Guide du débutant en matière de traitement intelligent des documents (IDP)

Imaginez une bibliothèque colossale remplie de livres et de documents non classés. Normalement, les bibliothécaires devraient organiser et extraire manuellement les informations de ce chaos, un processus qui prend souvent beaucoup de temps et qui est sujet aux erreurs. Voici notre bibliothécaire avancé : le traitement intelligent des documents (IDP).

L'IDP est équipé d'outils de pointe tels que le traitement du langage naturel et l'apprentissage automatique, tout comme notre bibliothécaire expert qui note méticuleusement les détails clés tels que les noms et les dates. Ce système intelligent analyse chaque page et chaque mot de chaque nouveau document, les comprend et les classe pour les retrouver facilement.

Au-delà de la bibliothèque, cet article aborde les sujets suivants :

• La définition du traitement intelligent des documents (TID)
• Comment fonctionne le traitement intelligent des documents (IDP)
• Les avantages du traitement intelligent des documents (TID)
• Outils et technologies de traitement intelligent des documents (IDP)

Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents ? 

L'IDP est un ensemble de technologies qui automatisent le traitement des documents, en tirant parti de la puissance de l'intelligence artificielle, de l'apprentissage automatique et de la vision par ordinateur pour extraire, interpréter, classer et transformer les informations en données exploitables. 

À l'instar d'un bibliothécaire, l'IDP effectue les tâches suivantes :

• Extraction d'informations
• Catégorise les informations
• Libère les données fraîchement classifiées et les réintègre dans vos processus.

L'un des principaux avantages de l'IDP est sa capacité à gérer une grande variété de formats de documents non structuréscomme les images numérisées, les PDF, les courriels et les présentations.

Cela signifie que vous pouvez automatiser le traitement des documents papier et des documents numériques, en réduisant le temps et les ressources nécessaires pour les traiter manuellement.

Comme un nouvel employé à la bibliothèque, le PDI apprend et s'améliore au fil du temps grâce à l'expérience. Ses algorithmes deviennent plus précis et plus efficaces au fur et à mesure que le système traite davantage de documents, ce qui améliore constamment la vitesse et la précision globales.

Comment fonctionne le traitement intelligent des documents ?

L'IDP peut être utilisé pour automatiser de nombreux types de processus de gestion de documents, tels que les suivants :

• Embarquement des employés : IDP se charge de vérifier, d'interpréter et d'extraire les données des documents téléchargés dans le cadre du processus d'intégration des employés. Vous n'avez donc plus à vous soucier de vérifier manuellement les documents joints.
• Ouverture de compte : IDP classera les documents afin que vos agents n'aient pas à perdre un temps précieux à vérifier manuellement si les bons documents ont été téléchargés dans le cadre d'une procédure d'ouverture de compte.
• Gestion des contrats : L'IDP peut analyser automatiquement les référentiels de contrats pour comprendre les dates de résiliation, évaluer les risques en fonction du langage utilisé dans le contrat, déterminer si votre entreprise respecte les primes d'assurance engagées et bien d'autres choses encore.

Voici comment cela fonctionne : Imaginons que la bibliothèque reçoive des envois de contenus provenant de diverses sources. Certains de ces envois sont des romans, d'autres des livres d'images, des essais et des films, qui devront tous être classés et soumis à la base de données de la bibliothèque.

IDP prend les rênes et trie pour vous toutes ces données non structurées, qu'il s'agisse d'e-mails, d'images ou de notes manuscrites.

Les principaux avantages du PDN

Le traitement intelligent des documents aide des secteurs allant de la banque à l'enseignement supérieur à mieux contrôler leurs données. Quels sont les avantages les plus appréciés par les utilisateurs du PDI ?

1. Précision et cohérence accrues des données: L'IDP élimine le risque d'erreur humaine dans l'interprétation et la transcription des données, ce qui améliore la précision et la cohérence des données, essentielles pour une prise de décision et une gestion des risques efficaces. Tout comme il est plus facile de s'assurer que tous les livres sont en ordre lorsqu'ils sont stockés électroniquement, l'IDP garantit l'exactitude des données.

2. Amélioration de la productivité : L'IDP automatise le processus manuel d'examen des données non structurées pour en extraire des informations significatives. Les employés peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus utiles, ce qui se traduit par une productivité et une efficacité accrues. Un avantage supplémentaire ? Une plus grande satisfaction professionnelle pour les employés désireux d'assumer des responsabilités plus significatives. cultiver une main-d'œuvre plus engagée.

3. Amélioration de la satisfaction des clients : L'IDP réduit les délais d'exécution dans les processus commerciaux en contact avec la clientèle, lorsque les documents du client doivent être examinés. Cet examen peut désormais être effectué de manière beaucoup plus rapide et précise. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur le service à la clientèle plutôt que sur la saisie de données. La satisfaction des clients s'en trouve améliorée, de même que la fidélisation et le renouvellement des contrats.

4. Des données plus sûres : Configurez-le pour répondre à des exigences de sécurité spécifiques, en veillant à ce que les informations sensibles soient protégées contre tout accès non autorisé. Outre sa capacité à interpréter et à extraire des données, IDP peut également masquer des informations sensibles dans le cadre de son examen, afin que d'autres employés n'aient pas accès à certains champs. Cela est particulièrement important pour les organisations qui traitent des informations personnelles sensibles, comme les banques ou les services de santé.

5. Vitesse et évolutivité accrues : Puisque IDP peut traiter de grands volumes de documents en utilisant des ressources limitées, il est infiniment évolutif. Adaptez-vous à la croissance sur de nouveaux marchés et augmentez le nombre de comptes que vous pouvez prendre en charge sans augmenter leur effectif.

6. Réduction des coûts : En automatisant le processus fastidieux du traitement des documents, l'IDP peut réduire les coûts associés à la saisie manuelle des données, tels que la main-d'œuvre, la formation et l'équipement. Plus important encore, avec la pénurie mondiale de main-d'œuvre qui touche de nombreux secteurs, ce processus peut être effectué par l'IA au lieu d'un travailleur.

7. Restez 100% conforme : Le PDI peut améliorer la conformité réglementaire en créant des processus commerciaux plus efficaces et prévisibles. Cela permet une meilleure conformité globale avec les exigences réglementaires suivantes :

• Le GDPR (General Data Protection Regulation) est une nouvelle loi européenne qui oblige les organisations à respecter des normes spécifiques en matière de gestion des données personnelles.
• L'HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) exige des prestataires de soins de santé, des compagnies d'assurance et des autres entreprises traitant des informations médicales sensibles qu'ils les protègent contre tout accès non autorisé.
• La loi SOX (Sarbanes-Oxley Act) s'applique spécifiquement aux entreprises cotées en bourse et leur dicte comment gérer leurs pratiques comptables.
• La norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) fixe des normes de sécurité pour les commerçants qui acceptent les cartes de crédit en ligne ou par téléphone.

Outils et technologies de la PDI

Examinons maintenant les outils et les technologies qui permettent de tirer parti des avantages du traitement intelligent des documents :

Traitement du langage naturel (NLP)

À l'instar de la compréhension du contenu par un bibliothécaire, les algorithmes de traitement du langage naturel analysent le texte, identifient les sujets clés et classent les documents en fonction de leur contenu et de leur contexte. Une fois votre document transformé dans un format lisible par une machine, l'IDP peut utiliser des algorithmes de traitement du langage naturel (NLP) pour analyser le texte et identifier les sujets clés. Le NLP aide les ordinateurs à saisir le contenu comme le ferait un être humain, tout en leur donnant un coup de main pour les nuances telles que les expressions idiomatiques et les attitudes. Le texte de votre document peut alors être classé en fonction de son contenu et de son contexte.

Reconnaissance optique de caractères (OCR)

L'OCR est une technologie pratique qui permet d'extraire des caractères, des chiffres et des mots d'un PDF ou d'une image. Vous pouvez voir cette technologie à l'œuvre sur votre smartphone. Prenez une photo de la page d'un livre ou de la feuille d'instructions d'un jeu de société. Avec la plupart des téléphones récents, le texte de l'image devient éditable de manière indépendante : vous pouvez copier et coller les mots dans un message texte ou un document Word.

Intelligence artificielle et apprentissage automatique (AI et ML)

L'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique sont au cœur de l'IDP. L'IDP prend le résultat de l'OCR et l'interprète en utilisant des modèles de langage pour comprendre les documents. Cette compréhension permet à l'IDP de classer les documents et de trouver des données significatives à extraire. Désormais, chaque document, qu'il s'agisse d'un courriel, d'un PDF, d'une image ou d'une vidéo, peut fournir des données structurées significatives qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions dans le cadre des processus d'entreprise.

Tout comme l'IDP révolutionne la façon dont nous travaillons avec les documents, tout comme les bibliothécaires rationalisent l'accès au savoir, les organisations peuvent gagner en efficacité et en précision grâce aux capacités d'automatisation de l'IDP. L'adoption de l'IDP peut amplifier la prise de décision grâce à des informations précieuses. En tant que futur du traitement des documents, il est temps pour les organisations d'explorer les nombreux avantages de l'IDP et d'adopter son pouvoir de transformation. Tout comme notre bibliothécaire expert est prêt à vous aider à naviguer dans les ressources de la bibliothèque, notre équipe est prête à aider les organisations à tirer parti de l'IDP pour des processus de travail plus intelligents et plus efficaces.