Comment l'éducation évolue grâce à l'hyperautomatisation

Les avantages de l'automatisation pour les établissements d'enseignement supérieur et les universités - efficacité, économies et voyage gagnant pour les étudiants - ont suscité une augmentation de l'appétit de l'enseignement supérieur pour les technologies automatisées. Les administrateurs sont sans cesse à la recherche de nouvelles possibilités d'automatisation, ce qui entraîne un changement d'état d'esprit ciblé connu sous le nom d'" hyperautomatisation ". hyperautomatisation.

L'hyperautomatisation, également connue sous le nom d'automatisation intelligente ou d'automatisation intelligente du traitement (IPA), va au-delà de la simple correction des processus manuels répétitifs. Au contraire, l'hyperautomatisation est l'infusion consciente et à grande échelle de la technologie d'automatisation dans chaque étape qui sous-tend les opérations du campus. Voici sept technologies à l'origine de cette évolution : 

• Traitement intelligent des documents (IDP)
• Automatisation des processus robotiques (RPA)
• Plateformes de gestion des processus métier (BPM) avec flux d'automatisation
• Plateformes d'intégration (iPaaS)
• Intelligence artificielle et apprentissage machine
• Outils de cartographie des processus
• Plateformes sans code ou à faible code

Qu'il s'agisse d'extraire des chiffres des demandes d'aide financière ou des caméras de classe qui permettent de savoir si les étudiants sont exaltés ou épuisés par les cours, l'hyperautomatisation aide les universités à traiter davantage de données et à les exploiter de manière inédite. L'hyperautomatisation peut libérer les éducateurs de la paperasse administrative fastidieuse et injecter dans le processus d'admission des informations qu'une équipe humaine n'aurait jamais pu recueillir. 

L'hyperautomatisation aide les écoles à mieux utiliser les données pour créer de nouvelles opportunités qui renforcent le pouvoir des enseignants et dynamisent l'expérience des étudiants.  

7 Technologies d'hyperautomatisation utilisées dans l'enseignement supérieur

Les systèmes obsolètes créent des murs invisibles entre les départements. Lorsque les plates-formes d'admission ne peuvent pas communiquer avec le logiciel d'aide financière, cela alourdit la charge de travail des employés, qui doivent faire le lien entre les deux. Les employés se chargent de tâches telles que le copier-coller de données entre deux applications logicielles, la transmission de formulaires pour signature, ou le déclenchement manuel d'actions telles que l'autorisation d'inscription à une classe une fois que l'étudiant a payé ses frais de scolarité. 

L'hyperautomatisation réduit la lourde charge administrative en supprimant la nécessité d'un pont humain entre les systèmes et permet aux technologies d'interagir librement les unes avec les autres.

Examinons quelques-unes des principales technologies d'hyperautomatisation qui soutiennent les changements radicaux dans la façon dont les universités sont gérées. 

Traitement intelligent des documents (IDP)

Le traitement intelligent des documents permet aux logiciels d'analyser et d'organiser le contenu non structuré. Ce type de contenu ne suit pas un modèle précis comme le font les documents structurés. Un exemple de contenu structuré est un formulaire de candidature qui contient toujours la date de naissance d'un étudiant dans le même champ fiable, au format 01/31/2003. Ce n'est pas le cas dans un courriel. La date de naissance d'un étudiant peut être enfouie quelque part dans un enchevêtrement de phrases, sous la forme "31 janvier 2003". L'IDP aide les ordinateurs à comprendre les informations qui existent de manière plus vague. 

Les universités utilisent le PDN pour "lire" le contenu non structuré comme les courriels, les images, les PDF et les documents numérisés. Les logiciels peuvent utiliser les données pour remplir des feuilles de calcul, valider des entrées, remplir des modèles ou prendre des décisions rapides dans des domaines tels que :

• Examen des relevés de notes des étudiants
• GPA qualifiant pour le statut d'athlète
• Évaluer les conditions d'admission
• Facturation
• Rapports de dépenses

Automatisation des procédés robotisés (RPA)

L'automatisation robotique des processus (RPA) est un maître dans l'application des règles. Elle peut parcourir des données structurées et suivre un ensemble de règles sur la façon de les traiter.

La concurrence accrue entre les étudiants entrants a poussé les universités à relever leurs normes, ce qui a entraîné une augmentation du nombre de points de données entrantes par étudiant. RPA peut extraire des données de candidature telles que la moyenne générale, les résultats aux tests et les activités parascolaires pour aider les professeurs à prendre des décisions. Pour certains établissements d'enseignement supérieur, la seule limite au nombre de candidatures qu'ils peuvent accepter est le nombre d'employés dont ils disposent pour les examiner. Ernst & Young estime qu'en utilisant la RPA pour les admissions, les collèges et les universités peuvent supporter une augmentation de 250 % du volume des candidatures. Où trouverez-vous l'APR dans l'enseignement supérieur ?

• Classer de manière autonome les demandes et les pièces jointes
• Évaluation des demandes d'aide financière
• Programmation des charges de cours
• Déterminer si les conditions d'obtention du diplôme sont remplies

Gestion des processus d'entreprise (BPM)

Les universités sont envahies par des processus manuels et basés sur le papier. Un rapport a révélé que les professeurs de l'enseignement supérieur consacrent 30 % de leur temps à des tâches sans rapport avec l'expérience de l'étudiant. Les tâches banales ne sont pas seulement pénibles à accomplir, elles limitent également le temps dont disposent les administrateurs pour se concentrer sur les besoins des étudiants.

Les flux de travail automatisés dissocient la faculté de ces tâches qui font perdre du temps, et les organisent en une séquence de tâches exécutées par des travailleurs numériques. Les formulaires ne languissent plus dans un dossier à faire sur le bureau de quelqu'un, mais existent sous forme numérique, de sorte qu'il est possible de les suivre tout au long de leur parcours d'approbation. Les grandes universités utilisent ProcessMaker pour l'automatisation des flux de travail pour aider à gérer des processus tels que :

• Développement du personnel
• Demandes d'aide financière
• Collecte de fonds pour les anciens élèves
• S'inscrire à des cours
• Marketing auprès des étudiants potentiels
• Évaluation des demandes d'ajout ou de retrait

Plateformes d'intégration

iPaaS est une suite de technologies qui permet de relier différents outils qui ne sont pas produits par les mêmes fournisseurs, comme un CRM, des outils de collecte de fonds ou des services financiers. Tout comme un traducteur aide deux personnes parlant des langues différentes à communiquer, les fournisseurs d'iPaaS aident à connecter des systèmes disjoints afin qu'ils puissent partager des données et effectuer des actions coordonnées. Par exemple, une application que les futurs étudiants peuvent utiliser pour planifier des entretiens avec des anciens élèves peut, grâce à l'iPaaS, se connecter à une nouvelle plate-forme qui ajoute des notes post-réunion à une application et aide à peser les résultats.

Intelligence artificielle et apprentissage automatique (ML)

Ces deux outils peuvent aider les éducateurs à prendre des décisions plus rapidement et à prendre en compte des informations qui seraient trop difficiles à évaluer par des humains. Le site Wall Street Journal met en lumière un département qui regorge d'opportunités pour l l'intelligence artificielleles admissions. Grâce à l'IA, les universités peuvent examiner des points de données qui existent en dehors d'une candidature. Les logiciels peuvent évaluer une variété de facteurs afin de mesurer l'intérêt réel d'un étudiant à fréquenter cette école.

Par exemple, les outils d'IA peuvent calculer le nombre de fois qu'un étudiant potentiel clique sur des liens par courrier électronique, la rapidité avec laquelle il répond à une invitation à un entretien en personne, ou s'il a répondu à une invitation à une soirée mais n'y est pas allé. Les modèles d'IA peuvent intégrer ces comportements plus nuancés dans le processus de candidature afin de mesurer la probabilité qu'un étudiant s'inscrive. 

Les modèles d'IA peuvent également proposer aux étudiants des horaires de cours et leur recommander des filières adaptées. Certains établissements d'enseignement supérieur utilisent l'IA pour prédire quels étudiants risquent d'abandonner leurs études et pourquoi, afin que les administrateurs puissent prendre des mesures correctives telles que des conseils ou une aide financière supplémentaire. 

Outils de cartographie des processus

Comprendre comment les données circulent dans votre université est l'une des pierres angulaires d'une stratégie d'hyperautomatisation efficace. Les outils de cartographie des processus aident les professeurs à comprendre le chemin que prennent les informations pour se rendre d'un point A à un point B, afin qu'ils puissent mettre en place des flux de travail plus efficaces, exempts de redondances et de goulets d'étranglement.

Plateformes sans code ou à faible code

Par le passé, l'élaboration d'un courriel de marketing vivant nécessitait des connaissances en codage HTML. Aujourd'hui, vous pouvez utiliser plateformes sans code et à faible code pour glisser et déposer des images, des vidéos et des blocs de texte en quelques clics. Ce concept est désormais un élément clé d'applications plus complexes, ce qui réduit la nécessité de recourir à des langages de programmation comme Java et PHP. Vous pouvez empiler des actions logicielles comme des blocs pour construire vos propres flux de paiement et chaînes d'approbation sans expérience avancée du codage.

• Statut vaccinal
• Collecter les affectations à distance
• Déployer des chatbots
• Outils de réservation d'équipements ou de salles d'étude
• Autoriser l'accès WiFi

L'hyperautomatisation est là pour rester

L'hyperautomatisation, ou automatisation intelligente des processus, est la prochaine évolution de l'automatisation. Ce changement d'état d'esprit encourage les enseignants de l'enseignement supérieur à devenir des éclaireurs assidus, constamment à la recherche de moyens permettant à l'automatisation d'améliorer les processus internes et de revitaliser le parcours de l'étudiant.