BPM : Le roi de la colline des outils de gestion

La gestion des processus d'entreprise (BPM) est un concept de pointe dans le domaine de l'organisation du travail et des technologies de processus - un domaine parsemé d'acronymes à trois lettres comme TQM, TPS et BPA. Si tous ces autres concepts ont certainement leurs applications, la BPM est généralement un concept plus large, et peut en fait être utilisée comme base sous-jacente à ces autres processus.

Le BPM regroupe un certain nombre de technologies de processus de travail.
Le principal avantage de la BPM en tant qu'outil de gestion est qu'elle comprend non seulement des améliorations de processus, mais aussi l'automatisation des processus. Elle peut être adaptée aux besoins, que ce soit au sein d'un seul service, d'une unité commerciale, d'une chaîne d'approvisionnement ou de l'ensemble d'une organisation.

Les principales fonctions de la BPM
Qu'obtenez-vous lorsque vous mettez en œuvre le BPM ? Cela dépend fortement de ce que vous voulez qu'il fasse, mais en général, il existe plusieurs types de fonctions BPM :
- Planification et modélisation
- Automatisation
- Exécution
- Contrôle
- Mesure et suivi
- Optimisation

Ces fonctions peuvent être combinées de plusieurs façons, bien qu'il existe des ordres de bon sens pour les combinaisons. Par exemple, la mesure doit précéder l'optimisation, car vous avez besoin de mesures pour savoir quoi et comment améliorer. La modélisation vient avant l'automatisation et/ou l'exécution, tout comme vous ne commenceriez pas à construire une maison sans plans.

Le BPM peut fonctionner avec des processus de tout type
Certains processus de travail se déroulent principalement dans la tête de quelqu'un. Par exemple, trouver des idées de slogan ou rédiger un rapport est un processus qui se déroule pour la plupart dans l'esprit de quelqu'un avant qu'il n'enregistre les résultats dans un document quelconque. D'autres processus sont des étapes discrètes effectuées par des personnes désignées : une personne usine la pièce, une autre l'inspecte et une troisième l'emballe pour l'expédition.
Mais d'autres processus sont accomplis par des ordinateurs. L'analyse des données par lots peut constituer une partie importante d'un flux de travail particulier, et la BPM pourrait, par exemple, automatiser le lancement de l'analyse et avertir automatiquement le personnel concerné lorsqu'elle est terminée. La BPM peut être appliquée à n'importe lequel de ces processus car il s'agit d'identifier les étapes d'un processus et de les optimiser, ce qui peut être fait pour n'importe quel processus, de la rédaction d'un rapport annuel à l'affectation d'outils aux équipes de travail.
Limitations des autres disciplines fondées sur des procédures
Vous êtes peut-être familier avec les disciplines basées sur les processus, comme 6Sigma et la gestion de la qualité totale (TQM). Il s'agit de disciplines de gestion basées sur des processus, qui peuvent ou non intégrer des tâches telles que l'automatisation, et qui peuvent ne pas convenir à différents domaines. Par exemple, 6Sigma a plutôt une portée départementale, tandis que TQM a une portée à l'échelle de l'entreprise.
En revanche, la BPM intègre toutes les tâches utilisées par les autres disciplines basées sur les processus, et sa portée peut aller d'un seul processus au sein d'un département à plusieurs processus dans toute une organisation. Plus précisément, la BPM englobe la modélisation, l'automatisation, l'exécution, le contrôle, la mesure et l'optimisation, tandis que d'autres disciplines basées sur les processus choisissent parmi celles-ci.

Le BPM dans votre organisation aura un aspect unique
À quoi ressemblera le BPM dans votre organisation ? Il aura l'air tout à fait unique parce que votre organisation est unique. Les organisations qui ne connaissent pas le BPM ont tendance à commencer par un projet pilote limité qu'elles peuvent facilement mettre en place. Par exemple, elles peuvent choisir un processus unique basé sur le papier et le transformer en processus électronique.
Tout d'abord, elles enregistrent les résultats actuels : la durée d'un processus, les endroits où les problèmes ont tendance à se produire, etc. Ils définissent le déroulement du processus, les notifications qui seront émises et la manière dont les résultats seront mesurés. Une fois que la procédure de gestion des litiges a été appliquée, ils surveillent et mesurent les résultats et les comparent aux résultats antérieurs à la procédure de gestion des litiges. Quels sont les succès ? Quelles sont les possibilités d'amélioration ? À partir d'un projet pilote initial, une organisation peut choisir d'appliquer la GPA dans d'autres services et par d'autres moyens.

Le BPM peut-il améliorer l'efficacité et la rentabilité de votre organisation ?
Absolument. La BPM est suffisamment flexible pour fonctionner dans n'importe quel secteur, avec n'importe quel type de processus, qu'il soit manuel, automatisé ou une combinaison des deux. La BPM oblige les organisations à examiner attentivement les processus et à mettre en lumière les étapes superflues et les inefficacités afin qu'elles puissent être conçues en dehors du processus. Il en résulte des économies de coûts, des économies de ressources, des processus accélérés et moins d'erreurs, qui sont tous bénéfiques pour le résultat net de votre organisation.

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