Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein führendes Konzept im Bereich der Arbeitsorganisation und der Prozesstechnologien - ein Bereich, der von Akronymen mit drei Buchstaben wie TQM, TPS und BPA übersät ist. Während alle diese Konzepte durchaus ihre Anwendungen haben, ist BPM im Allgemeinen ein breiteres Konzept und kann tatsächlich als Grundlage für diese anderen Prozesse verwendet werden.
BPM fasst eine Reihe von Arbeitsprozesstechnologien zusammen.
Der Hauptvorteil von BPM als Managementinstrument ist, dass es nicht nur Prozessverbesserungen, sondern auch Prozessautomatisierung umfasst. Es kann je nach Bedarf skaliert werden, sei es innerhalb einer einzelnen Abteilung, innerhalb eines Geschäftsbereichs, innerhalb einer Lieferkette oder innerhalb eines gesamten Unternehmens.
Die Hauptfunktionen von BPM
Was bekommen Sie, wenn Sie BPM implementieren? Das hängt stark davon ab, was Sie damit bezwecken wollen, aber im Allgemeinen gibt es mehrere Arten von BPM-Funktionen:
- Planung und Modellierung
- Automatisierung
- Ausführung
- Steuerung
- Messung und Überwachung
- Optimieren
Diese Funktionen können auf verschiedene Weise kombiniert werden, wobei es einige vernünftige Reihenfolgen für die Kombinationen gibt. So sollte beispielsweise die Messung vor der Optimierung erfolgen, da man Messdaten benötigt, um zu wissen, was und wie man es verbessern kann. Die Modellierung kommt vor der Automatisierung und/oder der Ausführung, so wie man auch nicht mit dem Bau eines Hauses ohne Baupläne beginnen würde.
BPM kann mit Prozessen jeder Art arbeiten
Manche Arbeitsprozesse finden hauptsächlich im Kopf statt. Die Entwicklung von Ideen für einen Slogan oder die Erstellung eines Berichts ist beispielsweise ein Prozess, der größtenteils im Kopf eines Mitarbeiters stattfindet, bevor er die Ergebnisse in einem Dokument festhält. Andere Prozesse sind diskrete Schritte, die von bestimmten Personen ausgeführt werden: Eine Person bearbeitet das Teil, eine andere prüft es und eine dritte verpackt es für den Versand.
Andere Prozesse werden jedoch von Computern erledigt. Die Analyse von Chargendaten kann ein wichtiger Teil eines bestimmten Arbeitsablaufs sein, und BPM könnte zum Beispiel die Einleitung der Analyse automatisieren und die zuständigen Mitarbeiter automatisch benachrichtigen, wenn sie abgeschlossen ist. BPM kann auf jeden dieser Prozesse angewandt werden, da es darum geht, die Schritte in einem Prozess zu identifizieren und zu optimieren, was für jeden Prozess möglich ist, von der Erstellung eines Jahresberichts bis zur Zuweisung von Werkzeugen an Arbeitsgruppen.
Grenzen anderer prozessbasierter Disziplinen
Sie sind vielleicht mit prozessbasierten Disziplinen wie 6Sigma und Total Quality Management (TQM) vertraut. Es handelt sich dabei um prozessbasierte Managementdisziplinen, die Aufgaben wie die Automatisierung einschließen können oder auch nicht, und sie eignen sich möglicherweise nicht für verschiedene Bereiche. So ist 6Sigma beispielsweise eher für Abteilungen gedacht, während TQM einen unternehmensweiten Anwendungsbereich hat.
Im Gegensatz dazu umfasst BPM alle Aufgaben, die auch von anderen prozessbasierten Disziplinen verwendet werden, und sein Anwendungsbereich kann von einem einzelnen Prozess innerhalb einer Abteilung bis hin zu mehreren Prozessen in einer gesamten Organisation reichen. Konkret umfasst BPM die Bereiche Modellierung, Automatisierung, Ausführung, Kontrolle, Messung und Optimierung, während andere prozessbasierte Disziplinen nur eine Auswahl aus diesen Bereichen treffen.
BPM in Ihrer Organisation wird einzigartig aussehen
Wie wird BPM in Ihrem Unternehmen "aussehen"? Es wird absolut einzigartig aussehen, weil Ihr Unternehmen einzigartig ist. Unternehmen, die neu im Bereich BPM sind, neigen dazu, mit einem begrenzten Pilotprojekt zu beginnen, das sie leicht in den Griff bekommen können. Sie können zum Beispiel einen einzelnen papierbasierten Prozess auswählen und ihn in einen elektronischen Prozess umwandeln.
Zunächst werden die aktuellen Ergebnisse erfasst: wie lange ein Prozess dauert, wo Probleme auftreten usw. Sie entwerfen, wie der Arbeitsablauf abläuft, welche Benachrichtigungen wann ausgegeben werden und wie die Ergebnisse gemessen werden sollen. Nach der Anwendung von BPM überwachen und messen sie die Ergebnisse und vergleichen sie mit den Ergebnissen vor der Einführung von BPM. Was sind die Erfolge? Wo gibt es Möglichkeiten für weitere Verbesserungen? Ausgehend von einem ersten Pilotprojekt kann eine Organisation beschließen, BPM in anderen Abteilungen und auf andere Weise anzuwenden.
Kann BPM die Effizienz und Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern?
Auf jeden Fall. BPM ist so flexibel, dass es in jeder Branche und bei jeder Art von Prozessen eingesetzt werden kann, unabhängig davon, ob es sich um manuelle oder automatisierte Prozesse oder eine Kombination aus beidem handelt. BPM zwingt Unternehmen dazu, ihre Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen und überflüssige Schritte und Ineffizienzen aufzudecken, damit sie aus dem Prozess entfernt werden können. Das Ergebnis sind Kosteneinsparungen, Ressourceneinsparungen, beschleunigte Prozesse und weniger Fehler, was sich positiv auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirkt.
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