L'intelligence des processus (IP) a changé la donne à l'ère de l'automatisation, en offrant aux entreprises des informations sans précédent sur leurs processus. Avec sa capacité à découvrir les inefficacités, à rationaliser les opérations et à stimuler la croissance, il n'est pas étonnant que les organisations investissent massivement dans les outils d'intelligence des processus.
Cependant, comme pour toute innovation, la mise en œuvre de l'intelligence des processus peut se heurter à certains obstacles. Qu'il s'agisse de la complexité des données ou des problèmes de sécurité, l'adoption réussie peut s'avérer délicate sans le logiciel et l'expertise appropriés. Mais ne vous inquiétez pas, chaque défi a une solution.
Dans ce blog, nous allons explorer ce qu'est l'intelligence des processus, comment elle fonctionne, les défis communs auxquels les organisations sont confrontées lorsqu'elles s'engagent dans l'intelligence des processus, et les moyens de les surmonter afin que vous puissiez exploiter pleinement la puissance de l'IP.
Qu'est-ce que la Process Intelligence ?
L'intelligence des processus est l'art et la science de l'analyse et de l'optimisation des processus d'entreprise. Elle fournit une vue à 360 degrés de la manière dont les tâches et les processus se déroulent, en identifiant les goulets d'étranglement, les retards et les inefficacités.
Contrairement à la cartographie traditionnelle des processus, l'IP est dynamique, axée sur les données et automatisée - elle ne s'appuie pas sur des diagrammes statiques ou des sentiments instinctifs. Au contraire, elle permet aux organisations de disposer d'informations exploitables pour prendre des décisions plus judicieuses en temps réel.
En visualisant chaque étape d'un processus et en le mesurant par rapport à des indicateurs clés, les entreprises peuvent comprendre précisément ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas).
Capture d'écran d'un processus avec étapes et variantes : Logiciel Process Intelligence de ProcessMaker
Comment fonctionne la Process Intelligence ?
La technologie de Process Intelligence capture des données à partir de divers systèmes que votre entreprise utilise déjà - CRM, ERP, outils de ressources humaines, etc. Pour que la collecte des données commence, il faut soit installer l'agent logiciel sur l'ordinateur, soit installer une extension sur le navigateur.
Une fois les données collectées, elles sont analysées à l'aide d'algorithmes avancés pour créer une représentation visuelle de vos flux de travail. Cette carte détaillée met en évidence les inefficacités et identifie les opportunités d'amélioration, en fournissant des recommandations personnalisées et exploitables.
Les outils d'IP modernes, tels que ProcessMaker, ne s'arrêtent pas aux enregistrements statiques. Ils s'intègrent de manière transparente à vos systèmes, remontent des données en temps réel et actualisent en permanence les informations afin que vous puissiez rester proactif. Des méthodes flexibles de capture de données, telles que les journaux d'événements génératifs, les interactions des utilisateurs à partir d'une interface graphique et les extensions de navigateur, garantissent l'exactitude et l'exhaustivité des processus, même les plus complexes.
Mais ce potentiel s'accompagne de défis indéniables. Voici comment les aborder de front.
Défis associés à l'IP (et comment les surmonter)
1. Gestion du changement
Le défi :
La mise en œuvre d'un logiciel inconnu suscite souvent des résistances. Les employés peuvent s'inquiéter de devoir s'adapter à de nouveaux outils, craindre de perturber leurs habitudes ou se méfier de l'installation sur leur ordinateur d'un logiciel qu'ils ne connaissent pas.
La solution :
Le changement ne doit pas être effrayant. ProcessMaker assure des transitions en douceur grâce à une documentation, un contenu et des ressources de formation complets. Des tutoriels d'intégration à l'assistance individuelle, les employés sont guidés à chaque étape du processus. Toutes les questions et préoccupations peuvent être traitées par nos assistants de réussite client avant ou pendant le déploiement. Cela permet à vos équipes d'avoir la confiance et la clarté dont elles ont besoin pour adopter pleinement le système. Lorsque les employés se sentent soutenus, ils s'épanouissent, et vos processus aussi.
2. Qualité des données
Le défi :
Des données de mauvaise qualité ou incomplètes peuvent conduire à des observations inexactes et à des décisions erronées. De nombreux outils d'IP s'appuient fortement sur les journaux d'événements, qui sont souvent peu nombreux ou indisponibles, ce qui laisse des lacunes dans l'analyse. Cela est particulièrement vrai pour les logiciels nuancés ou les systèmes hérités qui ne produisent pas de journaux d'événements. Certains outils d'IP peuvent également utiliser la technologie d'exploration des tâches pour collecter et analyser les données, mais comme elle nécessite l'enregistrement des interfaces utilisateur, il peut être très difficile de passer au crible de très grandes quantités de données et les résultats risquent de ne pas être très précis.
La solution :
L'outil PI de ProcessMaker redéfinit la collecte de données. Il recueille des données à partir de différentes sources, y compris les interfaces graphiques et les extensions de navigateur comme Chrome, et les rend accessibles sur tous les appareils et systèmes d'exploitation. En assurant une capture complète des données, ProcessMaker élimine les limites des outils PI traditionnels. Ainsi, quelle que soit la complexité de vos opérations, vous obtenez à chaque fois des informations pertinentes.
3. Complexité des processus
Le défi :
De nombreuses entreprises sont confrontées à des processus si complexes et multiformes que même les outils les plus avancés peinent à les cartographier et à les analyser avec précision. Cela peut se produire dans plusieurs cas de figure :
- Dans les équipes et les organisations plus importantes.
- Dans les processus très anciens et établis qui ont été modifiés ou changés à de nombreuses reprises au fil des ans, devenant si complexes et déroutants qu'il est difficile de les démêler.
- Dans les industries de niche qui n'ont pas de flux de travail standard.
- Dans les processus et les flux de travail comportant de nombreuses variantes, où le processus peut prendre des chemins différents à chaque fois en raison des nombreuses variables impliquées.
Certains outils d'intelligence des processus (IP) se concentrent sur l'analyse de tâches individuelles - comme la durée d'exécution d'une tâche ou d'un processus spécifique - tout en négligeant la vue d'ensemble et en s'enlisant dans les détails de ces processus complexes.
La solution :
Les méthodes de capture et d'analyse des données de ProcessMaker garantissent que des facteurs tels que la complexité du processus, la durée ou d'autres variables n'ont pas d'impact sur la précision des résultats du logiciel. Un agent logiciel installé sur l'ordinateur de l'utilisateur collecte des données sur les processus, les tâches et les activités directement à partir des interfaces utilisateur, en générant des journaux d'événements unifiés. Les divergences entre les points de données sont ainsi éliminées et les données sont prêtes à être analysées simultanément à l'aide d'algorithmes d'exploration des processus et des tâches afin de fournir des informations opérationnelles. La collecte des données est guidée par des règles prédéfinies par le client, de sorte que les données sont nettoyées et triées localement avant d'être envoyées dans le nuage.
Les méthodes de capture de données extrêmement flexibles de ProcessMaker s'adaptent aux flux de travail les plus sophistiqués sans nécessiter d'intervention manuelle. Qu'il s'agisse d'un simple pipeline d'approbation ou d'un workflow multi-départemental avec d'innombrables variables, le système fournit une cartographie et des informations précises.
4. L'évolutivité
Le défi :
Les organisations ont souvent du mal à faire évoluer les solutions PI au fur et à mesure que leurs équipes s'agrandissent ou que leurs processus s'étendent, ce qui fait que la technologie cède sous la pression.
La solution :
ProcessMaker a été conçu dans un souci d'évolutivité. Que vous ajoutiez des processus supplémentaires ou que vous étendiez vos opérations à plusieurs départements, la plateforme s'adapte de manière transparente. Grâce à des options d'implémentation évolutives, les enseignements et les meilleures pratiques tirés des projets pilotes peuvent être étendus à l'ensemble de l'organisation de manière efficace.
5. Sécurité et protection de la vie privée
Le défi :
L'une des questions et préoccupations qui se posent avant le déploiement d'initiatives de veille stratégique est la question de la confidentialité et de la sécurité. C'est tout à fait compréhensible si l'on considère que de nombreux utilisateurs appartiennent à des secteurs sensibles et qu'ils peuvent détenir des données sur leurs clients qu'ils doivent traiter avec précaution.
La solution :
Une fois que vous aurez compris comment ProcessMaker PI collecte et analyse les données, toute inquiétude disparaîtra rapidement. Des protocoles et des modèles de sécurité de haut niveau s'appliquent à la fois aux agents logiciels locaux et à l'extension du navigateur. Vous gardez un contrôle total sur les données collectées en sélectionnant les applications à inclure dans la collecte de données. Les données peuvent également être collectées au niveau de l'équipe afin de s'assurer que les données individuelles ne sont pas transférées vers la plateforme. L'approche de la collecte de données proposée par PI est donc intrinsèquement privée et sécurisée.
À partir des données collectées, PI génère des journaux d'événements enrichis qui sont nettoyés localement, ce qui est plus sûr que d'envoyer des données brutes directement dans le nuage - une méthode couramment utilisée par d'autres outils de découverte de processus. Des protocoles avancés de protection de la vie privée garantissent la conformité aux normes internationales, ce qui permet aux entreprises d'utiliser PI en toute confiance et en toute sécurité.
Exploiter tout le potentiel de l'intelligence des processus
La Process Intelligence est une technologie transformatrice qui aide les entreprises à avoir une transparence totale sur leurs opérations et leurs flux de travail, même les plus complexes. Malgré les défis perçus comme la gestion du changement, la qualité des données et l'évolutivité, les outils d'IP avancés comme ProcessMaker sont capables de surmonter ces défis.
Chez ProcessMaker, nous fournissons des solutions PI avancées conçues pour rationaliser les flux de travail, fournir des informations exploitables et soutenir la croissance, afin que la technologie soit à votre service, et non l'inverse.
