Alors que nous développons un lieu de travail de plus en plus numérique, il est essentiel de comprendre et d'utiliser les outils à notre disposition pour maximiser l'efficacité et la productivité.
L'une de ces technologies est l'Automated Process Discovery (APD), un vaste ensemble d'outils et de méthodes qui peuvent révolutionner le mode de fonctionnement des entreprises. Ces outils identifient, cartographient et analysent systématiquement les processus d'entreprise afin de fournir des informations cruciales pour les efforts d'amélioration et d'automatisation des processus. Voyons ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent et quels sont les meilleurs conseils pour commencer.
Qu'est-ce que la découverte automatisée des processus ?
La découverte automatisée des processus (DAP) est un vaste domaine de la gestion des processus d'entreprise qui couvre tous les outils ou méthodes d'automatisation qui vous aident à découvrir l'état "tel quel" des processus d'entreprise afin de les améliorer.
La découverte automatisée des processus permet d'améliorer un grand nombre des limites de la découverte manuelle des processus. Dans le passé, la découverte des processus d'entreprise était réalisée soit par l'observation directe du travail, soit par des ateliers de découverte des processus, soit par des entretiens avec les principales parties prenantes. Dans tous ces cas, il s'agissait d'un exercice qui prenait du temps, nécessitait des efforts considérables et aboutissait souvent à des conclusions subjectives ou erronées.
Aujourd'hui, il existe plus de 20 outils différents de découverte automatique des processus sur le marché. Parmi les outils APD les plus courants, on peut citer les logiciels d'exploration de processus, les outils d'exploration des tâchesles outils d'exploration des tâches et les outils d'analyse des processus auto-construits utilisant des plateformes d'intelligence économique.
Les outils APD utilisent souvent des algorithmes d'apprentissage automatique (ML) et d'exploration des processus (process mining). algorithmes d'exploration de processus pour identifier, analyser et visualiser les processus d'entreprise. Cette technologie trace et cartographie automatiquement les empreintes numériques laissées par les différentes activités au sein d'un système, créant ainsi une image précise et en temps réel des opérations de l'entreprise. Ces outils permettent non seulement d'identifier les processus, mais aussi de les optimiser en permanence en les analysant pour y apporter des améliorations.
Étapes clés de la découverte des processus qui peuvent être automatisées
La découverte des processus d'affaires peut être entièrement automatisée, ou vous pouvez utiliser l'automatisation dans des étapes clés du processus de découverte des processus. Voyons comment l'automatisation influe sur chaque étape de la découverte des processus.
Collecte des données
Les outils de découverte des processus, tels que les solutions d'exploration des processus ou des tâches, peuvent automatiser la collecte des données. Ces données peuvent provenir de diverses sources, notamment des journaux de système, des entretiens avec les employés et de l'observation directe. L'objectif est de collecter autant de données que possible sur les étapes de chaque processus, sur les personnes qui les exécutent et sur l'ordre dans lequel elles sont exécutées.
Les données collectées peuvent être documentées en détail et exportées sous forme de documents de définition de processus pour une analyse et une automatisation plus poussées.
Découverte de "processus en l'état"
Les outils APD peuvent exceller dans l'identification de l'état réel des processus en s'appuyant sur des données. Il peut s'agir de n'importe quel processus essentiel aux activités de votre entreprise, comme l'exécution des commandes, les interactions avec le service clientèle ou les processus de développement de produits. processus fantômes ou de flux de travail qui ne sont pas cartographiés ou documentés. Comprendre l'exécution des processus peut conduire à une meilleure gestion des risques en identifiant les vulnérabilités et en permettant une prise de décision basée sur les données.
Cartographie des processus
Une fois que vous avez extrait et collecté automatiquement les données du processus, l'étape suivante consiste à créer une représentation visuelle du processus. Bien qu'il soit possible de créer manuellement des cartes de processus et de suivre directement les visualisations, il existe de nombreuses solutions logicielles permettant de cartographier automatiquement les processus et les modèles de processus, qu'ils soient existants ou souhaitables. Ces visualisations peuvent aider les parties prenantes à comprendre le processus et à identifier les domaines à améliorer. La transparence des processus est essentielle pour optimiser les processus d'entreprise en fournissant une vue claire et sécurisée des efforts d'automatisation.
Contrôle de conformité
Après avoir cartographié le processus, il est important de le valider régulièrement pour maintenir la conformité avec le plan. Cela implique de partager la carte du processus avec les parties prenantes et les personnes qui exécutent le processus afin de s'assurer qu'elle représente fidèlement la réalité. La vérification automatisée de la conformité est une fonctionnalité courante dans de nombreuses solutions d'exploration des tâches et des processus.
Perspectives automatisées
La dernière étape de la découverte des processus consiste à utiliser les connaissances acquises pour améliorer le processus. Il peut s'agir de supprimer des étapes inutiles, d'automatiser des tâches manuelles ou de repenser entièrement le processus. Certaines solutions de process intelligence, comme Workfellow, offrent des analyses prescriptives et des informations automatisées dans le cadre de la découverte de processus.
Avantages de la découverte automatisée des processus
La découverte automatisée des processus met en évidence les avantages de la découverte des processus, notamment l'élimination de la nécessité d'une cartographie manuelle des processus, qui prend du temps et est sujette à l'erreur humaine. Grâce à l'automatisation, les entreprises peuvent se concentrer sur l'amélioration des processus plutôt que sur leur identification.
Comme toute tâche manuelle, la cartographie des processus est sujette à l'erreur humaine. APD réduit ce risque en capturant avec précision les processus au fur et à mesure qu'ils se déroulent, ce qui permet d'obtenir des données et des informations plus précises.
APD permet aux entreprises d'étendre facilement leurs efforts de découverte des processus. La croissance d'une entreprise s'accompagne de celle de ses processus. APD peut suivre cette croissance, en fournissant des cartes de processus constantes et précises, ainsi que des analyses de processus opportunes.
Cas d'utilisation de la découverte de processus par industrie
La découverte automatisée des processus est un outil polyvalent qui peut être utilisé dans divers secteurs pour optimiser les processus d'entreprise, améliorer l'efficacité et réduire les coûts opérationnels. Voici quelques exemples convaincants de la manière dont différents secteurs tirent parti de la découverte des processus :
Exemples et applications
L'évolution de la découverte de processus
La découverte des processus a considérablement évolué, passant d'efforts manuels à des solutions automatisées sophistiquées. Voici un bref aperçu de cette évolution :
Du manuel à l'automatisé
Comprendre les parties prenantes dans la découverte de processus
Les initiatives réussies de découverte des processus impliquent un large éventail de parties prenantes, chacune jouant un rôle essentiel dans l'alignement sur les objectifs de l'entreprise. Voici quelques-unes des principales parties prenantes et leurs responsabilités :
Rôles et responsabilités
Exemples d'outils de découverte des processus
Le domaine de la découverte automatisée des processus est vaste et vous pouvez trouver de nombreuses solutions pour différents types d'organisations, de processus d'entreprise et de cas d'utilisation clés.
Extraction minière
Les outils d'exploration des processus utilisent les journaux d'événements des systèmes d'information pour découvrir les processus. Ils fournissent une vue précise et objective des processus, mais nécessitent des données propres et complètes pour être efficaces. Les outils d'exploration de processus fournissent aux utilisateurs professionnels un niveau d'analyse approfondi pour l'amélioration des processus, couvrant souvent des milliers, voire des millions de variations de processus. Les outils de Process Mining peuvent être utilisés à la fois pour la découverte des processus et pour l'amélioration continue des processus d'entreprise.
Exploitation des tâches
L'exploration des tâches est une autre forme d'APD qui implique l'utilisation de la capture des tâches et de l'IA pour analyser les interactions des utilisateurs et découvrir les processus. Elle est utile pour les processus qui impliquent beaucoup d'interactions humaines et peut fournir des informations sur la manière dont les tâches sont exécutées. Les outils d'exploration des tâches sont particulièrement utiles pour trouver des processus automatisables, car ils identifient en détail les tâches manuelles effectuées dans les flux de travail, et peuvent identifier les inefficacités qui ne sont pas classées dans les journaux d'événements des systèmes informatiques.
Analyses de processus auto-construites
La troisième option pour automatiser la découverte des processus consiste à utiliser des algorithmes d'exploration des processus et la science des données pour créer vos propres tableaux de bord et modèles de découverte des processus au sein des plateformes de veille stratégique. Aujourd'hui, il existe de nombreuses bibliothèques open source, par exemple des algorithmes d'exploration de processus qui vous permettent de faire votre propre découverte de processus en utilisant des langages de programmation tels que Python et des outils de visualisation BI standard, tels que Tableau ou Power BI.
La nécessité d'un cadre de découverte des processus
Il existe aujourd'hui de nombreux moyens d'automatiser la découverte des processus d'entreprise. Il est important de se rappeler que la découverte n'est que le début de l'analyse des processus d'entreprise. Pour obtenir des résultats durables, l'optimisation des processus nécessite une analyse continue des données et une itération pour transformer les processus existants en modèles de processus plus efficaces ou en flux de travail automatisés.
Il est utile de tirer parti d'un cadre de découverte des processus pour clarifier et communiquer la manière dont la découverte des processus sert de rampe de lancement pour l'optimisation des processus et la transformation numérique. Avec un cadre et un modèle opérationnel clairs, la découverte des processus peut être une source d'avantage concurrentiel pour réaliser des économies, identifier les opportunités d'automatisation, mettre en œuvre des initiatives d'automatisation stratégiques pour améliorer l'efficacité, et normaliser les étapes clés des processus et les flux de travail. Construire un argumentaire en faveur de la découverte des processus ?
Découverte automatisée de processus Q&R
1. Qu'est-ce que la découverte des processus d'entreprise ?
La découverte des processus est l'acte de définir, de cartographier et de comprendre un processus d'entreprise. Il s'agit d'une première étape cruciale dans toute initiative d'amélioration des processus. La meilleure méthode de découverte des processus dépend des besoins et des ressources spécifiques d'une organisation. La découverte manuelle des processus peut être efficace pour les processus simples ou de petite taille, tandis que la découverte automatisée des processus est plus adaptée aux processus complexes ou de grande taille.
2. Pourquoi la découverte des processus est-elle importante ?
La découverte des processus est vitale pour les organisations car elle permet de comprendre clairement leurs processus d'entreprise, ce qui constitue la première étape vers l'amélioration des processus. Elle révèle la séquence réelle des tâches effectuées, identifie les personnes qui les exécutent et met au jour les inefficacités, les goulets d'étranglement et les zones de gaspillage ou de risque au sein d'un processus. Cette compréhension détaillée aide les organisations à rationaliser leurs opérations, à améliorer leur productivité et à réduire les erreurs, ce qui se traduit par une amélioration des performances et de la compétitivité. En outre, la découverte des processus constitue la base d'autres initiatives stratégiques telles que l'automatisation robotisée des processus (RPA) et la gestion des processus métier (BPM), ce qui en fait un élément essentiel du parcours de transformation numérique d'une organisation. En surveillant et en mettant à jour en permanence leurs cartes de processus, les organisations peuvent également s'assurer qu'elles s'adaptent à l'évolution des environnements commerciaux et qu'elles maintiennent leur efficacité opérationnelle.
3. Comment la découverte des processus contribue-t-elle à l'APR ?
La découverte des processus joue un rôle essentiel dans l'automatisation robotisée des processus (RPA) en fournissant une compréhension claire des tâches et des processus qui pourraient potentiellement être automatisés. Elle permet aux organisations de cartographier avec précision leurs processus métier, d'identifier les redondances, de repérer les goulets d'étranglement et d'observer les variations. Ce faisant, la découverte des processus aide à identifier les candidats à l'automatisation, jetant ainsi des bases solides pour les initiatives de RPA. En outre, les informations détaillées obtenues grâce à la découverte des processus guident la conception, la mise en œuvre et la maintenance des robots, en veillant à ce qu'ils puissent reproduire avec précision les tâches souhaitées. Il en résulte une automatisation plus efficace, une plus grande efficience, une réduction des erreurs et un meilleur retour sur investissement dans la technologie RPA.
4. Quels sont les exemples d'analyse automatisée des processus ?
Les méthodes automatisées de découverte des processus s'appuient sur la technologie pour tracer et cartographier automatiquement les processus d'entreprise, réduisant ainsi le temps et les efforts consacrés à la cartographie manuelle des processus. Un exemple est le Process Mining, qui utilise les journaux d'événements générés par les systèmes d'entreprise pour créer une carte visuelle détaillée d'un processus. Il identifie la séquence des tâches, leurs dépendances et leurs variations, fournissant ainsi une vue objective du processus basée sur des données factuelles. Un autre exemple est le Task Mining, qui applique l'IA et l'apprentissage automatique aux données d'interaction de l'utilisateur, telles que les enregistrements d'écran ou les frappes au clavier, pour cartographier les processus. Cette méthode est particulièrement utile pour les processus impliquant beaucoup d'interactions humaines. Les méthodes automatisées de découverte des processus offrent une approche plus précise, plus efficace et plus objective que les méthodes manuelles traditionnelles.
