Die Vorteile der Automatisierung für Hochschulen und Universitäten - Effizienz, Kosteneinsparungen und eine erfolgreiche Studentenreise - haben den Appetit der Hochschulen auf automatisierte Technologien geweckt. Administratoren sind ständig auf der Suche nach neuen Automatisierungsmöglichkeiten, was zu einer gezielten Veränderung der Denkweise führt, die als Hyperautomatisierung.
Hyperautomatisierung, auch bekannt als intelligente Automatisierung oder intelligente Prozessautomatisierung (IPA), geht über die bloße Reparatur sich wiederholender manueller Prozesse hinaus. Stattdessen ist Hyperautomatisierung die bewusste, groß angelegte Einführung von Automatisierungstechnologien in jeden Schritt, der den Campusbetrieb unterstützt. Hier sind sieben Technologien, die diesen Wandel vorantreiben:
- Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
- Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
- Business Process Management (BPM)-Plattformen mit Automatisierungsworkflows
- Integrationsplattformen (iPaaS)
- Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen
- Tools zur Prozessabbildung
- Nein/Low-Code-Plattformen
Ob es um die Extraktion von Zahlen aus Anträgen auf finanzielle Unterstützung geht oder um Kameras in den Klassenzimmern, die messen, ob die Studenten begeistert oder erschöpft von den Kursen sind - Hyperautomation hilft den Universitäten, mehr Daten zu verarbeiten und sie auf überzeugende neue Weise zu nutzen. Hyperautomatisierung kann Lehrkräfte von lästigem Verwaltungsaufwand befreien und dem Zulassungsprozess Einblicke geben, die ein menschliches Team niemals sammeln könnte.
Im Kern hilft Hyperautomation den Schulen dabei, Daten besser zu nutzen, um neue Möglichkeiten zu schaffen, die den Lehrkräften mehr Möglichkeiten geben und den Studenten mehr Möglichkeiten bieten.
7 Hyperautomatisierungstechnologien in der Hochschulbildung
Veraltete Systeme schaffen unsichtbare Mauern zwischen den Abteilungen. Wenn Zulassungsplattformen nicht mit der Finanzhilfesoftware kommunizieren können, bedeutet dies eine Menge Arbeit für die Menschen, die als Bindeglied zwischen den beiden Abteilungen fungieren müssen. Die Mitarbeiter übernehmen Aufgaben wie das Kopieren und Einfügen von Daten zwischen zwei Softwareanwendungen, das Hin- und Herreichen von Formularen zur Unterschrift oder das manuelle Auslösen von Aktionen wie die Genehmigung zur Einschreibung in einen Kurs, sobald ein Student die Studiengebühren bezahlt hat.
Die Hyperautomatisierung reduziert den hohen Verwaltungsaufwand, indem sie die Notwendigkeit einer menschlichen Brücke zwischen den Systemen überflüssig macht und es den Technologien ermöglicht, frei miteinander zu interagieren.
Sehen wir uns einige der wichtigsten Hyperautomatisierungstechnologien an, die den tiefgreifenden Wandel in der Verwaltung von Universitäten unterstützen.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
Intelligente Dokumentenverarbeitung ermöglicht es der Software, unstrukturierte Inhalte zu analysieren und zu organisieren. Diese Art von Inhalten folgt keiner genauen Vorlage, wie es bei strukturierten Dokumenten der Fall ist. Ein Beispiel für strukturierte Inhalte ist ein Bewerbungsformular, in dem das Geburtsdatum eines Schülers immer in demselben zuverlässigen Feld im Format 31.01.2003 steht. Das ist bei einer E-Mail nicht der Fall. Das Geburtsdatum eines Schülers oder einer Schülerin könnte irgendwo in einem Wirrwarr von Sätzen vergraben sein, ausgeschrieben als 31. Januar 2003. IDP hilft Computern, Informationen zu verstehen, die eher lose vorliegen.
Universitäten nutzen IDP, um unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Bilder, PDFs und gescannte Dokumente zu "lesen". Die Software kann die Daten nutzen, um Kalkulationstabellen aufzufüllen, Eingaben zu überprüfen, Vorlagen auszufüllen oder schnelle Entscheidungen in Bereichen wie:
- Überprüfung der Abschriften von Studenten
- Qualifizierende GPAs für die sportliche Anerkennung
- Bewertung der Zulassungsvoraussetzungen
- Rechnungsstellung
- Kostenberichterstattung
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist ein Meister der Regelbefolgung. Sie kann strukturierte Daten durchforsten und einer Reihe von Regeln folgen, wie sie zu behandeln sind.
Der zunehmende Wettbewerb unter den Studienanfängern hat die Universitäten unter Druck gesetzt, die Standards zu erhöhen, was zu einer größeren Anzahl von Datenpunkten pro Student führt. RPA kann Bewerbungsdaten wie GPA, Testergebnisse und außerschulische Aktivitäten auslesen, um den Lehrkräften bei der Entscheidungsfindung zu helfen. Für einige Hochschulen ist die einzige Grenze für die Anzahl der Bewerbungen, die sie annehmen können, die Anzahl der Mitarbeiter, die sie für die Prüfung der Bewerbungen zur Verfügung haben. Ernst & Young schätzt, dass Hochschulen und Universitäten durch den Einsatz von RPA bei der Zulassung eine 250% Steigerung des Bewerbungsvolumens. Wo sonst finden Sie RPA in der Hochschulbildung?
- Eigenständige Ablage von Anträgen und Anlagen
- Bewertung von Anträgen auf finanzielle Unterstützung
- Planung der Kursbelastung
- Feststellung, ob die Anforderungen für den Abschluss erfüllt sind
Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Die Hochschulen sind voll von papierbasierten, manuellen Prozessen. Aus einem Bericht geht hervor, dass Hochschullehrer 30 % ihrer Zeit mit folgenden Aufgaben verbringen Arbeit, die nichts mit der Erfahrung der Studenten zu tun hat. Banale Aufgaben sind nicht nur lästig, sondern schränken auch die Zeit ein, in der sich die Administratoren auf die Bedürfnisse der Studierenden konzentrieren können.
Automatisierte Arbeitsabläufe lösen die Fakultät von diesen zeitraubenden Aufgaben und ordnen sie in eine Abfolge von Aufgaben ein, die von digitalen Mitarbeitern ausgeführt werden. Formulare schlummern nicht mehr in einem Aufgabenordner auf dem Schreibtisch, sondern liegen digital vor, so dass sie während ihres gesamten Genehmigungsprozesses vollständig nachverfolgt werden können. Spitzenuniversitäten nutzen ProcessMaker für die Workflow-Automatisierung um Prozesse wie die folgenden zu verwalten:
- Entwicklung des Personals
- Anträge auf finanzielle Unterstützung
- Alumni-Fundraising
- Anmeldung zum Unterricht
- Marketing für Studieninteressierte
- Bewertung von Anträgen auf Hinzufügung/Absetzung
Integrationsplattformen
iPaaS ist eine Reihe von Technologien, die verschiedene Tools miteinander verbinden, die nicht von denselben Anbietern stammen: z. B. ein CRM, Fundraising-Tools oder Finanzdienstleistungen. So wie ein Übersetzer zwei Menschen, die unterschiedliche Sprachen sprechen, bei der Kommunikation hilft, helfen iPaaS-Anbieter dabei, unzusammenhängende Systeme zu verbinden, damit sie Daten austauschen und koordinierte Aktionen durchführen können. So kann beispielsweise eine App, mit der Studieninteressierte Interviews mit Ehemaligen planen können, mithilfe von iPaaS mit einer neuen Plattform verbunden werden, die einer Anwendung Notizen nach dem Treffen hinzufügt und bei der Bewertung der Ergebnisse hilft.
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen (ML)
Diese beiden Werkzeuge können Pädagogen helfen, Entscheidungen schneller zu treffen und Informationen zu berücksichtigen, deren Auswertung für Menschen zu anstrengend wäre. Die Website Wall Street Journal hebt einen Bereich hervor, in dem die Möglichkeiten für künstlicher Intelligenz: Zulassungen. Mithilfe von KI können Universitäten Datenpunkte untersuchen, die außerhalb einer Bewerbung existieren. Die Software kann eine Vielzahl von Faktoren auswerten, um das tatsächliche Interesse eines Studenten an einem Studium an dieser Schule zu bewerten.
KI-Tools können z. B. berechnen, wie oft ein potenzieller Student auf E-Mail-Links klickt, wie schnell er auf eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch reagiert oder ob er für eine Veranstaltung zugesagt hat, aber nicht erschienen ist. KI-Modelle können diese differenzierteren Verhaltensweisen in den Bewerbungsprozess einfließen lassen, um zu messen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass sich ein Student einschreibt.
KI-Modelle können den Studierenden auch Kurspläne vorschlagen und geeignete Studienfächer empfehlen. Einige Hochschulen setzen KI ein, um vorherzusagen, welche Studenten das Studium abbrechen könnten und warum, sodass die Verwaltung mit Korrekturmaßnahmen wie Beratung oder zusätzlicher finanzieller Unterstützung eingreifen kann.
Tools zur Prozessabbildung
Zu verstehen, wie Daten in Ihrer Universität fließen, ist einer der Eckpfeiler einer effektiven Hyperautomatisierungsstrategie. Tools zur Prozessabbildung helfen den Lehrkräften, den Weg der Informationen von Punkt A nach Punkt B zu verstehen, so dass sie effektivere Arbeitsabläufe ohne Redundanzen und Engpässe erstellen können.
Nein/Low-Code-Plattformen
In der Vergangenheit war für die Erstellung einer lebendigen Marketing-E-Mail ein Händchen für HTML-Codierung erforderlich. Jetzt können Sie no- und low-code Plattformen um Bilder, Videos und Textblöcke mit wenigen Klicks per Drag & Drop einzufügen. Das Konzept ist heute ein wichtiger Bestandteil komplexerer Anwendungen, wodurch der Bedarf an Programmiersprachen wie Java und PHP sinkt. Sie können Software-Aktionen wie Blöcke stapeln, um Ihre eigenen Zahlungsabläufe und Genehmigungsketten ohne fortgeschrittene Programmierkenntnisse zu erstellen.
- Status der Impfung
- Sammeln von Aufträgen aus der Ferne
- Einsatz von Chatbots
- Hilfsmittel zur Reservierung von Geräten oder Studienräumen
- WiFi-Zugang autorisieren
Die Hyperautomatisierung ist auf dem Vormarsch
Hyperautomatisierung, oder intelligente Prozessautomatisierung, ist die nächste Evolution der Automatisierung. Der Bewusstseinswandel ermutigt Hochschullehrer dazu, fleißige Scouts zu werden, die ständig nach Möglichkeiten suchen, wie die Automatisierung interne Prozesse verbessern und die Studienreise neu beleben kann.
