Un guide pour la cartographie des processus d'entreprise
La cartographie des processus d'entreprise est la base de toutes les opérations commerciales essentielles, que vous le réalisiez ou non. Plus vous comprenez le fonctionnement des processus et le potentiel qu'ils ont de transformer votre entreprise, plus la santé organisationnelle et opérationnelle de votre entreprise sera bonne.
Le fait de pouvoir concevoir clairement vos processus d'entreprise vous aide à comprendre comment ils fonctionnent. La cartographie des processus vous permet de savoir ce qui doit être amélioré, ainsi que vos points forts. Le fait de les connaître vous aidera à gérer votre entreprise plus efficacement pour aller de l'avant.
Nous vous présentons ci-dessous un guide des normes de l'industrie pour vous aider à améliorer votre propre entreprise.
Qu'est-ce qu'un processus commercial ?
Les processus sont la façon dont les personnes au sein d'une entreprise travaillent ensemble pour atteindre un objectif. Selon les mots d'Adam Lazarus de Bouées de sauvetageLa cartographie des processus d'entreprise met tout le monde sur la même longueur d'onde.
La cartographie des processus consiste à créer un diagramme de processus (également connu sous le nom de flux de travail) qui montre les actions nécessaires pour obtenir le résultat souhaité, comme l'achat d'un article ou la demande de congé. À l'aide d'un diagramme de processus, les employés peuvent facilement comprendre, à un niveau macro, comment ces flux de travail fonctionnent dans la pratique. Ils peuvent utiliser ces informations pour déterminer ce qui fonctionne, ce qui peut être amélioré et ce qui doit être fait pour corriger efficacement le tir.
À quoi sert la cartographie des processus d'entreprise ?
La cartographie des processus est exécutée afin d'établir un ordre pour les procédures, un préalable nécessaire à toute procédure d'exploitation standard (SOP). Certaines entreprises utilisent les cartes de processus comme des modèles, des lignes directrices ou des diagrammes de tâches. Ils sont destinés à guider les employés sur la manière d'exécuter les procédures. Si l'on se fie uniquement aux cartes de processus sans une plateforme de gestion des processus d'entreprise (BPM), on rate souvent des occasions d'amélioration en raison de l'absence de suivi des mesures et des indicateurs de performance clés (KPI). La cartographie des processus vient avant une plateforme BPM et constitue la base de l'ensemble du moteur de flux de travail.
Grâce à une plateforme BPM, votre entreprise peut suivre le temps nécessaire à l'exécution d'un processus, repérer les goulets d'étranglement ou les tâches qui prennent du temps, renforcer les normes d'exécution définies, automatiser le travail, etc.
Comment créer une carte des processus d'entreprise
Vous trouverez ci-dessous un guide pas à pas pour vous aider à cartographier vos processus d'entreprise.
1. Rencontrer toutes les parties prenantes de votre processus
Avant de commencer la cartographie des processus, vous voudrez rassembler toutes les parties prenantes qui seront concernées par un processus. Les processus étant des flux de travail, leur modification affectera la façon dont les personnes travaillent ensemble. Assurez-vous que votre personnel est préparé mentalement à la transition et que vous établissez des flux de travail qui sont propices à leur travail.
2. Définir les points de départ et d'arrivée
Déterminer où un processus commence et où il s'arrête. Certains processus sont plus complexes que d'autres et ont donc plusieurs points d'arrivée. Il est essentiel de réfléchir à tous les résultats possibles pour éviter toute confusion ultérieure.
3. Liste des actions qui font que le processus fonctionne réellement
Énumérez les étapes qui font avancer votre processus. Une voix active avec des verbes d'action doit être utilisée pour décrire chaque tâche, comme "remplir le formulaire de demande" ou "contacter le fournisseur".
4. Déterminer un ordre de séquence
Après avoir défini les tâches qui font avancer votre processus du début à la fin, vous devez maintenant les mettre en ordre chronologique. Chaque action est censée déclencher l'étape suivante dans la séquence.
Les symboles communs du BPMN. Provenant de Lucidchart.
5. Marquer avec les symboles appropriés
Lors du marquage des flux de travail, vous devez vous assurer que vous suivez les règles suivantes BPMN 2.0la notation universelle pour la modélisation des processus métier. BPMN se compose de trois éléments principaux : les événements, les activités et les passerelles. Pour relier ces trois éléments principaux, un quatrième élément peut être utilisé, appelé "flux de séquence". Ce sont les lignes noires avec des flèches qui relient tout ensemble.
6. Tester et réitérer
Une fois votre diagramme terminé, assurez-vous que chaque processus fonctionne comme prévu à l'origine. Vos employés suivent-ils les bonnes étapes ? Y a-t-il des incohérences ou des tâches répétitives qui ajoutent du temps supplémentaire qui pourrait autrement être économisé ? L'application constante d'un esprit d'amélioration garantira à votre entreprise un fonctionnement aussi fluide et efficace que possible.
Avantages de la cartographie des processus d'entreprise
Il existe de nombreux avantages à cartographier vos processus d'entreprise. En voici quelques-uns que nos clients ont expérimentés après la cartographie des processus avec notre logiciel BPM.
Comprendre votre rôle avec une aide visuelle. Une carte des processus d'entreprise fournit un visuel pour déterminer la responsabilité de chaque tâche, ce qui permet de repérer facilement les erreurs du système ou les erreurs humaines.
Résoudre les problèmes et mettre en œuvre des solutions. Trouver des problèmes dans les flux de travail est simple, mais trouver la racine du problème peut être délicat. La cartographie des processus visualise la séquence complète des événements qui ont créé l'inefficacité, ce qui permet de voir rapidement ce qui a mal tourné et de le corriger.
Restez en conformité et réduisez les risques. La cartographie des processus est un excellent outil pour repérer les risques potentiels qui, s'ils ne sont pas résolus, pourraient avoir des répercussions juridiques. Des amendes et des actions en justice peuvent en résulter, ce qui peut ternir la réputation d'une entreprise en plus d'être coûteux et long à gérer. Les processus de cartographie aident également à établir des rapports, ce qui facilite la tâche de votre auditeur lors du prochain audit.
Créez une procédure de fonctionnement standard. La normalisation de ce qui fonctionne le mieux et de la manière dont les choses doivent être faites aide une entreprise à suivre une norme de performance uniforme. Une entreprise peut alors fonctionner comme une machine bien huilée, avec une grande clarté quant aux rôles, aux tâches, aux sprints et à la stratégie à long terme définis - ce qui aide votre entreprise à atteindre ses objectifs de croissance.
Développer une culture d'entreprise plus saine. Travailler avec une plate-forme BPM peut permettre à chacun de se mettre dans un état d'esprit d'efficacité, ce qui permet à votre entreprise de fonctionner sans heurts. Lorsque tout le monde s'y met, on constate davantage de divergences et on peut facilement les corriger. La cartographie des processus permet également à vos employés de se sentir habilités à créer des changements qui affectent directement la santé de l'entreprise, tout en leur donnant une vue d'ensemble des processus dans l'ensemble de l'organisation. Ce type de visibilité et de responsabilité conduit à une plus grande productivité à long terme, selon McKinsey.
Une santé opérationnelle maximale signifie une entreprise plus forte. La cartographie des processus peut être un moyen efficace de vous aider, vous et votre entreprise, à mieux comprendre le fonctionnement de votre entreprise. Grâce à cette connaissance, vous pouvez ensuite mieux gérer votre entreprise, ce qui améliore son bien-être général et sa rentabilité globale.
Vous recherchez une solution complète de flux de travail pour faire passer votre cartographie des processus à un niveau supérieur ? En savoir plus sur la façon dont notre plate-forme BPM intelligente aide les banques, les établissements d'enseignement supérieur et les entreprises à transformer leurs activités principales.
À propos de ProcessMaker
ProcessMaker est un logiciel de processus d'entreprise BPM à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.
