez commencer à répondre aux questions clés qui ont un impact sur les performances de votre organisation. Ces questions peuvent être les suivantes
- Combien de temps faut-il pour traiter les demandes de marchés publics ?
- Quelle est la précision du traitement des commandes par les équipes ou les unités opérationnelles ?
- Quelles sont les étapes du processus permettant d'augmenter le délai d'exécution des achats ?
- Quels sont les domaines dans lesquels les achats doivent comporter davantage d'erreurs ou de retouches ?
- Dans quelle mesure votre organisation respecte-t-elle le modèle P2P convenu ?
- Quelle est la part de vos dépenses gérée par les achats ?
L'analyse de rentabilité de l'extraction de processus dans le domaine des marchés publics
Vous pouvez adopter un processus en cinq étapes pour élaborer un argumentaire crédible en faveur de l'extraction de processus dans le domaine des achats.
- Déterminer les domaines d'amélioration les plus importants. Analyser les données et mener des recherches pour trouver les domaines dans lesquels le processus d'achat doit être amélioré et où les étapes inutiles peuvent être éliminées.
- Calculer les économies de coûts. Décrivez les économies possibles en supprimant les processus manuels, en réduisant les dépenses et en rationalisant les opérations.
- Explorer d'autres avantages mesurables. Explorez d'autres mesures de performance qui peuvent être influencées, par exemple la réduction des délais, la suppression des retouches, le taux de paiement dans les délais, la réduction du nombre d'erreurs, la réduction des dépenses inconsidérées, etc.
- Estimer le coût total de possession et le retour sur investissement possible. Pour créer une analyse de rentabilité de l'exploration de processus, il faut déterminer le coût total de la mise en œuvre et le retour sur investissement (RSI) possible des changements de processus, y compris les économies de coûts et les autres avantages mesurables.
- Argumentez de manière réaliste et à long terme. Pour obtenir l'approbation, présentez à la direction et aux principales parties prenantes l'analyse de rentabilité de l'exploitation minière des procédés en termes d'avantages concrets et de délais réalistes.
Meilleures pratiques en matière d'exploration de processus pour les organisations d'approvisionnement
Avec une analyse de rentabilité efficace, vous avez pris un bon départ. Voici quelques bonnes pratiques pour vous assurer que vos initiatives d'extraction de processus auront un impact à long terme.
- Commencer par un objectif et une stratégie clairs. Avant de se lancer dans une initiative d'extraction de processus, il convient de définir une stratégie et de s'assurer que les objectifs du projet d'extraction de processus sont alignés sur les objectifs généraux de l'entreprise.
- Définir des critères de réussite clairs. Définir des moyens clairs et mesurables d'évaluer la réussite en fonction d'indicateurs qui présentent des avantages concrets pour l'entreprise.
- Identifier le logiciel le mieux adapté. Il existe plus de 30 solutions logicielles d'intelligence économique sur le marché - y compris l'exploration des processus, l'exploration des tâches et les solutions avancées d'intelligence économique. hybrides avancées. Explorez et identifiez les outils qui répondent à vos besoins par le biais d'une validation de principe ou d'un appel d'offres sur l'intelligence des processus.
- Inclure les parties prenantes concernées. Identifier et constituer l'équipe gagnante pour prendre en charge la mise en œuvre d'un processus d'exploitation minière au sein et en dehors de l'organisation des achats.
- Élaborer un programme de formation solide. N'oubliez pas que l'extraction de processus n'est pas une solution miracle et qu'elle nécessite l'apprentissage et la formation des principales parties prenantes.
- Viser des gains à long terme. L'extraction de processus peut apporter des avantages à court et à long terme, mais il s'agit rarement d'une solution ponctuelle. Établissez une feuille de route d'initiatives qui permettent d'obtenir des améliorations opérationnelles progressives.
Exemple d'utilisation de l'exploration de processus dans le processus de passation de marchés
L'exploration des processus est un outil qui permet d'améliorer les processus. Pour les équipes chargées des achats, trois types d'optimisations peuvent résulter de l'exploration et de l'analyse des processus à l'aide du cadre ESA :
L'exploration des processus d'approvisionnement peut améliorer l'efficacité et l'efficience en éliminant les étapes d'approbation inutiles, en normalisant les processus au sein des équipes et en automatisant les tâches répétitives grâce à la l'automatisation des processus robotiques (RPA).
Améliorer les processus de passation de marchés en s'appuyant sur le cadre ESA de ProcessMaker
Éliminer - la suppression des étapes d'approbation ou de contrôle des achats afin de rationaliser les principaux flux de travail.
Normaliser - aligner les différentes équipes sur le modèle P2P convenu, assurer le contrôle des risques et réduire les achats fantaisistes.
Automatiser - utiliser un logiciel d'automatisation des processus d'affaires (BPA) pour supprimer complètement l'intervention humaine dans les tâches répétitives de passation de marchés.
Limites de l'extraction de processus pour la passation de marchés
- Impossibilité d'évaluer le coût total du travail. Une équipe d'achat typique doit avoir accès à plus de 25 applications commerciales, rapports Excel, portails tiers et autres systèmes de données. L'exploration des processus ne donne pas une visibilité complète de l'effort manuel requis pour le traitement.
- Manque de données (de qualité). Comme les techniques d'exploration de processus dépendent des fichiers journaux d'événements, elles sont limitées aux données disponibles, de sorte qu'elles peuvent ne pas être en mesure de découvrir toutes les informations sur le processus d'approvisionnement se déroulant en dehors des systèmes de ressources de l'entreprise (ERP).
- Coût total de la mise en œuvre. Le Process Mining peut être coûteux à mettre en place, car il nécessite la collecte et le stockage de données sur une certaine période à partir de différents systèmes de sources de données - en outre, la maintenance des ressources de Process Mining augmente le coût total de possession.
- Les informations automatisées ne sont pas sans faille. L'exploration des processus n'est pas toujours en mesure de détecter les inefficacités des processus, de sorte qu'elle peut ne pas être en mesure d'identifier tous les problèmes potentiels.
- Manque d'agilité. La mise en place de solutions d'exploration de processus peut prendre beaucoup de temps au sein d'une organisation d'approvisionnement ou de nombreuses unités commerciales.
Envisager une alternative : l'intelligence hybride des processus
Si vous avez déjà utilisé le process mining ou si vous êtes encore en train de réfléchir à vos options, les solutions hybrides de intelligence des processus pourrait être une solution à envisager. Avec cette nouvelle méthode, vous disposez du niveau de détail du logiciel de task mining et de l'étendue de la couverture du logiciel de process mining. En outre, elle peut être mise en œuvre dix fois plus rapidement que la solution bien connue de l'exploration des processus.
