Intelligente Geschäftsprozessmanagement-Software (iBPM) ist in der aktuellen Ära der Automatisierung und der digitalen Transformation zu einem heißen Thema geworden. Viele renommierte Softwareanalysten, die offen für Business Process Management-Lösungen werben, betonen das enorme Potenzial von BPM. In der Tat bietet die BPM-Implementierung erhebliche Vorteile, zu denen unter anderem immense Kosteneinsparungen und die Minimierung des manuellen Aufwands gehören.
Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen auch, Prioritäten für die Entwicklung und das Wachstum bestimmter Geschäftsprozesse zu setzen. iBPMs können insbesondere bei der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und der Senkung unnötiger Kosten sehr effektiv sein. Darüber hinaus können iBPMs die Produktivität und Effizienz von Unternehmen steigern - wenn sie richtig eingesetzt werden. Nichtsdestotrotz ist es wichtig, dass Unternehmen bei der Einführung von BPM achtsam sind, denn es können leicht Fehler gemacht werden, die sich auf die Rentabilität auswirken können, da es recht einfach sein kann, relevante Gelegenheiten zu verpassen und die BPM-Initiativen auf die falschen Dinge zu konzentrieren.
Einige stehen diesen Argumenten jedoch skeptisch gegenüber und behaupten, dass Unternehmen in die Falle einer bestimmten Lösung geraten können, die zu einer Abwärtsspirale ineffizienter Betriebsweisen und kostspieliger Anpassungen führen kann, wenn Systeme geändert werden müssen.
Einige argumentieren, dass BPM, wenn es allgemein angewendet wird, oft nicht den erwarteten ROI erreicht. Dies könnte jedoch auf eine gewisse Verwirrung bei der Berechnung des ROI für BPM-Initiativen zurückzuführen sein. Um es noch ein wenig weiter zu fassen: Es ist schwierig, den indirekten ROI zu quantifizieren. Zur Veranschaulichung sollten die Kosten des Projekts berechnet werden - zusammen mit den Kosteneinsparungen oder Gewinnsteigerungen. Dies wären Formen des direkten ROI. Der indirekte ROI, wie z. B. die Verringerung von Risiken und die Verbesserung des Markenimages, ist jedoch viel schwieriger in harten Zahlen zu fassen. Wenn ein Unternehmen wegen eines vermeidbaren Fehlers zu einer Geldstrafe von 20 Millionen Dollar verurteilt wird, wie kann man das wissen, bevor der Fehler nicht begangen wurde?
Tatsache ist, dass es für beide Seiten berechtigte Argumente gibt und dass es verschiedene Arten von Implementierungen gibt. Wenn BPM richtig eingesetzt wird, können Kosten, Zeit und Fehler kontinuierlich gesenkt werden. Voraussetzung dafür ist jedoch eine klare Vorstellung davon, wie BPM und die damit verbundenen Technologien dazu beitragen können, die strategischen Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen.
Kurz gesagt, BPM ist ein Ansatz, der eine Mischung von Unternehmenspraktiken zur Verbesserung der täglichen Abläufe beinhaltet, und es ist entscheidend, diese häufigen Fehler zu vermeiden, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.
Durchführung ohne Hilfe
Es ist üblich, dass hochrangige Führungskräfte sofort davon ausgehen, dass sie keine Anleitung oder Unterstützung benötigen. Die Erstellung einer Prozesslandkarte wird ohne die strategische Einbindung anderer Abteilungen, leitender Mitarbeiter, Angestellter und der endgültigen Entscheidungsträger schnell zu einer garantierten Verschwendung von Arbeit. Probleme entstehen, wenn sich die Mitarbeiter nicht darüber einigen können, wie sie arbeiten, wie die Prozesslandkarte angepasst werden kann und wie die Aufgaben und Rollen aller Beteiligten definiert werden sollen.
Trüber Anfang und Ende
Seien wir ehrlich, die meisten Einsätze zur Unternehmensoptimierung scheitern kläglich. Einer der Gründe dafür ist die unklare Einleitung und Beendigung. Um ein solches Dilemma zu vermeiden, müssen Unternehmen ihr aktuelles System gründlich verstehen, bevor sie mit einer Optimierungsinitiative beginnen. Stellen Sie zu Beginn Ihres Vorhabens die folgenden spezifischen Fragen: Wer ist beteiligt?
- Welche Variablen werden für Input und Output verwendet?
- Wie lange dauert es durchschnittlich, bis ein einzelner Prozess/Ereignis abgeschlossen ist?
- Wie viele Fragen werden gestellt, wie werden sie verwaltet, und wer befasst sich mit ihnen?
Wenn Sie Ihre Ergebnisse analysiert und einige Problembereiche gefunden haben, sollten Sie diese sofort angehen. Wenn Sie Ihr Geschäftsprozessmanagement nicht ändern, könnte das Ihrem Unternehmen langfristig schaden. Außerdem sind profitable Unternehmen mit einer etablierten Erfolgsbilanz diejenigen, die sich schnell an neue Entwicklungen anpassen.
Silo-Geist
Diese Art des Denkens behindert das Potenzial Ihrer Organisation, Fortschritte zu erzielen, und hemmt das wirtschaftliche Wachstum Ihres Unternehmens. In jedem einzelnen Unternehmen gibt es viele Elemente, die zusammenarbeiten müssen, um die Geschäftsprozesse zu verbessern. Es ist unmöglich, viele Vorteile aus einer der beiden Einheiten zu ziehen, wenn nicht jeder aktiv dazu beiträgt.
Keine Anpassung der Geschäftsprozesse vor der Einführung
Es ist wichtig, vor der Automatisierung und nach der Ermittlung der "Ist"-Verfahren zu prüfen, ob weitere Änderungen erforderlich sind. Zu oft werden bestehende Systeme tatsächlich umgestellt und schwache Prozesse zentralisiert.
Auf der anderen Seite ermöglicht BPM den Unternehmen, ihre Arbeit zu überprüfen und herauszufinden, wo Mechanismen verbessert werden können. Werden mit Ihren derzeitigen Geschäftsprozessen immer positive Ergebnisse erzielt? Wenn die Antwort nein lautet, können Sie den Grund dafür ermitteln? Was muss getan werden, um Abhilfe zu schaffen? Erfordern Ihre derzeitigen Verfahren Doppelarbeit? Welche Prozesse können von einer Automatisierung profitieren? Bei welchen Verfahren ist es besser, den manuellen Weg zu wählen? Wie lässt sich der Übergang von manuellen zu automatisierten Verfahren am effizientesten gestalten?
In dieser Phase kann es hilfreich sein, Verbesserungstechniken anzuwenden, die durch Six-Sigma-Prozesse und -Leitlinien demonstriert werden. Die frühzeitige Zusammenarbeit aller Beteiligten trägt dazu bei, die Prozesse zu aktualisieren und zu straffen.
Zu viele Unterschriften
Manchmal kann es so etwas geben wie zu viele Abnahmen und Überprüfungen. Wie man so schön sagt, können zu viele Köche in der Küche den Topf verderben. Natürlich sollten die Prozesse von Anfang an klar definiert sein, um Fehler und sich wiederholende Abläufe zu minimieren. Es muss also ein Kompromiss gefunden werden zwischen einer Prozesslandkarte und zu vielen Kontrollen, die nur dazu dienen, die Dinge zu verlangsamen und zum Stillstand zu bringen. Zu viele Kontrollen bedeuten, dass man nicht nahtlos in die nächste Phase übergehen kann.
Unnötige KPIs
KPIs sind Metriken zur Messung des Unternehmenserfolgs. Sie sind die Indikatoren, die dazu beitragen, dass sich die betriebliche Effizienz in eine positive Richtung bewegt. Aus diesem Grund müssen Unternehmen bei der Ermittlung von KPIs vorsichtig sein. Zu den vielen spezifischen KPIs können auch solche gehören, die von externen Einflüssen betroffen sind, die unbekannt oder vage sind und die nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Das Scheitern der Automatisierung in jedem Unternehmen ist ebenfalls ein häufiger Fehler. Wenn die Automatisierung falsch definiert oder unzureichend ist, führt sie genau in die entgegengesetzte Richtung. Wird ein BPM-Prozess hingegen planmäßig ausgeführt und von einem tadellosen Change-Management-Prozess begleitet, kann er dem gesamten Unternehmen deutliche Vorteile bringen.
Zusammenfassend
Beginnen Sie mit einem soliden Verständnis dessen, was Sie mit BPM erreichen wollen, stärken Sie die Mechanismen, bevor Sie die Automatisierung wirklich in Betracht ziehen, und stellen Sie sicher, dass das Unternehmen im Besitz der verbesserten Ergebnisse bleibt.
