Errores comunes en la implementación de BPM

El software de Gestión de Procesos Empresariales Inteligentes (iBPM) se ha convertido en un tema candente en la actual era de automatización y transformación digital. Muchos analistas de software de renombre, que recomiendan abiertamente soluciones de gestión de procesos empresariales, refuerzan fácilmente el enorme potencial del BPM. De hecho, la implementación de BPM ofrece ventajas significativas, algunos de los beneficios clave contienen inmensos ahorros de costos y la minimización del esfuerzo manual. 

La automatización también permite a las organizaciones priorizar el desarrollo y el crecimiento de procesos empresariales específicos de manera más eficiente. Los iBPM, en particular, cuando se utilizan para automatizar tareas repetitivas y para recortar gastos innecesarios, pueden ser notablemente eficaces. Además, los iBPM pueden utilizarse para aumentar la productividad y la eficiencia de la organización, cuando se ejecutan correctamente. No obstante, es importante que las empresas sean conscientes al adoptar los BPM porque puede ser fácil cometer errores que podrían afectar a la rentabilidad, ya que puede ser bastante fácil perder oportunidades relevantes y centrar las iniciativas de BPM en las cosas equivocadas.

Sin embargo, algunos siguen siendo cautelosos con algunos de estos argumentos, alegando que las empresas pueden quedar atrapadas en una solución particular que puede conducir a una espiral descendente de formas de funcionamiento ineficientes y ajustes costosos cuando es necesario modificar los sistemas. 

Algunos sostienen que el BPM, cuando se aplica de manera general, a menudo no alcanza el rendimiento esperado de la inversión. Sin embargo, esto podría deberse a cierta confusión en torno al cálculo del retorno de la inversión para las iniciativas de BPM. Para llevar esto un poco más lejos, es difícil cuantificar el retorno de la inversión indirecta. Para ilustrarlo, se debe calcular el costo del proyecto, junto con los ahorros de costos o los aumentos de beneficios. Estas serían formas de retorno de la inversión directa. Pero, el ROI indirecto, como la reducción del riesgo y la mejora de la imagen de la marca, es mucho más difícil de cuantificar en cifras concretas. Si una organización es multada con 20 millones de dólares por un error evitable, ¿cómo lo sabrá hasta después de que se haya cometido el error?

La realidad es que hay puntos legítimos para cada lado y varios tipos de despliegues. Cuando se despliegan adecuadamente, los BPM pueden disminuir continuamente los costos, el tiempo y los errores. Pero, esto requiere un claro sentido de cómo el BPM y sus tecnologías asociadas pueden ayudar a lograr los objetivos estratégicos de su organización.

En resumen, el BPM es un enfoque que incorpora una mezcla de prácticas de la empresa para mejorar las operaciones diarias, y es crucial evitar estos errores comunes para asegurar una adopción exitosa.

Implementación sin ayuda

Es habitual que los ejecutivos de alto nivel presuman de inmediato que no necesitan ningún tipo de orientación o ayuda. La creación de un mapa de procesos se convertirá rápidamente en una pérdida de esfuerzo garantizada, sin la participación estratégica de otros departamentos, altos cargos, empleados y responsables finales de la toma de decisiones. Surgirán problemas si los trabajadores no se ponen de acuerdo sobre cómo trabajan, cómo puede ajustarse el mapa de procesos y cómo deben definirse las funciones y los papeles de todos los implicados.

Un comienzo y un final turbios

Afrontémoslo, la mayoría de los despliegues de optimización de negocios fallan miserablemente. Una de las razones puede ser atribuida a un vago inicio y final. Las empresas deben comprender a fondo su sistema actual para evitar tal dilema antes de iniciar cualquier iniciativa de optimización. Haga estas preguntas específicas al comienzo de su esfuerzo: ¿Quién participa?

• ¿Qué variables se utilizan para la entrada y la salida?
• ¿Cuál es la duración media de la realización de un solo proceso/evento?
• ¿Cuántas preguntas se plantean, cómo se gestionan y quién las aborda?

Si ha analizado sus hallazgos y ha encontrado algunas áreas problemáticas, entonces debe abordarlas inmediatamente. Si no se modifica la gestión de los procesos empresariales, se podría acabar perjudicando a la organización a largo plazo. Además de esto, las empresas rentables con un historial establecido son aquellas que son rápidas a la hora de adaptarse a los nuevos desarrollos.

Mente de silo 

Este tipo de pensamiento obstaculizará el potencial de su organización para lograr el progreso, así como inhibirá el crecimiento económico de su empresa. Hay muchos elementos en cada empresa en particular que tienen que trabajar juntos para ayudar a mejorar los procesos de negocio. Es imposible recibir muchos beneficios de cualquiera de las dos entidades si todos no contribuyen activamente.

No ajustar los procesos de negocio antes del despliegue

Es importante buscar la necesidad de más cambios antes de automatizar y después de haber identificado los procedimientos "tal cual". Con demasiada frecuencia, los sistemas actuales se convierten en realidad y los procesos débiles se centralizan.

Por otra parte, la BPM permite a las organizaciones examinar lo que están haciendo y averiguar dónde se pueden mejorar los mecanismos. ¿Se obtienen siempre resultados positivos con sus procesos de negocio actuales? Si la respuesta es no, ¿puede identificar la razón? ¿Qué hay que hacer para arreglar las cosas? ¿Sus procedimientos actuales requieren duplicación? ¿Qué procesos pueden beneficiarse de la automatización? ¿Qué procedimientos son mejores si se toma el camino manual? ¿Cuál es la manera más eficiente de pasar de la vía manual a la automatizada?

En esta etapa, puede ayudar a utilizar las técnicas de mejora demostradas por los procesos y directrices de Six Sigma. Cada interesado, trabajando en colaboración, desde una etapa temprana, ayudará a mantener los procesos actualizados y racionalizados.

Demasiadas firmas

A veces, puede haber demasiadas firmas y críticas. Como dicen, demasiados cocineros en la cocina pueden estropear la olla. Por supuesto, los procesos deben estar claramente definidos desde el principio para asegurar la minimización de errores y procedimientos repetitivos. Por lo tanto, hay un compromiso que debe hacerse entre un mapa de procesos y la necesidad de demasiados controles y equilibrios que sólo sirven para frenar las cosas hasta el final. Exigir demasiados controles significa que no se puede pasar sin problemas a la siguiente fase.

KPIs innecesarios 

Los KPIs son métricas utilizadas para medir el éxito de la organización. Son los indicadores que ayudan a asegurar que la eficiencia operacional se mueve en una dirección positiva. Por eso las empresas deben tener cuidado al identificar los KPI. Muchos KPI específicos pueden incluir aquellos afectados por influencias externas, desconocidas o vagas y aquellos que no están alineados con los objetivos corporativos.

El fracaso de la automatización en cualquier empresa es también un error común. Cuando la automatización está mal definida, o es inadecuada, sólo culmina en la dirección completamente opuesta. En cambio, si un proceso BPM se ejecuta de acuerdo con el calendario y se acompaña de un proceso de gestión de cambios impecable, puede proporcionar a toda la empresa claras ventajas. 

En conclusión 

Empiece con un sólido entendimiento de lo que quiere lograr con el BPM, refuerce los mecanismos antes de considerar realmente la automatización, y asegúrese de que la compañía mantiene la posesión de cualquiera de los entregables mejorados.