Cómo está cambiando la educación gracias a la hiperautomatización

Las ventajas de la automatización para los colegios y universidades -eficiencia, ahorro de costes y un viaje ganador de los estudiantes- han provocado un aumento del apetito de la enseñanza superior por la tecnología automatizada. Los administradores están a la búsqueda incesante de nuevas oportunidades de automatización, lo que impulsa un cambio de mentalidad específico conocido como hiperautomatización.

La hiperautomatización, también conocida como automatización inteligente o automatización inteligente de procesos (IPA), va más allá de la simple reparación de procesos manuales repetitivos. En su lugar, la hiperautomatización es la infusión consciente y a gran escala de tecnología de automatización en cada paso que sustenta las operaciones del campus. He aquí siete tecnologías que impulsan este cambio: 

• Procesamiento inteligente de documentos (IDP)
• Automatización robótica de procesos (RPA)
• Plataformas de gestión de procesos empresariales (BPM) con flujos de trabajo de automatización
• Plataformas de integración (iPaaS)
• Inteligencia artificial y aprendizaje automático
• Herramientas de mapeo de procesos
• Plataformas no/de bajo código

Tanto si se trata de extraer cifras de las solicitudes de ayuda financiera como de las cámaras de las aulas que miden si los estudiantes están eufóricos o agotados por el trabajo del curso, la hiperautomatización ayuda a las universidades a procesar más datos y a aprovecharlos de formas nuevas y convincentes. La hiperautomatización puede liberar a los educadores del pesado papeleo administrativo e inyectar en el proceso de admisión una información que un equipo de humanos nunca tendría la capacidad de recopilar. 

En esencia, la hiperautomatización ayuda a los centros educativos a utilizar mejor los datos para crear nuevas oportunidades que potencien al profesorado y dinamicen la experiencia de los estudiantes.  

7 Tecnologías de hiperautomatización utilizadas en la enseñanza superior

Los sistemas anticuados crean muros invisibles entre los departamentos. Cuando las plataformas de admisión no pueden comunicarse con el software de ayuda financiera, se acumula el trabajo para los humanos, que tienen que servir de conexión entre ambos. Los empleados se encargan de tareas como copiar y pegar datos entre dos aplicaciones de software, entregar formularios de un lado a otro para que los firmen, o activar manualmente acciones como permitir la inscripción en las clases una vez que el estudiante paga la matrícula. 

La hiperautomatización reduce la pesada carga administrativa al suprimir la necesidad de un puente humano entre sistemas y permite que las tecnologías interactúen libremente entre sí.

Exploremos algunas de las principales tecnologías de hiperautomatización que apoyan los cambios radicales en la gestión de las universidades. 

Procesamiento inteligente de documentos (IDP)

El procesamiento inteligente de documentos permite al software analizar y organizar contenidos no estructurados. Este tipo de contenido no sigue una plantilla precisa como los documentos estructurados. Un ejemplo de contenido estructurado es un formulario de solicitud que siempre contiene la fecha de nacimiento de un estudiante en el mismo campo fiable, con el formato 31/01/2003. No ocurre lo mismo en un correo electrónico. La fecha de nacimiento de un estudiante puede estar enterrada en algún lugar de una maraña de frases, escrita como 31 de enero de 2003. IDP ayuda a los ordenadores a comprender la información que existe de forma más imprecisa. 

Las universidades utilizan el IDP para "leer" contenidos no estructurados como correos electrónicos, imágenes, PDF y documentos escaneados. El software puede utilizar los datos para rellenar hojas de cálculo, validar entradas, rellenar plantillas o tomar decisiones rápidas en áreas como:

• Revisión de los expedientes académicos de los estudiantes
• Calificación de la nota media de los deportistas
• Evaluación de los requisitos de admisión
• Facturación
• Informes de gastos

Automatización de Procesos Robóticos (RPA)

La automatización de procesos robóticos (RPA) es un maestro del seguimiento de reglas. Es capaz de analizar datos estructurados y seguir un conjunto de reglas sobre cómo manejarlos.

El aumento de la competencia entre los estudiantes entrantes ha presionado a las universidades para que aumenten los niveles de exigencia, lo que se traduce en más puntos de datos entrantes por estudiante. RPA puede extraer datos de las solicitudes, como el promedio de notas, las puntuaciones de los exámenes y las actividades extracurriculares, para ayudar al profesorado en la toma de decisiones. Para algunas instituciones de enseñanza superior, el único límite al número de solicitudes que pueden aceptar es el número de empleados que tienen a mano para revisarlas. Ernst & Young estima que al utilizar la RPA en las admisiones, las universidades pueden soportar un 250% de aumento en el volumen de solicitudes. ¿Dónde más encontrará RPA en la educación superior?

• Presentación autónoma de solicitudes y anexos
• Evaluación de las solicitudes de ayuda financiera
• Programación de la carga lectiva
• Determinar si se cumplen los requisitos de graduación

Gestión de Procesos Empresariales (BPM)

Las universidades están repletas de procesos manuales basados en el papel. Un informe reveló que el profesorado de la enseñanza superior dedica el 30% de su tiempo a trabajo no relacionado con la experiencia del estudiante. Las tareas rutinarias no sólo son una molestia, sino que también limitan el tiempo de que disponen los administradores para centrarse en las necesidades de los estudiantes.

Los flujos de trabajo automatizados desvinculan al profesorado de estas tareas que consumen tiempo y las organizan en una secuencia de tareas realizadas por trabajadores digitales. Los formularios ya no languidecen en la carpeta de tareas pendientes de la mesa de alguien, sino que existen en formato digital, de modo que se puede hacer un seguimiento completo a lo largo de todo el proceso de aprobación. Las principales universidades utilizan ProcessMaker para la automatización del flujo de trabajo para ayudar a gestionar procesos como:

• Desarrollo del personal
• Solicitudes de ayuda financiera
• Recaudación de fondos de los alumnos
• Inscripción en las clases
• Marketing para futuros estudiantes
• Evaluación de las solicitudes de alta/baja

Plataformas de integración

iPaaS es un conjunto de tecnologías que conectan varias herramientas no producidas por los mismos proveedores: como un CRM, herramientas de recaudación de fondos o servicios financieros. Al igual que un traductor ayuda a comunicarse a dos personas que hablan idiomas diferentes, los proveedores de iPaaS ayudan a conectar sistemas inconexos para que puedan compartir datos y realizar acciones coordinadas. Por ejemplo, una aplicación que los futuros estudiantes pueden utilizar para programar entrevistas con ex alumnos, utilizando iPaaS, puede conectarse con una nueva plataforma que añade notas posteriores a la reunión a una aplicación y ayuda a ponderar los resultados.

Inteligencia artificial y aprendizaje automático (ML)

Estas dos herramientas pueden ayudar a los educadores a tomar decisiones más rápidamente y a tener en cuenta información que sería demasiado exigente para los humanos. El Wall Street Journal destaca un departamento en el que florecen las oportunidades de la inteligencia artificial: las admisiones. Gracias a la IA, las universidades pueden examinar puntos de datos que existen fuera de una solicitud. El software puede evaluar una serie de factores para sopesar el interés genuino de un estudiante por asistir a esa escuela.

Por ejemplo, las herramientas de IA pueden calcular cuántas veces un posible estudiante hace clic en los enlaces de correo electrónico, la rapidez con la que responde a una invitación a una entrevista en persona o si ha confirmado su asistencia a una reunión pero no ha acudido. Los modelos de IA pueden infundir en el proceso de solicitud estos comportamientos más matizados para medir la probabilidad de que un estudiante se matricule. 

Los modelos de IA también pueden proponer a los estudiantes programas de estudios y recomendarles carreras adecuadas. Algunas universidades utilizan la IA para predecir qué estudiantes podrían abandonar los estudios y por qué, de modo que los administradores puedan intervenir con medidas correctivas como asesoramiento o ayudas financieras adicionales. 

Herramientas de mapeo de procesos

Comprender cómo fluyen los datos en su universidad es una de las piedras angulares de una estrategia eficaz de hiperautomatización. Las herramientas de mapeo de procesos ayudan al profesorado a entender la ruta que sigue la información para ir del punto A al punto B, de modo que puedan crear flujos de trabajo más eficaces, libres de redundancias y cuellos de botella.

Plataformas no/de bajo código

En el pasado, la elaboración de un correo electrónico de marketing animado solía requerir una habilidad para la codificación HTML. Ahora, puede utilizar plataformas sin y de bajo código para arrastrar y soltar imágenes, vídeos y bloques de texto con unos pocos clics. El concepto es ahora una parte clave de las aplicaciones más complejas, reduciendo la necesidad de lenguajes de programación como Java y PHP. Puede apilar acciones de software como bloques para construir sus propios flujos de trabajo de pago y cadenas de aprobación sin necesidad de tener experiencia en codificación avanzada.

• Estado de la vacunación
• Recoger las asignaciones a distancia
• Despliegue de chatbots
• Herramientas de reserva de equipos o salas de estudio
• Autorizar el acceso al WiFi

La hiperautomatización ha llegado para quedarse

La hiperautomatización, o automatización inteligente de procesos, es la próxima evolución de la automatización. El cambio de mentalidad anima al profesorado de la enseñanza superior a convertirse en exploradores diligentes, en constante búsqueda de formas en que la automatización pueda mejorar los procesos internos y revitalizar el viaje del estudiante.