Die erfolgreichsten Unternehmen schauen sich regelmäßig an, was ihre Konkurrenten tun, und fragen sich, wie sie es besser machen können. Um sich einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen, muss Ihr Unternehmen effizienter und kostengünstiger arbeiten als die Konkurrenz. Organisatorische Effizienz und Rentabilität werden größtenteils durch die Optimierung von Arbeitsabläufen erreicht.
Was ist Workflow-Optimierung?
Die Definition von Workflow-Optimierung ist der Prozess der Verbesserung bestehender Arbeitsabläufe durch eine Kombination aus Kostensenkung, Effizienzsteigerung und Workflow-Automatisierung. Der Prozess beginnt in der Regel mit der Durchführung einer Workflow-Analyse. Viele Unternehmen, denen es nicht gelingt, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, machen den Fehler, nicht funktionierende Prozesse zu automatisieren. Die Automatisierung kann zwar ein wichtiger Aspekt Ihrer Strategie zur Optimierung von Arbeitsabläufen sein, sie ist jedoch kein Allheilmittel und sollte nur nach sorgfältiger Planung eingeführt werden.
Diejenigen Unternehmen, die mit der Workflow-Optimierung erfolgreich sind, halten sich in der Regel an eine Reihe von Best Practices. Wenn Sie diese Praktiken befolgen, werden Sie die organisatorische Effizienz erheblich steigern und sich einen bedeutenden Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verschaffen.
Bewährte Verfahren zur Workflow-Optimierung
Governance und Compliance
Viele Unternehmen vernachlässigen Corporate Governance und Compliance gänzlich. Hierfür gibt es mehrere Gründe. Einige finden den Prozess langweilig und würden sich lieber in die Implementierung neuer und aufregender digitaler Technologien stürzen. Andere setzen die Prioritäten bei Governance und Compliance einfach falsch. Man geht davon aus, dass der Prozess der Workflow-Optimierung selbst die Einhaltung der Vorschriften erleichtert. Zum Beispiel durch die Implementierung sichtbarer Prüfpfade.
Wenn Sie diese Aspekte jedoch nicht im Vorfeld berücksichtigen, kann dies die Bemühungen Ihres Unternehmens zur Optimierung der Arbeitsabläufe sabotieren. Sie müssen sich von Anfang an über alle Prozesse im Klaren sein und sicherstellen, dass Ihr Compliance- und Governance-Ansatz mit Ihren Arbeitsabläufen übereinstimmt. Dies gewährleistet organisatorische Konsistenz und verringert das Risiko.
Visuelle Workflows erstellen
Der Mensch ist ein visuelles Wesen. Die Entwicklung von visuellen Arbeitsabläufen oder Prozessdiagrammen trägt wesentlich dazu bei, selbst die komplexesten Prozesse darzustellen und zu verstehen. Sie müssen keine visuellen Meisterwerke sein oder übermäßig kompliziert werden.
Eine Sache, die Sie bei der Erstellung Ihrer Prozesslandkarten jedoch vermeiden sollten, ist die Verwendung linearer Diagramme. Arbeitsabläufe sind in der Regel nicht-linearer Natur. Wenn es zu Pannen kommt, ist es oft notwendig, zu einem früheren Schritt zurückzugehen, um Änderungen vorzunehmen. Dieser Teil des Prozesses hilft Ihnen auch, mögliche Probleme in Ihrem Arbeitsablauf von Anfang an zu erkennen.
Erfolgreiche Unternehmen sehen voraus, was und wo etwas schief gehen könnte. An jedem dieser Punkte nehmen sie Anpassungen vor und/oder haben Pläne für Ausfälle. Sie verfügen über Notfallpläne, um Probleme wie Produktivitätsverzögerungen und Systemausfälle zu vermeiden.
Vom Endziel aus rückwärts arbeiten
Die Erstellung eines Arbeitsablaufs ist ähnlich wie die Festlegung eines organisatorischen Ziels. Stellen Sie sich vor, wo Sie hinwollen, und entscheiden Sie, welche Schritte Sie unternehmen wollen, um dorthin zu gelangen. Identifizieren Sie jeden Schritt und jedes Teammitglied, das für den Prozess wichtig ist. Denken Sie daran, dass nicht alle Schritte in einem Arbeitsablauf gleich sind. Die Prioritäten werden selten in einer bestimmten Reihenfolge vergeben. Vielmehr sollte den wichtigsten Schritten Priorität eingeräumt werden.
Es gibt gute Gründe, warum die erfolgreichsten Unternehmen Zeit für die Festlegung von Prioritäten aufwenden. Der wichtigste Grund ist, dass die Unternehmensleitung durch die Kenntnis der Prioritäten in der Lage ist, sich schnell auf Probleme zu konzentrieren und diese zu beheben. Wenn Führungskräfte wissen, wie sich Verzögerungen und Rückschläge bei den einzelnen Schritten auf den gesamten Arbeitsablauf auswirken, können sie Prioritäten setzen und die möglichen Auswirkungen minimieren.
Definieren Sie Rollen und Personen
Definieren Sie die Rollen, die jedes Mitglied bei jedem Schritt spielen wird. Erfolgreiche Unternehmen kommunizieren klar den vollen Umfang der Rolle jedes Mitglieds für den Gesamterfolg des Arbeitsablaufs. Darüber hinaus werden Schulungen angeboten, um nicht nur sicherzustellen, dass die einzelnen Mitarbeiter ihre Aufgaben korrekt ausführen, sondern auch, dass sie bei Störungen angemessen reagieren.
Und der Einzelne kann nur dann so reagieren, wie er geschult ist, wenn ihm die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung stehen. Erhalten die Teammitglieder beispielsweise Warnungen und haben sie die Möglichkeit, bei Bedarf schnell mit anderen Beteiligten zu kommunizieren? Wenn etwas schief geht, nehmen Sie sich hinterher die Zeit, sich das Feedback der Beteiligten anzuhören. Sie kennen ihre Aufgaben besser als jeder andere und können für die langfristige Effizienz des Arbeitsablaufs entscheidend sein.
Automatisieren Sie den Arbeitsablauf
Die Infrastruktur, die um einen Arbeitsablauf herum eingerichtet wird, nennt man ein Workflow-Management-System. Wir haben eingangs erwähnt, dass Automatisierung kein Heilmittel für mangelhafte Arbeitsabläufe ist. Wenn Sie sich jedoch die Zeit genommen haben, die oben beschriebenen Planungsphasen zu durchlaufen, können Sie Bereiche identifizieren, in denen die Automatisierung Ihre Arbeitsabläufe effizienter machen kann.
Zu wissen, worauf Sie Ihre Automatisierungsbemühungen konzentrieren sollen, ist schon die halbe Miete. Wenn Ihr Unternehmen noch keine Erfahrung mit der Digitalisierung hat, sollten Sie mit den einfachsten und sich wiederholenden Aufgaben beginnen. Dies sind Aufgaben, die keine menschlichen Entscheidungen erfordern. Wenn Sie immer noch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sollten Sie mit einem Partner zusammenarbeiten, der eine einfach zu bedienende End-to-End-Plattform zur Workflow-Automatisierung anbietet.
Erfolgreiche Unternehmen automatisieren ihre Arbeitsabläufe nicht nur, um Zeit und Geld zu sparen. Zeit- und Geldersparnis durch Effizienz sind sicherlich große Vorteile, aber die Automatisierung wesentlicher Aspekte Ihrer Arbeitsabläufe macht es weniger wahrscheinlich, dass es zu kostspieligen Verzögerungen und Ausfällen kommt.
Neu bewerten
Verbesserungen können nur vorgenommen werden, wenn Mängel festgestellt werden. Eine gute Faustregel ist, dass Sie Ihre Arbeitsabläufe monatlich oder vierteljährlich bewerten sollten. Achten Sie bei Ihren Bewertungen auf Folgendes:
- Ob Sie Ihre Ziele erreicht haben oder auf dem richtigen Weg sind
- ob es signifikante organisatorische Änderungen gab, wie das Hinzufügen oder Entfernen von Teammitgliedern, oder Änderungen in den Prozessen, die sich auf die Gesamtgestaltung Ihres Arbeitsablaufs auswirken
- Alle Rückschläge oder Pannen, die in dem betreffenden Überprüfungszeitraum aufgetreten sind
Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Erfolgreiche Unternehmen bewerten und verbessern ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich, um Effizienz und Rentabilität zu steigern.
Die Befolgung der oben genannten Best Practices kann einen großen Beitrag zum Erfolg der Workflow-Optimierung in Ihrem Unternehmen leisten. Sie werden aus dem Prozess mit einem besseren Verständnis für Ihr Unternehmen hervorgehen. Vor allem aber wird die Workflow-Optimierung Ihr Unternehmen agiler, effizienter, widerstandsfähiger und wettbewerbsfähiger machen.
