Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen in der Anfangsphase ist oder bereits seit vielen Jahren besteht, sollte die Schaffung effizienter Arbeitsabläufe zur Erreichung der wichtigsten Ziele eine Priorität sein. Denn die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen, steht in direktem Zusammenhang mit der Qualität Ihres Produkts, der Geschwindigkeit der Produktion und den Kosten Ihrer Geschäftstätigkeit. All dies wirkt sich auf Ihr Endergebnis aus. Die Rationalisierung von Arbeitsabläufen beginnt mit der Definition Ihrer Ziele. Ihr Ansatz hängt davon ab, ob Sie sich auf das Management von Geschäftsprozessen oder auf das Projektmanagement konzentrieren.
Prozess-Management
Die Begriffe "Prozessmanagement" und "Projektmanagement" werden oft synonym verwendet, aber es gibt wichtige Unterschiede. Wenn Sie den Unterschied verstehen, können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Schritte unternehmen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Kurz gesagt, Prozesse sind fortlaufend, während Projekte einmalige Ereignisse mit einem definierten Anfang und Ende sind. Prozesse sind der Leitfaden Ihres Unternehmens für die Erledigung von Aufgaben, während Projekte einmalige Aufgaben sind, die Innovationen ermöglichen. Beide sind für den Unternehmenserfolg entscheidend.
Denken Sie an die Tätigkeiten, die Ihre Mitarbeiter jeden Tag ausführen. In vielen Fällen wiederholen sie die gleichen Aufgaben immer wieder. In einer Bildungseinrichtung werden die Stundenpläne jedes Jahr auf die gleiche Art und Weise erstellt, von der Abstimmung zwischen der Verfügbarkeit der Lehrkräfte und den Bedürfnissen der Studenten bis hin zur Einholung aller erforderlichen administrativen Genehmigungen. Ein Prozessmanager arbeitet daran, diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, indem er Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung ermittelt und Hindernisse beseitigt. Prozessmanager stellen sicher, dass jeder Schritt dokumentiert wird, damit der Prozess bei Bedarf reproduziert werden kann, unabhängig von personellen Veränderungen.
Andere Beispiele für Prozesse sind die spezifischen Schritte, die Mitarbeiter unternehmen, um Büromaterial zu bestellen, einen Änderungsauftrag zu erteilen oder den Prozess in einer Fabrik, um sicherzustellen, dass die Anlagen ordnungsgemäß gewartet werden. Prozessmanager übernehmen die Verantwortung für diese Arbeitsabläufe, damit die Arbeit genau und effizient erledigt wird. Sie sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, die Zeit zu verkürzen, die für die Durchführung eines Prozesses benötigt wird. Und sie halten Ausschau nach Möglichkeiten zur Kostensenkung. Prozessmanager sind auf Konsistenz bedacht, so dass das Qualitätsniveau im Laufe der Zeit gehalten und gesteigert werden kann. Dank gut geführter Prozesse wissen die Kunden, was sie erwarten können - und die Unternehmen können diese Erwartungen jedes Mal erfüllen oder übertreffen.
Projektmanagement verstehen
Projekte hingegen zielen auf ein bestimmtes Ziel ab, das die grundlegende Funktionsweise des Unternehmens verändert oder verbessert. Im Gegensatz zu Prozessen, die eine ständige Wiederholung der gleichen Aufgaben ermöglichen, zielen Projekte auf die Schaffung neuer Produkte, neuer Strategien und neuer Geschäftsmethoden ab. In einigen Fällen beginnen Projekte mit einer Frage: Wie können wir unser Ansehen in der lokalen Gemeinschaft verbessern? In anderen Fällen haben die Projekte ein bestimmtes Ziel: die Entwicklung und Umsetzung eines Berufsbildungsprogramms. Eines haben alle Projekte gemeinsam: Sie beginnen mit einer Idee und enden - wenn sie erfolgreich sind - mit einem fertigen Produkt.
Projektleiter sind verantwortlich für die Organisation von Ideen und die Erstellung eines Plans zur Erreichung des Ziels. Sie entwerfen und verwalten das Projektbudget, stellen ein Projektteam zusammen und legen fest, welche Aufgaben erforderlich sind, um das Projekt von Anfang bis Ende durchzuführen. Projektmanager weisen Arbeit zu, überwachen die Erledigung von Aufgaben und ermitteln Risiken, die der Zielerreichung im Wege stehen. Sie sind dafür verantwortlich, diese Risiken zu mindern, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten.
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, könnten die Ergebnisse zu einem Geschäftsprozess werden. Ein Projekt, das erfolgreich ein neues Kundendienstmodell entwickelt und implementiert, wird beispielsweise zu neuen Kundendienstprozessen führen, die von den Mitarbeitern bei jeder Interaktion mit dem Kunden wiederholt werden.
Die Beziehung zwischen Prozessmanagement und Projektmanagement
Obwohl Prozessmanagement und Projektmanagement unterschiedliche Aufgabenbereiche sind, arbeiten sie zusammen, um organisatorischen Erfolg zu schaffen. Das Prozessmanagement umfasst das Projektmanagement, indem es Raum für Innovationen schafft. Der richtige Prozess für Ihr Unternehmen kann Mikroprozesse bestimmen, die letztlich den Ablauf Ihrer Projekte diktieren. Unternehmen, denen es an definierten Prozessen mangelt, müssen oft feststellen, dass Projekte chaotisch und letztlich erfolglos werden.
Wenn Sie die Unterschiede zwischen Geschäftsprozessmanagement (BPM) und Projektmanagement (PM) sowie die Beziehung zwischen den beiden Funktionen verstehen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Ansatz auf maximalen Erfolg ausgerichtet ist.
Das Prozessmanagement ist fortlaufend und konzentriert sich ständig auf die Optimierung von Effizienz und Konsistenz. Das Projektmanagement ist zeitgebunden, und die Optimierung erfolgt in erster Linie nach Abschluss des Projekts. Projekte zielen auf die Veränderung von Prozessen ab, während Prozesse darauf abzielen, Abweichungen von den Ergebnissen zu vermeiden. Projektmanagement erfordert unkonventionelles Denken. Beim Prozessmanagement muss sichergestellt werden, dass das gewünschte Ergebnis mit allen entsprechenden Schritten erreicht wird. Ihr Erfolg hängt davon ab, ob Sie die richtige Einstellung zur Prozessarbeit oder zur Projektarbeit haben. Dies hängt von dem Ziel ab, das Sie erreichen wollen.
Unabhängig davon, wo Sie sich in der Lebensspanne Ihres Unternehmens befinden, muss die Verwaltung Ihrer Prozesse Ihre Priorität sein. Ganz gleich, ob Sie ein neu gegründetes Unternehmen oder ein Unternehmen mit mehreren Generationen betreiben, Ihre Kunden verlassen sich darauf, dass Sie ein zuverlässiges, hochwertiges Produkt oder eine hochwertige Dienstleistung liefern, und Ihre Prozesse machen dies möglich. Projektmanagement, der Schlüssel zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens, kann nur dann erfolgreich sein, wenn Ihre aktuellen Prozesse richtig verwaltet werden. Glücklicherweise macht die moderne Technologie die Verwaltung von Prozessen einfacher als je zuvor.
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