Stellen Sie sich eine riesige Bibliothek vor, die mit nicht kategorisierten Büchern und Dokumenten gefüllt ist. Normalerweise müssten Bibliothekare dieses Chaos manuell ordnen und Informationen daraus extrahieren - ein Prozess, der oft zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Hier kommt unser fortschrittlicher Bibliothekar ins Spiel: intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP).
IDP ist mit modernsten Werkzeugen wie der Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinellem Lernen ausgestattet, genau wie unser Bibliotheksexperte, der wichtige Details wie Namen und Daten akribisch notiert. Dieses intelligente System scannt jede Seite und jedes Wort jedes neuen Dokuments, um sie zu verstehen und zu klassifizieren, damit sie leicht abgerufen werden können.
In diesem Artikel geht es nicht nur um die Bibliothek, sondern auch um andere Bereiche:
- Die Definition der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)
- So funktioniert die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
- Die Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)
- Werkzeuge und Technologien für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
IDP ist eine Reihe von Technologien, die die Verarbeitung von Dokumenten automatisieren, indem sie die Leistungsfähigkeit von künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Computer Vision nutzen, um Informationen zu extrahieren, zu interpretieren, zu klassifizieren und in verwertbare Daten umzuwandeln.
Ähnlich wie ein Bibliothekar nimmt IDP die folgenden Aufgaben wahr:
- Extrahiert Informationen
- kategorisiert Informationen
- Freigabe dieser frisch klassifizierten Daten zurück in Ihre Prozesse
Einer der Hauptvorteile von IDP ist seine Fähigkeit, eine große Vielfalt von unstrukturierten Dokumentenformatenwie gescannte Bilder, PDFs, E-Mails und Präsentationen.
Dies bedeutet, dass Sie die Verarbeitung von papierbasierten Dokumenten und digitalen Dokumenten gleichermaßen automatisieren können, den Zeit- und Ressourcenaufwand die für die manuelle Bearbeitung erforderlich sind.
Wie ein neuer Mitarbeiter in der Bibliothek lernt IDP und verbessert sich mit der Zeit durch Erfahrung. Seine Algorithmen werden immer genauer und effizienter, je mehr Dokumente das System verarbeitet, und verbessern so kontinuierlich die Gesamtgeschwindigkeit und Genauigkeit.
Wie funktioniert die intelligente Dokumentenverarbeitung?
IDP kann zur Automatisierung vieler Arten von Dokumentenmanagement-Prozessen eingesetzt werden, z. B. zur Automatisierung der folgenden Prozesse
- Mitarbeiter-Onboarding: IDP übernimmt die Überprüfung, Interpretation und Extraktion von Daten aus Dokumenten, die im Rahmen des Onboarding-Prozesses eines Mitarbeiters hochgeladen werden, so dass Sie sich nicht mehr um die manuelle Überprüfung angehängter Dokumente kümmern müssen.
- Kontoeröffnung: IDP klassifiziert die Dokumente, so dass Ihre Mitarbeiter keine wertvolle Zeit damit verschwenden müssen, manuell zu überprüfen, ob die richtigen Dokumente im Rahmen eines Kontoeröffnungsprozesses hochgeladen wurden.
- Vertragsmanagement: IDP kann automatisch Vertragsbestände durchsuchen, um Kündigungsfristen zu ermitteln, Risiken anhand der Vertragssprache zu bewerten, festzustellen, ob Ihr Unternehmen die vereinbarten Versicherungsprämien einhält und vieles mehr.
Und so funktioniert es: Stellen Sie sich vor, die Bibliothek erhält Lieferungen von Inhalten aus einer Vielzahl von Quellen. Bei einigen dieser Sendungen handelt es sich um Romane, bei anderen um Bilderbücher, Aufsätze und Filme, die alle kategorisiert und in die Datenbank der Bibliothek eingegeben werden müssen.
IDP nimmt die Zügel in die Hand und sortiert all diese unstrukturierten Daten für Sie, egal ob es sich um E-Mails, Bilder oder handschriftliche Notizen handelt.
Die wichtigsten Vorteile von IDP
Intelligente Dokumentenverarbeitung hilft Branchen vom Bankwesen bis zum Hochschulwesen, die Kontrolle über ihre Daten zu verbessern. Von welchen Vorteilen profitieren die IDP-Anwender am meisten?
1. Erhöhte Genauigkeit und Datenkonsistenz: IDP eliminiert das Risiko menschlicher Fehler bei der Interpretation und Transkription von Daten, was zu einer verbesserten Genauigkeit und Konsistenz der Daten führt - unerlässlich für eine effektive Entscheidungsfindung und ein effektives Risikomanagement. So wie es einfacher ist, sicherzustellen, dass alle Bücher in Ordnung sind, wenn sie elektronisch gespeichert werden, gewährleistet IDP die Genauigkeit der Daten.
2. Verbesserte Produktivität: IDP automatisiert den manuellen Prozess der Überprüfung von unstrukturierten Daten, um aussagekräftige Informationen zu extrahieren. Dadurch können sich die Mitarbeiter mit wertvolleren Aufgaben befassen, was zu einer höheren Produktivität und Effizienz führt. Ein zusätzlicher Vorteil? Höhere Arbeitszufriedenheit bei Mitarbeitern, die sich nach mehr sinnvollen Aufgaben sehnen - ein Profitipp für eine engagierte Belegschaft zu kultivieren.
3. Erhöhte Kundenzufriedenheit: IDP verkürzt die Durchlaufzeiten in Geschäftsprozessen mit Kundenkontakt, bei denen Kundendokumente geprüft werden müssen. Diese Überprüfung kann jetzt viel schneller und genauer erfolgen. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf den Kundenservice konzentrieren und nicht auf die Dateneingabe. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit und erhöht die Loyalität und die Wiederholungsaufträge.
4. Mehr Sicherheit für Daten: Konfigurieren Sie IDP so, dass es spezifische Sicherheitsanforderungen erfüllt und sicherstellt, dass sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. IDP ist nicht nur in der Lage, Daten zu interpretieren und zu extrahieren, sondern kann im Rahmen der Überprüfung auch sensible Informationen maskieren, sodass zusätzliche Mitarbeiter keinen Zugriff auf bestimmte Felder haben. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit sensiblen persönlichen Daten arbeiten, wie z. B. im Bank- oder Gesundheitswesen.
5. Höhere Geschwindigkeit und Skalierbarkeit: Da IDP mit begrenzten Ressourcen große Mengen von Dokumenten verarbeiten kann, ist es unbegrenzt skalierbar. So können Sie neue Märkte erschließen und die Anzahl der Kunden erhöhen, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter steigt.
6. Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung des zeitaufwändigen Prozesses der Dokumentenverarbeitung kann IDP die mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Kosten, wie z. B. Arbeit, Schulung und Ausrüstung, reduzieren. Noch wichtiger ist, dass dieser Prozess angesichts des weltweiten Arbeitskräftemangels in vielen Branchen von einer KI anstelle eines Arbeiters durchgeführt werden kann.
7. Bleiben Sie zu 100 % konform: IDP kann die Einhaltung von Vorschriften verbessern, indem es effizientere und vorhersehbare Geschäftsprozesse schafft. Dies sorgt für eine bessere allgemeine Einhaltung der folgenden gesetzlichen Anforderungen:
- GDPR (General Data Protection Regulation) ist ein neues EU-Gesetz, das von Organisationen die Einhaltung bestimmter Standards für die Verwaltung personenbezogener Daten verlangt.
- Der HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) verpflichtet Gesundheitsdienstleister, Versicherungsgesellschaften und andere Unternehmen, die mit sensiblen medizinischen Daten umgehen, diese vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
- SOX (Sarbanes-Oxley Act) gilt speziell für börsennotierte Unternehmen und schreibt ihnen vor, wie sie ihre Rechnungslegungspraktiken zu handhaben haben.
- PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) legt Sicherheitsstandards für Händler fest, die Kreditkarten online oder über Telefonleitungen akzeptieren.
Werkzeuge und Technologien der IDP
Schauen wir uns nun die Werkzeuge und Technologien an, die die Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung ermöglichen:
Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP)
Ähnlich wie das Verständnis eines Bibliothekars für den Inhalt analysieren NLP-Algorithmen den Text, identifizieren Schlüsselthemen und klassifizieren die Dokumente auf der Grundlage ihres Inhalts und Kontexts. Sobald Ihr Dokument in ein maschinenlesbares Format umgewandelt ist, kann IDP Algorithmen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) einsetzen, um den Text zu analysieren und die wichtigsten Themen zu identifizieren. NLP hilft Computern, den Inhalt so zu erfassen, wie es ein Mensch tun würde, und unterstützt sie dabei mit Nuancen wie Redewendungen und Einstellungen. Der Text Ihres Dokuments kann dann auf der Grundlage seines Inhalts und seines Kontexts klassifiziert werden.
Optische Zeichenerkennung (OCR)
OCR ist eine praktische Technologie, die Zeichen, Zahlen und Wörter aus einer PDF-Datei oder einem Bild entfernen kann. Sie können diese Technologie auf Ihrem Smartphone in Aktion sehen. Machen Sie ein Foto von einer Buchseite oder der Anleitung eines Brettspiels. Bei den meisten neueren Handys kann der Text im Bild unabhängig bearbeitet werden - Sie können die Wörter kopieren und in eine Textnachricht oder ein Word-Dokument einfügen.
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen (KI und ML)
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind das Herzstück von IDP. IDP nimmt die OCR-Ausgabe und interpretiert sie dann mithilfe von Sprachmodellen, um die Dokumente zu verstehen. Dieses Verständnis ermöglicht es IDP, die Dokumente zu klassifizieren und aussagekräftige Daten zu finden, die extrahiert werden können. Jetzt kann jedes Dokument, egal ob es sich um eine E-Mail, ein PDF, ein Bild oder ein Video handelt, aussagekräftige strukturierte Daten liefern, die für die Entscheidungsfindung in Geschäftsprozessen genutzt werden können.
IDP revolutioniert die Art und Weise, wie wir mit Dokumenten arbeiten - ähnlich wie Bibliothekare den Zugang zu Wissen rationalisieren - und Unternehmen können mit den Automatisierungsfunktionen von IDP mehr Effizienz und Genauigkeit erreichen. Die Einführung von IDP kann die Entscheidungsfindung durch wertvolle Erkenntnisse verbessern. Als die Zukunft der Dokumentenverarbeitung ist es für Unternehmen an der Zeit, die vielen Vorteile von IDP zu erkunden und sich ihre transformative Kraft zu eigen zu machen. So wie unser Bibliotheksexperte Ihnen bei der Navigation durch die Bibliotheksressourcen behilflich ist, steht unser Team bereit, um Unternehmen bei der Nutzung von IDP für intelligentere und effizientere Arbeitsprozesse zu unterstützen.
