Hyperproductivité ou hyperautomatisation : Quelle est la différence ?

Une nouvelle arme secrète est apparue pour s'assurer que vous tirez le meilleur parti de vos initiatives d'hyperautomatisation : L'hyper-productivité. Au lieu de lancer des fléchettes à l'infini dans l'espoir d'une victoire de l'automatisation, l'hyperproductivité veille à ce que chaque tir soit ciblé.

En utilisant les deux ensemble, vos initiatives d'automatisation se concentrent sur la collaboration, l'efficacité et la réduction des coûts, en éliminant le temps passé sur les processus manuels. Cette combinaison de mentalités fonctionne. Gartner prévoit que cette stratégie peut réduire les coûts opérationnels de 30 % pour les organisations qui s'engagent dans cette voie.

Qu'est-ce que l'hyperproductivité ?

Dans nos vies personnelles, nous sommes constamment aux prises avec le temps, essayant de grappiller quelques grammes supplémentaires de productivité chaque fois que c'est possible. Vous pouvez planifier vos repas en début de semaine, essayer Pomodoro ou vous réveiller une heure plus tôt.

L'hyperproductivité nous invite à envisager l'automatisation des processus d'entreprise de la même manière : comment pouvons-nous mieux organiser toutes ces tâches isolées afin qu'elles fonctionnent ensemble de manière plus transparente ?

Après tout, dans le monde des affaires, peu de tâches fonctionnent en vase clos. L'hyperproductivité encourage à élargir le champ d'action : il s'agit de trouver des chevauchements entre les tâches et les services, autant d'occasions souvent négligées d'accroître la collaboration.

Outils de collaboration

Les flux de travail désorganisés entraînent des suivis inutiles et des journées entières de chasse à l'aiguille dans une botte de foin pour retrouver des informations perdues. L'hyperproductivité est une question de connexion :

• Chacun dispose d'informations correctes à portée de main
• Des vues simples sur les responsabilités et l'avancement des tâches
• Tous les membres de l'équipe, quelles que soient leurs compétences techniques, peuvent participer à l'élaboration des processus.
• Réduire les modifications non souhaitées en limitant les modifications aux utilisateurs autorisés
• Édition simultanée de documents et de processus de travail
• Une version unique et actualisée des documents essentiels circule grâce à des processus automatisés.
• Suivi de l'activité pour que les utilisateurs puissent suivre les modifications

Selon certaines études, une collaboration efficace peut augmenter de 50 % le rendement sur le lieu de travail. Les outils de collaboration permettent à votre technologie de faire partie intégrante de l'équipe.

Optimisation du flux de travail

La cartographie des flux de travail comporte deux volets. Il ne s'agit pas seulement de savoir quelles tâches inclure, mais l'ordre des tâches est tout aussi crucial.

Au fur et à mesure que la complexité de votre organisation s'accroît, il est facile pour les flux de travail de s'alourdir. Le cri de guerre de l'hyperproductivité est la simplicité. Surveillez continuellement les tâches et la façon dont elles sont liées aux autres afin de maintenir le cheminement le plus fluide possible.

Automatisation des tâches répétitives

McKinsey estime que 30 % des activités dans 60 % des emplois peuvent être automatisées. Les tâches répétitives sont un domaine de prédilection pour le marquage technologique.

Votre point de départ est constitué par les tâches de saisie de données, les copier-coller et le transfert d'informations entre bases de données. En éliminant les tâches banales qui perturbent la concentration, votre équipe dispose de plus d'énergie pour faire preuve de créativité dans les domaines les plus importants.

Cette stratégie ne se limite pas à faire gagner du temps à votre organisation et à réduire les coûts par tâche. En supprimant les tâches routinières, vous pouvez faire en sorte que les employés les plus performants se concentrent sur des tâches plus gratifiantes - le Saint Graal d'un travail utile. C'est un moyen imbattable de réduire le taux d'attrition et de conserver les meilleurs talents à long terme.

L'automatisation est l'une des flèches du carquois de l'hyperproductivité, mais il ne faut pas perdre de vue les tâches manuelles et humaines. Comprendre comment les gens ont besoin de communiquer, de partager des informations ou de réfléchir ensemble est tout aussi puissant.

Qu'est-ce que l'hyper-automatisation ?

L'hyperautomatisation utilise la technologie automatisée pour favoriser la collaboration et l'optimisation tout en éliminant la répétition, en améliorant l'efficacité et en augmentant la productivité. Sans surprise, 7 chefs d'entreprise sur 10 s'accordent à dire que l'hyperautomatisation jouera un rôle influent dans l'avenir de l'entreprise. Voici pourquoi les entreprises développent leurs capacités d'automatisation.

Ses outils technologiques devraient permettre d'accroître les bénéfices de près de 40 % d'ici à 2035.

7 entreprises sur 10 exploitent déjà leurs atouts pour automatiser au moins un processus vital

Réduire les coûts, comme cette société pétrolière et gazière qui a réduit ses coûts d'entreposage d'un million de dollars grâce à l'hyperautomatisation.

Quelles sont donc les technologies qui suscitent un intérêt sans précédent pour l'hyperautomatisation ?

Automatisation des processus robotisés

L'automatisation des processus robotiques (RPA) revient à disposer d'une armée d'assistants virtuels à votre disposition. La responsabilité des tâches répétitives et basées sur des règles est transférée de l'homme au logiciel. La saisie de données lourdes, le remplissage de formulaires et l'alimentation de feuilles de calcul deviennent des tâches effectuées en arrière-plan, tandis que le personnel peut se consacrer à d'autres tâches. Les robots RPA sont obsédés par les règles, et toute tâche qui s'accompagne d'un ensemble d'instructions étape par étape est leur terrain de prédilection.

Au lieu de copier quotidiennement les informations contenues dans les courriels dans un système de gestion de la relation client, les humains peuvent faire ce qu'ils font le mieux : cultiver les relations avec les clients et les clients importants, synthétiser des informations sans rapport les unes avec les autres pour en faire de toutes nouvelles idées de sensibilisation, ou résoudre des problèmes nuancés nécessitant une approche personnalisée.

Traitement intelligent des documents (IDP)

Le traitement intelligent des documents est la meilleure alternative à l'automatisation des processus robotisés. Au lieu de se limiter aux données structurées, l'IDP peut accélérer l'automatisation du flux de travail en passant au crible les données non structurées. La reconnaissance optique de caractères (OCR) est l'une des technologies qui composent l'IDP.

IA et apprentissage automatique

Alors que la RPA aime suivre des routines strictes, l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique ajoutent une dose de raisonnement.

• Apprentissage machine (ML): Dans la programmation traditionnelle, les humains écrivent des règles explicites que l'ordinateur doit suivre. Par exemple, un robot RPA déplacera tout ce qui se trouve dans le champ "prénom" d'une application vers la colonne B d'une feuille de calcul. En revanche, dans le cadre de l'apprentissage automatique, les ordinateurs apprennent à partir de modèles de données. Les outils d'apprentissage automatique peuvent passer au crible un vaste ensemble de données afin d'identifier des schémas, des anomalies et de faire des prédictions, sans qu'on leur donne d'instructions explicites.
• L'intelligence artificielle (IA): L'IA ne se contente pas d'automatiser une tâche ; elle peut améliorer les performances. L'IA peut évaluer une situation - qu'il s'agisse des commentaires des clients ou de la rue - et déterminer si les clients ont été satisfaits ou déçus et si l'obstacle perçu sur la route est une personne ou une ombre. Chaque fois qu'elle prend une décision, elle s'améliore, ce qui fait d'elle un apprenant permanent qui peut aller bien au-delà des tâches basées sur des règles.
• Traitement du langage naturel (NLP): Cette technologie améliore l'IA et l'apprentissage automatique grâce à sa facilité d'utilisation. La capacité de traiter le langage naturel facilite grandement la conception des processus, rationalisant ainsi le processus global pour les utilisateurs professionnels.

Combinées, l'IA et l'apprentissage automatique n'invitent pas seulement à une nouvelle race d'idées et d'opportunités, mais elles aident aussi les organisations à gagner du temps. Parmi les professionnels de l'informatique du monde entier, 30 % déclarent que la technologie se révèle être un champion du gain de temps.

Intégration des technologies

Il ne s'agit pas simplement de colmater toutes les fuites avec un produit SaaS automatisé. L'hyperautomatisation nécessite un regard stratégique pour trouver la technologie la mieux adaptée à chaque problème. Mais le succès réside dans l'intégration : réunir tous les flux de travail sous une seule et même tente. Comme un chef de file, vous devez être conscient de chaque processus et toujours chercher à améliorer les performances et l'efficacité.

Différences clés entre l'hyperproductivité et l'hyperautomatisation

L'automatisation n'est qu'une méthode parmi d'autres pour stimuler la productivité. Cependant, tous les logiciels d'automatisation intelligente des processus ne sont pas égaux.

De nombreuses routines "si ceci, alors cela" vivent dans le vide. Par exemple, une équipe de vente peut utiliser l'automatisation des documents pour remplir les contrats avec les détails du client, mais il n'y a pas de tâche pour informer la comptabilité des changements de facturation. Selon une estimation, les organisations bricolent avec plus de 200 applications, dont beaucoup sont spécifiques à un département sans gouvernance générale.

Différentes versions de documents passent par des programmes distincts et des tâches redondantes sont exécutées en parallèle, sans qu'il n'y ait une seule source de vérité. Par ailleurs, 60 % des employés admettent utiliser leurs applications préférées (non autorisées par le service informatique) pour échanger des informations et partager des documents avec leurs collègues.

L'hyperproductivité exige une volonté d'explorer de nouvelles idées pour résoudre les problèmes de l'entreprise. Mais il ne s'agit pas d'un simple pansement pour résoudre des problèmes ponctuels. Il s'agit de comprendre comment l'ensemble de votre pile technologique fonctionne ensemble pour former une stratégie cohérente.

Combiner pour un plan d'automatisation gagnant

La moitié des organisations qui déclarent avoir réussi l'automatisation des processus d'entreprise (BPA) ont tendance à pointer du doigt un facteur clé : la coordination entre les unités d'entreprise. L'automatisation sauvage peut causer plus de problèmes qu'elle n'en résout et l'Hyper-Productivité apporte une touche de discipline. Au lieu d'une course folle pour automatiser, automatiser, automatiser, l'Hyper-Productivité encourage les organisations à développer un plan cohérent axé sur les avantages pour l'ensemble de l'organisation.