Comment fonctionne le balayage OCR ?

Avez-vous déjà dû saisir manuellement les informations d'un document dans un formulaire numérique, mot par mot ? C'est courant pour le transfert de données d'un document papier vers un formulaire numérique. Ou peut-être écrivez-vous une nouvelle pièce justificative sous forme DOC à partir d'un PDF et les mots ne se copient pas correctement ? Quel que soit le chemin emprunté, une erreur humaine s'est probablement produite au cours du processus. C'est également naturel, étant donné que de nombreuses entreprises saisissent et transfèrent encore les données manuellement. Et si nous vous disions qu'il existe un moyen de numériser ces informations d'une manière propre et facile à reproduire ? Voyez la numérisation de documents par OCR, une technologie qui peut être intégrée dans une solution de flux de travail pour mieux étendre l'efficacité des processus.

En numérisant les documents à utiliser dans les flux de travail, les entreprises sont équipées pour gérer de multiples formes d'entrée de données - que ce soit par le biais de documents, de soumissions de formulaires, d'API de systèmes tiers, de chatbots ou d'autres technologies. Il en résulte une productivité accrue dans les flux de travail, un gain de temps et une réduction des coûts, ainsi qu'une extension de la valeur du système actuel à l'ensemble des processus basés sur les documents.

Qu'est-ce que l'OCR ?

OCR est l'abréviation de reconnaissance optique de caractères. D'après ScanbotL'OCR est une "technologie de traitement de l'image qui offre un moyen pratique de convertir des documents papier en un format numérique". L'OCR, que l'on retrouve le plus souvent dans la gestion des documents, peut jouer un rôle essentiel dans l'amélioration de l'automatisation des processus de votre organisation.

Lors de la numérisation OCR, un algorithme reconnaît les caractères des sources imprimées et les convertit en format numérique. Une fois cette opération effectuée, le format numérique est facilement consultable et modifiable. Les scanners OCR sont facilement personnalisables et sont donc idéaux pour les industries ayant mis en place des processus à forte intensité de papier. Les industries qui en bénéficient le plus sont notamment les banques, l'enseignement supérieur, le secteur juridique, les assurances, les télécommunications, etc. car elles traitent d'énormes quantités de données en une seule fois.

Comment fonctionne réellement l'OCR ?

Un scanner ou une photocopieuse ordinaire crée ce que l'on appelle une image tramée, ou une collection de points noirs et blancs ou colorés. Pour prendre et réutiliser des données provenant d'images d'appareils photo ou de PDF d'images uniquement, vous avez besoin d'un logiciel d'OCR qui prendra les lettres de ces images pour créer des mots, puis des phrases, pour accéder au contenu original de la page et le modifier. Pour ce faire, il suffit de regarder chaque ligne de l'image, le scanner OCR déterminant si les points noirs et blancs représentent une lettre ou un chiffre donné.

Il existe plusieurs outils d'OCR pour convertir les documents basés sur des images en PDF, .docx ou autres formats. Les principales caractéristiques qui différencient les outils d'application de l'OCR, selon TechSticLes caractéristiques de l'interface utilisateur sont les suivantes : précision de la reconnaissance des caractères, précision de la reconstruction de la mise en page, technologie de vote multimoteur, prise en charge des langues, prise en charge de la sortie de fichiers PDF consultables, vitesse et interface utilisateur (IU).

Avantages de l'OCR

En intégrant un OCR dans votre gestion des processus d'entreprise (BPM), vous pouvez numériser et incorporer des documents dans vos flux de travail. Amazon Textract est un exemple de scanner OCR qui s'intègre bien dans une solution de flux de travail intelligent. Voici quelques applications pratiques de l'OCR :

1. Imprimer les documents. Tout d'abord, vous aurez besoin de la meilleure version imprimée de votre document existant. Cela implique généralement de faire des photocopies pour augmenter le contraste entre la page et l'impression. Des éléments comme des marques, des plis et des taches d'encre sales augmenteront la probabilité d'inexactitude et de reconnaissance incorrecte des mots.
2. Numérisation. L'utilisation d'un scanner à plat vous oblige à tout numériser un par un. Avec un scanner OCR, en général, les scanners numérisent automatiquement la page suivante.
3. Couleur. Les OCR ne lisent que ce qui est présent et ce qui ne l'est pas. La première étape consiste à scanner une image en noir et blanc de l'original, puis à la numériser en couleur. Si une tache apparaît sur l'original, l'OCR peut repérer la différence dans la version couleur grâce à des changements d'éclairage sur la version noir et blanc. Sans cette première étape critique, les OCR ne fonctionnent pas correctement pour identifier les taches, les taches ou autres altérations de couleur.
4. Correction d'épreuves. Bien qu'ils ne soient pas aussi complets qu'un éditeur humain, les scanners OCR peuvent contribuer à éliminer les erreurs humaines liées à l'écriture. En utilisant une technologie similaire à celle de Microsoft Word, un scanner OCR peut faire des suggestions qui vous aideront à mieux écrire lorsque vous créez de nouveaux documents.
5. Mise en page. Un excellent scanner OCR détectera automatiquement plusieurs colonnes de texte, tableaux et images. Ces images sont ensuite transformées en graphiques, les tableaux se transfèrent facilement et les colonnes sont séparées de la bonne manière.
6. Flux de travail numérique. Les OCR peuvent être utilisés pour améliorer les logiciels de gestion des processus d'entreprise. Un bon OCR permet d'intégrer et d'étendre les données documentaires d'une organisation dans ses processus numériques. Aucune donnée des solutions existantes n'est perdue au cours du processus, mais est transférée dans de nouvelles solutions numériques, comme un BPM intelligent, pour rendre la collecte et le stockage des données plus précis et plus faciles à mettre en œuvre à l'avenir.

Solutions disponibles pour l'OCR

Comme tout le monde n'utilise pas une plate-forme intelligente d'automatisation des flux de travail, il est important de tenir compte de l'entreprise et des logiciels en place. Il est essentiel de trouver un OCR qui augmentera la valeur de vos investissements existants pour atteindre les objectifs de productivité à long terme. Il est également important d'avoir une intégration transparente.

1. En ligne et hors ligne. Une solution en ligne est un accord lorsque quelque chose est utilisé à des fins personnelles ou ponctuelles n'impliquant pas d'informations sensibles. Un exemple de solution en ligne idéale est l'impression d'un document à usage unique pour une conférence, quelque chose qui est généralement ouvert au public et qui ne nécessite pas de sécurité importante. Les solutions hors ligne fonctionnent sur le dispositif individuel et les données ne quittent jamais ce dispositif, ce qui améliore considérablement la sécurité et réduit la probabilité de violations. Les industries qui traitent des données sensibles, comme les banques ou les compagnies d'assurance, s'appuient sur des sources hors ligne pour que leurs informations soient sûres, sécurisées et précises pour des millions de processus. Le mode hors ligne est également conforme à GDPRLa loi sur les banques, un texte législatif important qui touche les banques du monde entier. Avec les solutions hors ligne, l'intégration de données documentaires dans un autre système - comme une solution de flux de travail - peut considérablement améliorer l'efficacité des processus internes d'une entreprise grâce à l'automatisation, à la réduction de la paperasserie et à la faible marge d'erreur humaine. Cette incorporation se traduit par une option d'OCR plus sûre pour les entreprises qui cherchent à accroître l'efficacité opérationnelle de leurs flux de travail.
2. Forfait en fonction du volume. Pour la tarification, Les modèles en volume et forfaitaires sont les plus courants pour les scanners OCR. D'une part, les modèles en volume facturent par document ou par utilisateur, en plus d'un frais d'installation. D'autre part, les solutions forfaitaires sont facturées à un prix fixe, quel que soit le nombre de documents numérisés. Les surcharges potentielles pour les documents supplémentaires sont mieux évitées par l'utilisation d'un modèle à forfait, en particulier pour les grandes entreprises.

Si vous cherchez à tirer le meilleur parti d'un scanner OCR, investir dans un BPM capable de bien s'intégrer à un système OCR est le meilleur choix. Les meilleurs OCR prennent tout le processus de conversion des données du document, de l'image ou du PDF d'origine et le convertissent en moins d'une minute. Le temps passé à travailler avec le papier est considérablement réduit, ce qui permet d'économiser de l'argent qui pourrait être mieux dépensé ailleurs.

Comme les données basées sur les documents ne sont pas remplacées, mais simplement transférées puis automatisées, des secteurs comme la santé, la banque, le droit et les assurances peuvent désormais fonctionner avec une meilleure efficacité dans leurs flux de travail.

Une meilleure automatisation des processus d'entreprise

Les scanners OCR qui intègrent et augmentent la valeur d'une solution de flux de travail - tels que Texte d'Amazon - peut améliorer considérablement la sécurité, l'efficacité, le temps et le coût associés à la numérisation et à la gestion des documents. Le fait de disposer d'un scanner OCR moderne dans le cadre de votre solution BPM intelligente peut considérablement améliorer l'efficacité opérationnelle de votre entreprise dans toute son organisation, vous aidant à vous concentrer sur des initiatives plus importantes alignées sur la stratégie plutôt que sur les détails mineurs au quotidien. Vos équipes de marketing et de vente peuvent créer davantage de documents en un temps plus court, tout comme les concepteurs qui doivent réaliser rapidement plusieurs bannières et graphiques à usages multiples. Les documents importants ne risquent plus d'être sujets à l'erreur humaine, et l'ensemble du système bénéficie d'une sécurité accrue, ce qui constitue un avantage supplémentaire.

ProcessMaker est un partenaire technologique avancé d'Amazon Web Services (AWS) qui s'intègre facilement à Amazon Textract. Vous souhaitez en savoir plus ? Cliquez sur ici pour en savoir plus sur notre intégration avec Amazon Textract.

A propos de ProcessMaker :

ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.