Les 5 principaux cas d'utilisation de l'IDP

Vous considérez les documents comme des objets statiques ? Cette croyance est en train de changer, grâce à une technologie d'automatisation des documents appelée traitement intelligent des documents (IDP). Les documents ne se contentent pas de se traiter eux-mêmes, ils deviennent des sources dynamiques d'informations que vous pouvez analyser et sur lesquelles vous pouvez agir en temps réel.

C'est une excellente nouvelle, étant donné que 60 à 73 % de toutes les données d'entreprise ne sont pas traitées, ne sont pas remarquées ou ne sont pas analysées. Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents et quels sont les cinq cas d'utilisation qui inspireront votre stratégie d'automatisation des documents ?

Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents ?

Le traitement intelligent des documents (TID) utilise l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour lire des documents tels que des factures, des reçus, des demandes, etc. Il peut trouver les informations souhaitées dans un document, par exemple le nom du magasin et le montant figurant sur un reçu. Il peut ensuite utiliser ces informations pour remplir des formulaires tels que des demandes de remboursement, envoyer des courriels ou effectuer des paiements.

L'IDP permet de cibler des points de données clés dans n'importe quel document. Les contrats, les relevés bancaires et les dossiers d'identification personnelle sont également des candidats de choix pour l'IDP. Cela inclut les documents physiques scannés et numérisés, ou les documents électroniques.

Avec l'IDP, l'intelligence artificielle traite les deux types de données que les organisations doivent traiter, à savoir les documents structurés et non structurés.

Auparavant, vous deviez passer du temps à restructurer les données dans un format cohérent. Par exemple, il n'y a pas si longtemps, quelqu'un devait passer au crible les piles de cartes de visite collectées lors d'une conférence et saisir manuellement les contacts dans une feuille de calcul.

Le traitement intelligent des documents effectue la structuration des données à votre place, en extrayant les informations de l'ensemble du document, même si elles sont placées à des endroits inattendus.

Automatisation des processus robotiques (RPA)

Comme indiqué ci-dessus, le traitement intelligent des documents est une solution optimale pour l'automatisation des processus d'entreprise, l'amélioration de la gestion des données et la rationalisation des flux de travail dans divers secteurs, une mise à niveau bien nécessaire des capacités de l'automatisation robotique des processus (RPA). Contrairement à la PDI, la RPA est beaucoup plus limitée dans ses possibilités. Alors que l'IDP est une solution intuitive, la RPA a besoin qu'on lui dise ce qu'elle doit faire et ne peut suivre que des tâches spécifiques.

Comment la PDI s'articule-t-elle avec l'automatisation ?

L'IDP facilite l'obtention du Saint Graal des entreprises - des données propres. Le traitement intelligent des documents comprend une série d'étapes, notamment la classification des documents, l'extraction des données et la validation, à l'aide de technologies d'IA avancées telles que le traitement du langage naturel et l'apprentissage automatique. Cette victoire prépare votre organisation à réussir en utilisant d'autres types d'outils d'automatisation.

La plupart des technologies d'hyperautomatisation, comme l'automatisation des processus robotiques ou l'exploration des processus, sont infiniment plus performantes lorsqu'elles sont alimentées par des données propres, cohérentes et exactes. Cela signifie des données qui respectent les règles de formatage (pensez aux nombreuses façons dont vous pouvez écrire un numéro de téléphone !)

Par exemple, un nom ou une adresse électronique mal saisis peuvent faire échouer les communications futures avec un client. Des données de mauvaise qualité sont plus qu'une simple faute de frappe : elles s'infiltrent dans vos autres processus automatisés et font boule de neige.

L'utilisation d'une plateforme IDP puissante pour extraire des informations avec une précision de plus de 99 % est la première étape pour tirer parti du monde plus vaste de l'automatisation des flux de travail.

Quels sont les principaux avantages de la PDI ?

• Améliorer l'allocation des ressources. Transférer la charge de travail administratif aux machines. Les humains peuvent se concentrer davantage sur la stratégie, les relations avec les clients et la création d'opportunités de croissance.
• Réduire les coûts. Selon une étude, le traitement manuel peut coûter à votre organisation jusqu'à 9 $ par facture. Aujourd'hui, les entreprises les plus performantes utilisent l'IA et l'automatisation pour réduire ces coûts à moins de 1,42 $. En rationalisant le traitement des documents, l'IDP permet aux entreprises d'allouer leurs ressources plus efficacement et de se concentrer sur les initiatives stratégiques.
• Stimuler le moral. Ne nous voilons pas la face : 40 heures par semaine à faire du copier-coller sur un siège pivotant sapent le moral des employés. En réduisant la saisie de données abrutissante et en permettant aux talents de se concentrer sur des projets plus engageants, vous construirez une équipe plus enthousiaste.
• Réduire les erreurs. Dans le monde des affaires, les fautes de frappe ne sont pas de simples bévues innocentes ; elles peuvent entraîner des pertes et ternir la réputation d'une entreprise. Une société de sécurité japonaise espérait vendre une action pour 610 000 yens. frappe erronée a vendu 610 000 actions à un yen chacune. L'IDP améliore la précision de vos activités commerciales en réduisant les points de contact humains. En outre, l'extraction de données automatise l'extraction, la validation et la structuration des données à partir de documents, réduisant ainsi les efforts manuels et les erreurs.
• Évolution efficace. Que votre entreprise ait besoin de traiter quelques centaines de documents ou des millions, l'IDP peut supporter la charge. Cette flexibilité en fait une solution idéale pour les entreprises de toutes tailles, leur permettant d'augmenter ou de réduire leur capacité en fonction de l'évolution de leurs besoins. Avec IDP, vous pouvez gérer efficacement de grands volumes de documents sans compromettre la précision ou la rapidité.
• Augmenter la satisfaction des clients. L'IDP améliore l'expérience client en permettant un traitement plus rapide et plus précis des documents. Cela se traduit par des délais d'exécution plus courts pour les clients, ce qui améliore leur expérience globale avec votre entreprise.

D'une manière générale, le traitement intelligent des documents (TID) est une technologie puissante qui offre de nombreux avantages, allant de l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et de la réduction des coûts à l'amélioration de la satisfaction des clients et à la garantie de la conformité aux réglementations. En automatisant l'extraction de données pertinentes à partir de documents, l'IDP permet aux entreprises de prendre des décisions mieux informées et de rester en tête dans un paysage concurrentiel.

Les 5 cas d'utilisation de l'IDP à connaître

Le traitement des documents par l'IA accélère la saisie des données et l'analyse dans tous les secteurs. Il n'est donc pas surprenant que les experts prévoient que ce secteur de 1,1 milliard de dollars atteindra 5,2 milliards de dollars au cours des deux prochaines années seulement. Explorons quelques-uns des domaines dans lesquels IDP réécrit la gestion des documents.

Traitement des factures

IDP extrait des informations clés des factures, telles que les coordonnées du fournisseur, les numéros de facture, les postes et les montants. Avec IDP, vous traitez les factures plus rapidement et améliorez l'efficacité de la comptabilité fournisseurs.

Auparavant, une personne devait ouvrir chaque enveloppe de facture, saisir manuellement les données dans le système de comptabilité de l'entreprise, puis classer la facture. Vous pouvez voir comment l'IDP peut améliorer ce lent processus. Grâce à l'IDP, le logiciel peut effectuer automatiquement ces tâches, extraire les données et les acheminer vers les responsables de l'approbation.

Gestion des contrats

L'IDP rationalise la gestion des contrats en extrayant des données telles que les noms des entreprises, les dates clés et les conditions générales. Le traitement des données joue un rôle crucial dans l'automatisation de l'extraction et de l'organisation des données des contrats, garantissant ainsi la précision et l'efficacité. Il accélère la préparation et l'examen des contrats, réduisant ainsi le risque de charger des livrables ou des coordonnées inexactes dans vos flux de travail.

L'IDP ne se contente pas d'ingérer les contrats en cours. Il peut également aider à en élaborer de nouveaux. Si votre organisation a du mal à maintenir la cohérence linguistique entre les accords, l'IDP est l'outil qu'il vous faut. Extrayez les termes clés et ajoutez-les dans un nouvel accord. Recherchez des contrats qui partagent des obligations ou des contrats qui ne correspondent pas aux autres.

Embarquement des clients

L'IDP donne à l'accueil des clients une nouvelle dimension dont ils ont bien besoin. Extraire et vérifier automatiquement les données des clients à partir de documents tels que les cartes d'identité et les formulaires de demande.

Parfois, le processus d'intégration comprend des formulaires et des notes manuscrites. Le traitement du langage naturel (NLP) joue un rôle crucial dans l'interprétation de ces formulaires et notes manuscrits, en permettant aux machines de comprendre et de traiter le langage humain. C'est un autre domaine où l'automatisation des documents se distingue. L'IDP peut lire et interpréter l'écriture (même cursive !) et compléter les caractères manquants avec un haut niveau de précision. Les documents fiscaux, l'admission des patients ou les formulaires gouvernementaux sont facilement transformés en formulaires numériques utilisables grâce à l'IDP.

Conformité et rapports réglementaires

L'IDP permet d'automatiser l'extraction et la classification des données à des fins réglementaires et de reporting. Les solutions de traitement intelligent des documents traitent et organisent efficacement de grands volumes de données provenant de divers types de documents, garantissant ainsi la conformité en extrayant des informations précieuses sans intervention humaine. Elles facilitent le contrôle de la conformité et permettent aux organisations de rester au fait de l'évolution des règles et de la législation.

Vous trouverez la PDI alimentée par l'IA dans des secteurs très réglementés tels que la banque et la finance. L'IDP aide à codifier le traitement des documents sensibles. Elle peut automatiser les vérifications relatives à la connaissance du client en traitant des contenus tels que :

• Preuve de résidence
• Factures de services publics
• Statuts de la société
• Preuve de revenus
• Cartes de gestion des signataires

Des secteurs comme la banque et l'enseignement supérieur traitent toutes sortes de documents d'identité gouvernementaux tels que les passeports, les permis de conduire et les carnets de vaccination provenant du monde entier. L'apprentissage des différents formats par une personne peut prendre des semaines et conduire à des données polluées. L'IDP capture rapidement des identifiants personnels propres et peut même masquer les identifiants sensibles, tels que les numéros de sécurité sociale, aux membres non autorisés de l'équipe.

À partir de là, l'automatisation peut faire passer les informations par d'autres étapes. Ajoutez les informations à une base de données, utilisez-les pour remplir une série d'autres documents ou insérez-les dans un système de vérification des antécédents.

Traitement des demandes d'indemnisation

Les professionnels de l'assurance utilisent l'AL et le ML pour les aider à collecter et à organiser des documents tels que les formulaires de demande d'indemnisation, les dossiers médicaux et les preuves à l'appui. L'IDP accélère le processus de traitement des demandes d'indemnisation, réduit les efforts manuels et améliore la précision du règlement des demandes d'indemnisation. L'IDP joue également un rôle crucial dans la gestion des données non structurées contenues dans les formulaires de demande d'indemnisation et les dossiers médicaux, améliorant ainsi l'efficacité et la précision des opérations. Les compagnies d'assurance utilisent l'automatisation des documents pour :

• Valider les informations: Comparer automatiquement les demandes avec les dossiers pour repérer les dates ou les lieux incorrects.
• Recueillir des informations: Compilation de documents manuscrits, de courriels et d'autres contenus dans un fichier.
• Reconnaître les informations manquantes: Lorsque les systèmes automatisés repèrent un champ manquant, ils peuvent déclencher une séquence de communication avec le client pour le retrouver rapidement.

Si l'IDP améliore l'efficacité opérationnelle et la précision du traitement des demandes, il contribue également à la satisfaction des clients. Accenture a constaté que 31 % des clients se sont déclarés insatisfaits du traitement de leur demande d'indemnisation au titre de l'assurance habitation ou automobile. Quelles sont les causes de cette frustration ? La rapidité : six clients sur dix estiment que la procédure est beaucoup trop longue. Nombreux sont ceux qui se sont tournés vers un assureur concurrent en raison de leur mauvaise expérience. L'intelligence artificielle peut aider le secteur de l'assurance à fidéliser ses clients et à récupérer les 170 milliards de dollars qu'Accenture prévoit de lui faire perdre en raison de la lenteur des délais.

IDP et automatisation - un mariage parfait

La clé d'une stratégie efficace de traitement des documents IA est un partenaire qui excelle également dans l'automatisation. Il ne suffit pas d'extraire les adresses de l'entreprise des documents d'accueil dans une feuille de calcul. Ces informations doivent circuler dans vos opérations, et l'automatisation des processus en est le gardien.

Les solutions de traitement intelligent des documents, associées à l'IA et à l'automatisation des processus, vous aident à effectuer des actions à partir d'informations extraites. Interrogez les bases de données de lutte contre le blanchiment d'argent, demandez une liste des produits les plus performants au Texas et évaluez les avis des clients pour identifier les opportunités potentielles. Avec la PDI + l'automatisation, les informations deviennent utilisables. Elles deviennent des informations. Au lieu de languir dans un référentiel de données, vous pouvez enfin donner vie à vos données les plus vitales.