Guía para principiantes sobre el tratamiento inteligente de documentos (PID)

Imagine una biblioteca colosal repleta de libros y documentos sin categorizar. Normalmente, los bibliotecarios organizarían y extraerían manualmente la información de este caos, un proceso que a menudo lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Introduzca nuestro bibliotecario avanzado: el procesamiento inteligente de documentos (PID).

IDP está equipado con herramientas de última generación como el procesamiento del lenguaje natural y el aprendizaje automático, al igual que nuestro experto bibliotecario, que anota meticulosamente detalles clave como nombres y fechas. Este sistema inteligente escanea cada página y palabra de cada documento nuevo, comprendiéndolas y clasificándolas para facilitar su recuperación.

Más allá de la biblioteca, en este artículo hablaremos de:

• Definición del tratamiento inteligente de documentos (PID)
• Cómo funciona el tratamiento inteligente de documentos (PID)
• Ventajas del tratamiento inteligente de documentos (PID)
• Herramientas y tecnología de procesamiento inteligente de documentos (PID)

¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos? 

IDP es un conjunto de tecnologías que automatizan el procesamiento de documentos, aprovechando el poder de la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la visión por ordenador para extraer, interpretar, clasificar y transformar la información en datos procesables. 

Al igual que un bibliotecario, el IDP realiza las siguientes tareas:

• Extrae información
• Clasifica la información
• Devuelve los datos recién clasificados a tus procesos

Una de las principales ventajas de la IDP es su capacidad para manejar una gran variedad de formatos de documentos no estructuradoscomo imágenes escaneadas, PDF, correos electrónicos y presentaciones.

Esto significa que puede automatizar el tratamiento de documentos en papel y digitales por igual, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para procesarlos manualmente.

Al igual que un empleado nuevo en la biblioteca, IDP aprende y mejora con el tiempo a través de la experiencia. Sus algoritmos se vuelven más precisos y eficientes a medida que el sistema procesa más documentos, mejorando continuamente la velocidad y la precisión generales.

¿Cómo funciona el tratamiento inteligente de documentos?

IDP puede utilizarse para automatizar muchos tipos de procesos de gestión de documentos, como los siguientes:

• Incorporación de empleados: IDP se encargará de verificar, interpretar y extraer los datos de los documentos que se cargan como parte de un proceso de incorporación de empleados, por lo que nunca tendrá que preocuparse de verificar manualmente los documentos adjuntos.
• Apertura de cuentas: IDP clasificará los documentos para que sus agentes no tengan que perder un tiempo valioso verificando manualmente si se han cargado los documentos correctos como parte del proceso de apertura de una cuenta.
• Gestión de contratos: IDP puede escanear automáticamente los repositorios de contratos para conocer las fechas de finalización, evaluar el riesgo en función del lenguaje utilizado en el contrato, determinar si su empresa cumple con las primas de seguro comprometidas y mucho más.

Funciona así: Imaginemos que la biblioteca recibe envíos de contenidos de diversas fuentes. Mientras que algunos de estos envíos son novelas, otros son libros ilustrados, ensayos y películas, todos los cuales deberán clasificarse y enviarse a la base de datos de la biblioteca.

IDP toma las riendas y clasifica por ti todos estos datos no estructurados, ya sean correos electrónicos, imágenes o notas manuscritas.

Las principales ventajas del PDI

El procesamiento inteligente de documentos está ayudando a sectores que van desde la banca a la enseñanza superior a mejorar el control de sus datos. De qué ventajas disfrutan más los usuarios de PDI?

1. Mayor precisión y coherencia de los datos: IDP elimina el riesgo de error humano en la interpretación y transcripción de datos, lo que se traduce en una mayor precisión y coherencia de los datos, esenciales para una toma de decisiones y una gestión de riesgos eficaces. Del mismo modo que es más fácil asegurarse de que todos los libros están en orden cuando se almacenan electrónicamente, IDP garantiza la precisión de los datos.

2. 2. Mejora de la productividad: IDP automatiza el proceso manual de revisión de datos no estructurados para extraer información significativa. Esto permite a los empleados dedicarse a un trabajo más valioso, lo que se traduce en un aumento de la productividad y la eficiencia. ¿Un beneficio añadido? Mayor satisfacción laboral para los empleados que buscan responsabilidades más significativas. cultivar una plantilla más comprometida.

3. Mejora de la satisfacción del cliente: IDP reduce los tiempos de respuesta en los procesos de negocio de cara al cliente en los que es necesario revisar los documentos del cliente. Esta revisión puede hacerse ahora de forma mucho más rápida y precisa. De este modo, los empleados pueden centrarse en el servicio al cliente y no en la introducción de datos. Esto mejora la satisfacción del cliente y aumenta la fidelidad y la repetición del negocio.

4. Datos más seguros: Configure para cumplir requisitos de seguridad específicos, garantizando que la información sensible esté protegida de accesos no autorizados. Además de poder interpretar y extraer datos, IDP también puede enmascarar información sensible como parte de su revisión, de modo que otros empleados no tengan acceso a determinados campos. Esto es especialmente importante para las organizaciones que manejan información personal sensible, como la banca o la sanidad.

5. Mayor velocidad y escalabilidad: Dado que IDP puede procesar grandes volúmenes de documentos utilizando recursos limitados, es infinitamente escalable. Acomoda el crecimiento a nuevos mercados y amplía el número de cuentas que puede asumir sin aumentar su plantilla.

6. Ahorro de costes: Al automatizar el largo proceso de procesamiento de documentos, IDP puede reducir los costes asociados a la introducción manual de datos, como la mano de obra, la formación y los equipos. Aún más importante, con la escasez mundial de mano de obra que afecta a muchas industrias, este proceso puede ser realizado por la IA en lugar de un trabajador.

7. Cumplir al 100% la normativa: IDP puede mejorar el cumplimiento normativo creando procesos empresariales más eficientes y predecibles. De este modo, se mejora el cumplimiento general de los siguientes requisitos normativos:

• El GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) es una nueva ley de la UE que obliga a las organizaciones a cumplir normas específicas cuando se trata de la gestión de datos personales.
• La ley HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) exige a los proveedores de atención sanitaria, compañías de seguros y otras empresas que manejan información médica confidencial que la protejan de accesos no autorizados.
• La SOX (Ley Sarbanes-Oxley) se aplica específicamente a las empresas que cotizan en bolsa y dicta cómo deben gestionar sus prácticas contables.
• PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) establece normas de seguridad para los comerciantes que aceptan tarjetas de crédito en línea o por teléfono.

Herramientas y tecnologías de PDI

Veamos ahora las herramientas y tecnologías que potencian las ventajas del procesamiento inteligente de documentos:

Procesamiento del lenguaje natural (PNL)

Al igual que un bibliotecario entiende el contenido, los algoritmos de PLN analizan el texto, identifican los temas clave y clasifican los documentos en función de su contenido y contexto. Una vez transformado el documento en un formato legible por máquina, IDP puede utilizar algoritmos de procesamiento del lenguaje natural (PLN ) para analizar el texto e identificar los temas clave. El PLN ayuda a los ordenadores a captar el contenido de la misma forma que lo haría un ser humano, a la vez que les echa una mano con matices como las expresiones idiomáticas y la actitud. El texto del documento puede clasificarse en función de su contenido y su contexto.

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El OCR es una tecnología muy útil que puede extraer caracteres, números y palabras de un PDF o una imagen. Puede que veas esta tecnología en acción en tu smartphone. Haz una foto de la página de un libro o de las instrucciones de un juego de mesa. En la mayoría de los teléfonos nuevos, el texto de la imagen se puede editar de forma independiente: puedes copiar y pegar las palabras en un mensaje de texto o en un documento de Word.

Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático (IA y ML)

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático son la base de IDP. IDP toma el resultado del OCR y lo interpreta utilizando modelos lingüísticos para comprender los documentos. Esta comprensión permite a IDP clasificar los documentos y extraer datos significativos. Ahora, cada documento, ya sea un correo electrónico, un PDF, una imagen o un vídeo, puede proporcionar datos estructurados significativos que pueden utilizarse para tomar decisiones en los procesos empresariales.

Del mismo modo que IDP revoluciona la forma en que trabajamos con los documentos, al igual que los bibliotecarios agilizan el acceso al conocimiento, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia y precisión con las capacidades de automatización de IDP. Adoptar IDP puede ampliar la toma de decisiones con información valiosa. Como el futuro del procesamiento de documentos, es hora de que las organizaciones exploren los muchos beneficios de IDP y adopten su poder transformador. Al igual que nuestro experto bibliotecario está listo para ayudarle a navegar por los recursos de la biblioteca, nuestro equipo está listo para ayudar a las organizaciones a aprovechar IDP para procesos de trabajo más inteligentes y eficientes.