Gestion des processus d'entreprise vs. gestion de projet
Que votre entreprise soit en pleine expansion ou que vous soyez en activité depuis de nombreuses années, la création de flux de travail efficaces pour atteindre les objectifs fondamentaux doit être une priorité. Après tout, la manière dont vous accomplissez votre travail est directement liée à la qualité de votre produit, à la rapidité de la production et au coût de l'activité. Tout cela a un impact sur vos résultats. La rationalisation des flux de travail commence par la définition de vos objectifs. Votre approche varie selon que vous vous concentrez sur la gestion des processus commerciaux ou sur la gestion de projets.
Gestion des processus
Les termes "gestion de processus" et "gestion de projet" sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il existe des distinctions importantes. Comprendre la différence vous permettra de prendre les bonnes mesures pour atteindre vos objectifs.
En bref, les processus sont en cours, tandis que les projets sont des événements uniques avec un début et une fin définis. Les processus sont le guide de votre entreprise pour faire le travail, tandis que les projets sont des tâches ponctuelles qui permettent d'innover. Les deux sont essentiels à la réussite de l'entreprise.
Considérez les activités que vos employés font chaque jour. Dans de nombreux cas, ils répètent sans cesse les mêmes tâches. Dans un cadre éducatif, les horaires des cours sont conçus de la même manière chaque année, depuis l'équilibre entre la disponibilité des instructeurs et les besoins des étudiants jusqu'à l'obtention de toutes les autorisations administratives nécessaires. Un responsable de processus s'efforce de rendre ce processus aussi fluide que possible, en identifiant les possibilités d'efficacité et en éliminant les obstacles. Les gestionnaires de processus veillent à ce que chaque étape soit documentée afin que le processus puisse être reproduit selon les besoins, indépendamment des changements de personnel.
Parmi les autres exemples de processus, on peut citer les mesures spécifiques que les employés prennent pour commander des fournitures de bureau, pour effectuer une modification technique ou le processus d'une usine pour s'assurer que l'équipement est correctement entretenu. Les gestionnaires de processus s'approprient ces flux de travail afin que le travail soit effectué avec précision et efficacité. Ils sont constamment à la recherche de moyens de réduire le temps nécessaire à l'exécution d'un processus. Et ils recherchent les possibilités de réduire les coûts. Les gestionnaires de processus sont axés sur la cohérence, ce qui permet de maintenir et d'accroître les niveaux de qualité au fil du temps. Grâce à des processus bien gérés, les clients savent à quoi s'attendre - et les entreprises peuvent répondre à ces attentes, voire les dépasser, à chaque fois.
Comprendre la gestion de projet
Les projets, en revanche, visent à atteindre un objectif défini qui modifiera ou améliorera le fonctionnement de base de l'entreprise. Contrairement aux processus, qui permettent de reproduire systématiquement les mêmes tâches, les projets visent à créer de nouveaux produits, de nouvelles stratégies et de nouvelles manières de faire des affaires. Dans certains cas, les projets commencent par une question : comment pouvons-nous créer une réputation plus solide au sein de la communauté locale ? Dans d'autres cas, les projets ont un objectif précis : concevoir et mettre en œuvre un programme de formation professionnelle. Tous les projets ont une chose en commun : ils commencent par une idée et - en cas de succès - se terminent par un produit fini.
Les gestionnaires de projet sont chargés d'organiser les idées et de créer un plan pour atteindre l'objectif. Ils conçoivent et gèrent le budget du projet, réunissent une équipe de projet et déterminent les tâches nécessaires pour aller du début à la fin. Les chefs de projet attribuent le travail et surveillent l'achèvement des tâches, et ils identifient les risques qui font obstacle à la réalisation des objectifs. Ils sont chargés d'atténuer ces risques afin d'assurer la réussite du projet.
Une fois le projet terminé, les résultats pourraient devenir un processus commercial. Par exemple, un projet qui conçoit et met en œuvre avec succès un nouveau modèle de service à la clientèle entraînera de nouveaux processus de service à la clientèle qui seront répétés par les membres du personnel dans chaque interaction avec le service à la clientèle.
La relation entre la gestion des processus et la gestion de projet
Bien que la gestion de processus et la gestion de projet soient des ensembles de responsabilités distincts, elles travaillent ensemble pour créer un succès organisationnel. La gestion de processus englobe la gestion de projet en créant un espace pour que l'innovation puisse avoir lieu. Le bon processus pour votre entreprise peut déterminer des micro-processus, qui dicteront en fin de compte le déroulement de vos projets. Les organisations qui ne disposent pas de processus définis constatent souvent que les projets deviennent chaotiques et finissent par échouer.
Comprendre les différences entre la gestion des processus d'affaires (BPM) et la gestion de projet (PM), ainsi que la relation entre les deux fonctions, garantit que votre approche est conçue pour maximiser le succès.
La gestion des processus est permanente, avec un souci constant d'optimiser l'efficacité et la cohérence. La gestion des projets est limitée dans le temps, et l'optimisation intervient principalement une fois le projet terminé. Les projets visent à créer des changements de processus, tandis que les processus visent à éviter toute variation des résultats. La gestion de projet exige une réflexion hors des sentiers battus. La gestion des processus exige de s'assurer que le résultat souhaité est atteint avec toutes les étapes appropriées. Votre succès dépend de l'adoption d'un état d'esprit approprié pour le travail sur les processus par rapport au travail sur les projets. Cela dépend de l'objectif que vous voulez atteindre.
Peu importe où vous vous trouvez dans la vie de votre organisation, votre priorité doit être de gérer vos processus. Que vous soyez une jeune entreprise ou une entreprise multigénérationnelle, vos clients comptent sur vous pour produire un produit ou un service fiable et de haute qualité, et vos processus rendent cela possible. La gestion de projet, qui est la clé pour faire passer votre entreprise à un niveau supérieur, ne peut réussir que si vos processus actuels sont correctement gérés. Heureusement, la technologie de pointe rend la gestion des processus plus facile que jamais.
