BPM: Rey de la Colina de Herramientas de Gestión

La gestión de procesos empresariales (BPM) es un concepto líder en el campo de la organización del trabajo y las tecnologías de procesos, un campo sembrado de siglas de tres letras como TQM, TPS y BPA. Mientras que todos estos otros conceptos definitivamente tienen sus aplicaciones, el BPM es generalmente un concepto más amplio, y en realidad puede ser usado como una base subyacente a estos otros procesos.

El BPM reúne una serie de tecnologías de procesos de trabajo.
La principal ventaja de la BPM como herramienta de gestión es que incluye no sólo mejoras en los procesos, sino también la automatización de los mismos. Se puede escalar para adaptarse a la necesidad, ya sea dentro de un solo departamento, a través de una unidad de negocio, dentro de una cadena de suministro, o a través de toda una organización.

Las principales funciones de BPM
¿Qué es lo que "consigues" cuando implementas el BPM? Eso depende en gran medida de lo que quieras que haga, pero en general, hay varios tipos de funciones de BPM:
- Planificación y modelado
- Automatización
- Ejecución
- Control
- Medición y vigilancia
- Optimización

Estas funciones pueden combinarse de varias maneras, aunque hay algunas órdenes de sentido común para las combinaciones. Por ejemplo, la medición debe preceder a la optimización, porque se necesitan métricas para saber qué y cómo mejorar. El modelado viene antes de la automatización y/o ejecución, así como no se empezaría a construir una casa sin planos.

BPM puede trabajar con procesos de cualquier tipo
Algunos procesos de trabajo tienen lugar principalmente dentro de la cabeza de alguien. Por ejemplo, la elaboración de ideas de eslóganes o el esbozo de un informe es un proceso, la mayor parte del cual ocurre dentro de la mente de alguien antes de que registre los resultados en un documento de algún tipo. Otros procesos son pasos discretos realizados por personas designadas: una persona mecaniza la pieza, otra la inspecciona y una tercera la empaqueta para su envío.
Aún así, otros procesos son realizados por computadoras. El análisis de datos por lotes puede ser una parte importante de un flujo de trabajo particular, y el BPM podría, por ejemplo, automatizar el inicio del análisis y notificar automáticamente al personal pertinente cuando esté hecho. El BPM puede aplicarse a cualquiera de estos procesos porque se trata de identificar los pasos de un proceso y optimizarlos, lo que puede hacerse para cualquier proceso, desde la redacción de un informe anual hasta la asignación de herramientas a los equipos de trabajo.
Limitaciones de otras disciplinas basadas en el proceso
Puede que estés familiarizado con las disciplinas basadas en procesos, como 6Sigma y Gestión de Calidad Total (TQM). Estas son disciplinas de gestión basadas en procesos, y pueden o no incorporar tareas como la automatización, y pueden no ser apropiadas para diferentes alcances. Por ejemplo, 6Sigma tiene un alcance más departamental, mientras que TQM tiene un alcance empresarial.
Por el contrario, la BPM incorpora todas las tareas que utilizan las demás disciplinas basadas en procesos, y su alcance puede ir desde un solo proceso dentro de un departamento, hasta múltiples procesos en toda una organización. Específicamente, BPM abarca el modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización, mientras que otras disciplinas basadas en procesos escogen y eligen entre ellas.

El BPM en su organización se verá único
¿Cómo será el BPM en su organización? Se verá completamente único porque su organización es única. Las organizaciones que son nuevas en el BPM tienden a comenzar con un proyecto piloto limitado que pueden hacer funcionar sus brazos fácilmente. Por ejemplo, pueden elegir un único proceso basado en papel y convertirlo en un proceso electrónico.
En primer lugar, registran los resultados actuales: cuánto tiempo lleva un proceso, dónde tienden a ocurrir los problemas, etc. Diseñan la forma en que se desarrollará el flujo de trabajo, qué notificaciones se emitirán, cuándo y cómo se medirán los resultados. Una vez que se ha aplicado el BPM, monitorean y miden los resultados y los comparan con los resultados anteriores al BPM. ¿Cuáles son los éxitos? ¿Dónde hay una oportunidad para mejorar aún más? A partir de un proyecto piloto inicial, una organización puede optar por aplicar la BPM en otros departamentos y de otras maneras.

¿Puede el BPM mejorar la eficiencia y la rentabilidad de su organización?
Por supuesto. BPM es lo suficientemente flexible para trabajar en cualquier industria, con cualquier tipo de proceso, ya sea manual, automatizado o una combinación de ambos. BPM obliga a las organizaciones a mirar con atención los procesos y a arrojar luz sobre los pasos extraños y las ineficiencias para que puedan ser diseñados fuera del proceso. Los resultados incluyen ahorro de costos, ahorro de recursos, procesos acelerados y menos errores, todo lo cual es bueno para el resultado final de su organización.

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