Prozessintelligenz (Process Intelligence, PI) hat sich im Zeitalter der Automatisierung als bahnbrechende Neuerung erwiesen, die Unternehmen einen noch nie dagewesenen Einblick in ihre Prozesse bietet. Angesichts der Fähigkeit, Ineffizienzen aufzudecken, Abläufe zu rationalisieren und das Wachstum zu fördern, ist es kein Wunder, dass Unternehmen massiv in PI-Tools investieren.
Wie jede Innovation kann jedoch auch die Implementierung von Prozessintelligenz mit gewissen Hürden verbunden sein. Von der Komplexität der Daten bis hin zu Sicherheitsbedenken - ohne die richtige Software und das entsprechende Fachwissen kann die erfolgreiche Einführung ein schwieriger Weg sein. Aber keine Sorge - für jede Herausforderung gibt es eine Lösung.
In diesem Blog erfahren Sie, was Prozessintelligenz ist, wie sie funktioniert, mit welchen Herausforderungen Unternehmen beim Einsatz von Prozessintelligenz häufig konfrontiert sind und wie Sie diese überwinden können, damit Sie die Vorteile von PI voll ausschöpfen können.
Was ist Prozessintelligenz?
Im Kern ist Process Intelligence die Kunst und Wissenschaft der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie bietet einen 360-Grad-Blick auf den Ablauf von Aufgaben und Prozessen und zeigt Engpässe, Verzögerungen und Ineffizienzen auf.
Im Gegensatz zum traditionellen Prozess-Mapping ist PI dynamisch, datengesteuert und automatisiert - es verlässt sich nicht auf statische Diagramme oder Bauchgefühl. Stattdessen bietet es Unternehmen umsetzbare Erkenntnisse, um in Echtzeit intelligentere Entscheidungen zu treffen.
Durch die Visualisierung jedes Prozessschrittes und die Messung anhand von Schlüsselkennzahlen können Unternehmen genau verstehen, was funktioniert (und was nicht).
Ein Bildschirmfoto eines Prozesses mit Schritten und Varianten: ProcessMaker's Process Intelligence Software
Wie funktioniert Process Intelligence?
Die Process-Intelligence-Technologie erfasst Daten aus verschiedenen Systemen, die Ihr Unternehmen bereits nutzt, z. B. CRM, ERP, HR-Tools usw. Um mit der Datenerfassung zu beginnen, muss man entweder den Software-Agenten auf seinem Computer installieren oder eine Erweiterung für den Browser installieren.
Sobald die Daten erfasst sind, werden sie mithilfe fortschrittlicher Algorithmen analysiert, um eine visuelle Darstellung Ihrer Arbeitsabläufe zu erstellen. Diese detaillierte Karte hebt Ineffizienzen hervor und zeigt Verbesserungsmöglichkeiten auf, indem sie maßgeschneiderte, umsetzbare Empfehlungen liefert.
Moderne PI-Tools wie ProcessMaker beschränken sich nicht auf statische Datensätze. Sie lassen sich nahtlos in Ihre Systeme integrieren, liefern Echtzeitdaten und aktualisieren kontinuierlich die Erkenntnisse, damit Sie proaktiv bleiben können. Flexible Datenerfassungsmethoden wie generative Ereignisprotokolle, Benutzerinteraktionen über eine grafische Benutzeroberfläche und Browsererweiterungen gewährleisten Genauigkeit und Vollständigkeit auch bei den komplexesten Prozessen.
Doch mit all diesem Potenzial kommen auch einige unbestreitbare Herausforderungen. Hier erfahren Sie, wie Sie diese am besten meistern.
Herausforderungen im Zusammenhang mit PI (und wie man sie überwindet)
1. Veränderungsmanagement
Die Herausforderung:
Die Einführung unbekannter Software stößt oft auf Widerstand. Die Mitarbeiter machen sich vielleicht Sorgen über die Anpassung an neue Tools, fürchten eine Unterbrechung der Routine oder scheuen sich, eine unbekannte Software auf ihren Computern zu installieren.
Die Lösung:
Veränderungen müssen nicht beängstigend sein. ProcessMaker sorgt mit umfassender Dokumentation, Inhalten und Schulungsressourcen für reibungslose Übergänge. Von Onboarding-Tutorials bis hin zum persönlichen Support werden die Mitarbeiter bei jedem Schritt begleitet. Alle Fragen und Bedenken können von unseren Kundenerfolgsassistenten vor oder während der Einführung beantwortet werden. So erhalten Ihre Teams das Vertrauen und die Klarheit, die sie brauchen, um das System vollständig zu übernehmen. Wenn sich Ihre Mitarbeiter unterstützt fühlen, sind sie erfolgreich - und damit auch Ihre Prozesse.
2. Datenqualität
Die Herausforderung:
Qualitativ minderwertige oder unvollständige Daten können zu ungenauen Erkenntnissen und fehlerhaften Entscheidungen führen. Viele PI-Tools stützen sich in hohem Maße auf Ereignisprotokolle, die oft nur spärlich oder gar nicht vorhanden sind, was zu Lücken in der Analyse führt. Dies gilt insbesondere für differenzierte Software oder Altsysteme, die keine Ereignisprotokolle erstellen. Einige PI-Tools verwenden auch Task-Mining-Technologien, um Daten zu sammeln und zu analysieren. Da dafür jedoch die Aufzeichnung von Benutzeroberflächen erforderlich ist, kann es sehr schwierig sein, extrem große Datenmengen zu sichten, was möglicherweise nicht zu den genauesten Ergebnissen führt.
Die Lösung:
Das PI-Tool von ProcessMaker definiert die Datenerfassung neu. Es sammelt Daten aus verschiedenen Quellen, einschließlich grafischer Benutzeroberflächen und Browser-Erweiterungen wie Chrome, und macht sie geräte- und betriebssystemübergreifend zugänglich. Durch die Gewährleistung einer umfassenden Datenerfassung beseitigt ProcessMaker die Einschränkungen herkömmlicher PI-Tools. Das bedeutet, dass Sie unabhängig von der Komplexität Ihrer Abläufe jederzeit aussagekräftige Erkenntnisse erhalten.
3. Komplexität der Prozesse
Die Herausforderung:
Viele Unternehmen sind mit so komplexen und vielschichtigen Prozessen konfrontiert, dass selbst fortschrittliche Tools Schwierigkeiten haben, diese genau abzubilden und zu analysieren. Dies kann in verschiedenen Szenarien auftreten:
- In größeren Teams und Organisationen.
- In sehr alten, etablierten Prozessen, die im Laufe der Jahre mehrfach modifiziert oder geändert wurden und so komplex und unübersichtlich geworden sind, dass sie nur noch schwer zu entwirren sind.
- In Nischenbranchen, in denen es keine Standard-Workflows gibt.
- Bei variantenreichen Prozessen und Abläufen, bei denen der Prozess aufgrund der vielen Variablen jedes Mal einen anderen Weg nehmen kann.
Einige Prozessintelligenz-Tools (PI) konzentrieren sich auf die Analyse einzelner Aufgaben - z. B. wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe oder einen Prozess abzuschließen - und übersehen dabei das Gesamtbild und bleiben in den Details dieser komplexen Prozesse stecken.
Die Lösung:
Die Datenerfassungs- und Analysemethoden von ProcessMaker stellen sicher, dass Faktoren wie Prozesskomplexität, Dauer oder andere Variablen keinen Einfluss auf die Genauigkeit der Softwareergebnisse haben. Ein Software-Agent, der auf dem Computer des Anwenders installiert ist, sammelt Prozess-, Aufgaben- und Geschäftsdaten direkt von den Benutzeroberflächen und erstellt einheitliche Ereignisprotokolle. Dadurch werden Diskrepanzen zwischen den Datenpunkten beseitigt, so dass die Daten für die Analyse durch gleichzeitige Verwendung von Prozess- und Task-Mining-Algorithmen bereit sind, um betriebliche Erkenntnisse zu liefern. Die Datenerfassung wird durch vordefinierte, vom Kunden festgelegte Regeln gesteuert, so dass die Daten lokal bereinigt und sortiert werden, bevor sie an die Cloud gesendet werden.
Die hochflexiblen Datenerfassungsmethoden von ProcessMaker passen sich selbst den anspruchsvollsten Arbeitsabläufen an, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Egal, ob es sich um eine einfache Genehmigungspipeline oder einen abteilungsübergreifenden Workflow mit unzähligen Variablen handelt, das System liefert präzise Zuordnungen und Erkenntnisse.
4. Skalierbarkeit
Die Herausforderung:
Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, PI-Lösungen zu skalieren, wenn ihre Teams wachsen oder ihre Prozesse sich ausweiten, so dass die Technologie unter dem Druck nachgibt.
Die Lösung:
ProcessMaker wurde im Hinblick auf Skalierbarkeit entwickelt. Ganz gleich, ob Sie weitere Prozesse hinzufügen oder den Betrieb über mehrere Abteilungen hinweg erweitern, die Plattform passt sich nahtlos an. Dank skalierbarer Implementierungsoptionen können die Erkenntnisse und bewährten Verfahren aus Pilotprojekten effizient auf das gesamte Unternehmen übertragen werden.
5. Sicherheit und Datenschutz
Die Herausforderung:
Eine der Fragen und Bedenken, die vor der Einführung von Process Intelligence-Initiativen aufkommen, ist die Frage des Datenschutzes und der Sicherheit. Das ist völlig verständlich, wenn man bedenkt, dass viele der Nutzer aus sensiblen Branchen kommen und möglicherweise Kundendaten haben, mit denen sie vorsichtig umgehen müssen.
Die Lösung:
Wenn Sie einmal verstanden haben, wie ProcessMaker PI Daten sammelt und analysiert, werden alle Bedenken schnell verschwinden. Sowohl für die lokalen Software-Agenten als auch für die Browser-Erweiterung gelten hochstandardisierte Protokolle und Sicherheitsmodelle. Sie behalten die volle Kontrolle darüber, welche Daten gesammelt werden, indem Sie auswählen, welche Anwendungen in die Datenerfassung einbezogen werden sollen. Die Daten können auch auf Teamebene gesammelt werden, um sicherzustellen, dass einzelne Daten nicht auf die Plattform gelangen. Die von PI angebotene Datenerfassung ist daher von Natur aus privat und sicher.
Aus den gesammelten Daten generiert PI angereicherte Ereignisprotokolle, die lokal bereinigt werden, was sicherer ist als das direkte Senden von Rohdaten in die Cloud - eine Methode, die häufig von anderen Prozesserkennungs-Tools verwendet wird. Fortschrittliche Datenschutzprotokolle gewährleisten die Einhaltung globaler Standards, so dass Unternehmen PI vertrauensvoll und sicher nutzen können.
Das volle Potenzial der Prozessintelligenz ausschöpfen
Prozessintelligenz ist eine transformative Technologie, die Unternehmen dabei hilft, vollständige Transparenz über ihre Geschäftsabläufe und Workflows zu erhalten, selbst über die komplexesten. Trotz der wahrgenommenen Herausforderungen wie Änderungsmanagement, Datenqualität und Skalierbarkeit sind fortschrittliche PI-Tools wie ProcessMaker in der Lage, diese Herausforderungen zu überwinden.
ProcessMaker bietet fortschrittliche PI-Lösungen, die Arbeitsabläufe rationalisieren, verwertbare Erkenntnisse liefern und das Wachstum unterstützen - damit die Technologie für Sie arbeitet und nicht umgekehrt.
