Erreurs courantes dans la mise en œuvre du BPM

Les logiciels de gestion intelligente des processus d'entreprise (iBPM) sont devenus un sujet brûlant à l'ère actuelle de l'automatisation et de la transformation numérique. De nombreux analystes de logiciels renommés, qui recommandent ouvertement des solutions de gestion des processus d'entreprise, renforcent volontiers l'énorme potentiel des BPM. En fait, la mise en œuvre du BPM offre des avantages significatifs, certains des avantages clés contiennent d'immenses économies de coûts et la minimisation de l'effort manuel. 

L'automatisation permet également aux organisations de donner la priorité au développement et à la croissance de processus commerciaux spécifiques de manière plus efficace. Les iBPM, en particulier, lorsqu'ils sont utilisés pour automatiser des tâches répétitives et pour réduire les dépenses inutiles, peuvent être remarquablement efficaces. En outre, les iBPM peuvent être utilisés pour augmenter la productivité et l'efficacité organisationnelles, lorsqu'ils sont exécutés correctement. Néanmoins, il est important que les entreprises soient attentives lorsqu'elles adoptent la BPM, car il peut être facile de faire des erreurs qui pourraient avoir un impact sur la rentabilité, car il peut être assez facile de manquer des opportunités pertinentes et de concentrer les initiatives BPM sur les mauvaises choses.

Certains restent toutefois méfiants à l'égard de certains de ces arguments, affirmant que les entreprises peuvent être piégées dans une solution particulière qui peut entraîner une spirale descendante de modes de fonctionnement inefficaces et d'ajustements coûteux lorsque les systèmes doivent être modifiés. 

Certains affirment que le BPM, lorsqu'il est généralement appliqué, ne parvient souvent pas à atteindre le retour sur investissement attendu. Pourtant, cela pourrait être dû à une certaine confusion concernant le calcul du retour sur investissement des initiatives de BPM. Pour aller un peu plus loin, il est difficile de quantifier le retour sur investissement indirect. Pour illustrer ce point, il faut calculer le coût du projet - ainsi que les économies de coûts ou les augmentations de bénéfices. Il s'agirait de formes de retour sur investissement direct. Mais le retour sur investissement indirect, tel que la réduction des risques et l'amélioration de l'image de marque, est beaucoup plus difficile à chiffrer. Si une organisation est condamnée à une amende de 20 millions de dollars pour une erreur évitable, comment le savoir avant que l'erreur ne soit commise ?

La réalité est qu'il y a des points légitimes pour chaque partie et divers types de déploiements. Lorsqu'ils sont correctement déployés, les BPM peuvent continuellement réduire les coûts, le temps et les erreurs. Mais cela donne une idée claire de la manière dont le BPM et les technologies associées peuvent aider à atteindre les objectifs stratégiques de votre organisation.

En bref, la BPM est une approche qui intègre un mélange de pratiques d'entreprise pour améliorer les opérations quotidiennes, et il est crucial d'éviter ces erreurs courantes pour assurer une adoption réussie.

Mise en œuvre sans aide

Il est fréquent que les cadres de haut niveau présument immédiatement qu'ils n'ont pas besoin de conseils ou d'aide. La création d'une carte des processus deviendra rapidement un gaspillage d'efforts garanti, sans l'implication stratégique des autres départements, des cadres supérieurs, des employés et des décideurs finaux. Des problèmes surgiront si les travailleurs ne parviennent pas à se mettre d'accord sur leur façon de travailler, sur la manière d'ajuster la carte des processus et sur la définition des tâches et des rôles de chaque personne impliquée.

Un début et une fin sombres

Soyons réalistes, la majorité des déploiements d'optimisation des entreprises échouent lamentablement. L'une des raisons peut être attribuée à une vague initiation et fin. Les entreprises doivent bien comprendre leur système actuel pour éviter un tel dilemme avant de se lancer dans une quelconque initiative d'optimisation. Posez ces questions spécifiques au début de votre entreprise : Qui participe ?

• Quelles sont les variables utilisées pour l'entrée et la sortie ?
• Quelle est la durée moyenne d'un processus/événement unique ?
• Combien de questions sont posées, comment sont-elles gérées et qui s'en occupe ?

Si vous avez analysé vos conclusions et trouvé quelques domaines problématiques, alors vous devez les traiter immédiatement. Si vous ne modifiez pas la gestion de vos processus d'entreprise, vous risquez de porter préjudice à votre organisation sur le long terme. En outre, les entreprises rentables qui ont fait leurs preuves sont celles qui s'adaptent rapidement aux nouveaux développements.

L'esprit de silo 

Ce type de réflexion entravera le potentiel de progrès de votre organisation, ainsi que la croissance économique de votre entreprise. De nombreux éléments dans chaque entreprise doivent collaborer pour améliorer les processus d'entreprise. Il est impossible de tirer de nombreux avantages de l'une ou l'autre entité si tout le monde ne contribue pas activement.

Ne pas ajuster les processus opérationnels avant le déploiement

Il est important d'examiner la nécessité d'apporter d'autres changements avant d'automatiser et après avoir identifié les procédures "en l'état". Trop souvent, les systèmes actuels sont en fait convertis et les processus faibles deviennent centralisés.

D'autre part, la BPM permet aux organisations d'examiner ce qu'elles font et de déterminer où les mécanismes peuvent être améliorés. Vos processus opérationnels actuels donnent-ils toujours des résultats positifs ? Si la réponse est non, pouvez-vous en identifier la raison ? Que faut-il faire pour corriger les choses ? Vos procédures actuelles nécessitent-elles une duplication ? Quels sont les processus qui peuvent bénéficier de l'automatisation ? Quelles sont les procédures qu'il est préférable de traiter manuellement ? Quel est le moyen le plus efficace de passer du manuel à l'automatisé ?

À ce stade, il peut aider à utiliser les techniques d'amélioration démontrées par les processus et les directives Six Sigma. Chaque partie prenante, travaillant en collaboration, dès le début, aidera à maintenir les processus à jour et à les rationaliser.

Trop de signatures

Parfois, il peut y avoir trop d'approbations et de critiques. Comme on dit, trop de cuisiniers dans la cuisine peuvent gâcher la casserole. Bien sûr, les processus doivent être clairement définis dès le début pour garantir la minimisation des erreurs et des procédures répétitives. Il faut donc trouver un compromis entre une carte des processus et la nécessité d'un trop grand nombre de contrôles et d'équilibres qui ne servent qu'à ralentir les choses. Exiger trop de contrôles signifie que vous ne pouvez tout simplement pas passer sans heurts à la phase suivante.

Indicateurs de performance clés inutiles 

Les KPI sont des mesures utilisées pour évaluer le succès d'une organisation. Ce sont les indicateurs qui permettent de s'assurer que l'efficacité opérationnelle évolue dans un sens positif. C'est pourquoi les entreprises doivent être prudentes lorsqu'elles identifient les IRC. De nombreux KPI spécifiques peuvent inclure ceux qui sont affectés par des influences externes, inconnus ou vagues et ceux qui ne sont pas alignés sur les objectifs de l'entreprise.

L'échec de l'automatisation dans toute entreprise est également une erreur courante. Lorsque l'automatisation est mal définie, ou inadéquate, elle aboutit tout simplement à la direction complètement opposée. Au contraire, si un processus BPM est exécuté selon le calendrier prévu et accompagné d'un processus de gestion des changements impeccable, il peut apporter des avantages évidents à l'ensemble de l'entreprise. 

En conclusion 

Commencez par bien comprendre ce que vous voulez accomplir avec le BPM, renforcez les mécanismes avant d'envisager réellement l'automatisation et assurez-vous que l'entreprise reste en possession de tous les produits améliorés.