Comment l'automatisation des processus d'entreprise a réduit l'erreur humaine de 75%.

MDP est une compagnie d'assurance spécialisée dans l'assurance sur la côte est des États-Unis. La société a remplacé ses processus manuels de génération de propositions et d'embarquement des courtiers par un système entièrement personnalisé et automatisé utilisant ProcessMaker. En conséquence, MDP a amélioré la qualité de ses propositions et réduit considérablement le temps de production de ses produits.

Avant de mettre en œuvre ProcessMaker, MDP utilisait un système de gestion d'agence qui comprenait des fonctionnalités standard, avec une capacité de personnalisation limitée. Étant donné que l'entreprise se concentre sur l'assurance spécialisée, MDP avait besoin d'une solution plus souple, qui puisse s'adapter à la spécialisation et à la complexité de son modèle d'entreprise.

Le MDP a utilisé un processus manuel pour coordonner les données entre la réalisation des analyses, les présentations et la préparation des mémoires. Cela impliquait de copier et de coller ou de ressaisir manuellement les données entre le système de gestion de l'agence, Microsoft Excel, les PDF et d'autres outils. Il en résultait des erreurs humaines, notamment des fautes de frappe, des omissions et des données désorganisées. En outre, ce processus manuel a entraîné une perte de temps et de concentration.

L'agence avait besoin d'un système qui ferait le lien entre la façon dont son équipe travaille et les exigences du système de gestion de l'agence fourni par son transporteur principal. Plutôt que d'adapter la façon dont leur équipe travaille pour s'adapter à un système de gestion standardisé et de coordonner manuellement le travail effectué autour de celui-ci dans d'autres outils, MDP a automatisé ces tâches autour de la façon dont leur équipe travaille en utilisant ProcessMaker.

Solution d'automatisation des processus d'affaires

ProcessMaker a mis au point une solution sur mesure pour MDP afin de répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise. La solution a fourni les fonctionnalités BPM de ProcessMaker, parallèlement au système de gestion de l'agence de MDP, avec une interface utilisateur entièrement personnalisée. Le système a rationalisé la génération de propositions de souscription, le classeur et les processus d'intégration des courtiers
ProcessMaker a aidé MDP à automatiser chaque phase de son processus de demande d'assurance, de la soumission de la demande à la facturation. Le flux d'informations entre les personnes et les systèmes de l'organisation s'est fait automatiquement. Enfin, les informations de chaque phase du processus sont compilées dans une proposition d'assurance au format PDF, qui a ensuite été convertie en une facture, puis en un classeur final.

Chaque demande d'assurance est soumise dans un ProcessMaker Dynaform personnalisé qui génère ensuite une proposition PDF qui est envoyée à la compagnie d'assurance pour être évaluée. Une fois la proposition évaluée, elle est automatiquement envoyée à l'assureur de MDP pour qu'il génère un devis. Une fois cette étape terminée, une proposition finale formelle est créée pour être envoyée au client en phase. Une fois cette étape terminée, la proposition est liée et une facture est générée. Enfin, MDP reçoit chaque année un rappel automatique du renouvellement du contrat.

MPD a également automatisé la gestion de ses courtiers et transporteurs avec Processmaker. Ce processus comprenait l'examen et la gestion des documents entre les différents intervenants et les systèmes nécessaires à l'approbation d'un nouveau fournisseur d'assurance. Avec ProcessMaker, tout ce processus a été rationalisé, de la proposition initiale à l'intégration du fournisseur final. Cette partie de la solution interagit également avec le logiciel de gestion des fournisseurs, EPIC, et extrait son code de suivi pour permettre une gestion transparente des courtiers.

Grâce à ProcessMaker, MPD peut visualiser ses données et suivre ses objectifs. Le tableau de bord de la solution comprend un certain nombre de soumissions cotées, la prime et le taux de réussite mensuel. Il comprend également une liste de cas prioritaires afin que les comptes clés soient toujours au premier plan. Le journal d'audit de ProcessMaker fournit un enregistrement de toutes les informations, horodatées et consignées. Des tableaux de bord et des rapports sont également disponibles pour chacun des programmes et projets de MPD. ProcessMaker fournit également à MDP un tableau de bord de l'approvisionnement principal afin que l'entreprise puisse avoir un aperçu de ses initiatives de marketing. Enfin, grâce à la piste d'audit complète de ProcessMaker, MDP peut voir quel domaine a changé, qui l'a changé et quand pour une responsabilité et une visibilité totales de leurs opérations.

Résultats de l'automatisation des processus d'entreprise

ProcessMaker a permis à MDP de fournir des plans d'assurance plus rapidement, avec une meilleure précision et plus facilement. En mettant en œuvre ProcessMaker, MDP a réduit de 75 % les erreurs humaines dans ses propositions. La réduction de ces erreurs humaines aide MDP à assurer la qualité et à protéger les marges bénéficiaires de son activité principale.

ProcessMaker a également permis à MDP de minimiser le temps nécessaire pour produire et facturer une proposition. Le temps nécessaire pour produire des propositions a été réduit de 45 minutes à 7-12 minutes. Cela signifiait non seulement une plus grande efficacité pour l'entreprise, mais aussi l'impact humain d'une équipe plus concentrée et plus satisfaite.

"Le niveau d'implication que ProcessMaker et son équipe nous ont montré nous a attiré. Nous travaillons avec la même équipe chez ProcessMaker depuis huit ans maintenant. C'est très positif pour nous et ce genre de relation cohérente est sans précédent dans le monde de la technologie. L'équipe de ProcessMaker a appris notre métier et notre industrie".

– Paul Lavardera, premier vice-président de Maury, Donnelly et Parr

Dernière itération

ProcessMaker est en train de créer la version 2.0 de son produit personnalisé pour MDP. Le nouveau produit comprendra une interface utilisateur mise à jour et sera adapté au nouveau modèle de couverture et au nouveau transporteur de MDP. Il comprendra également plusieurs nouvelles fonctionnalités demandées par MDP, notamment une intégration automatisée avec Outlook, un calcul de risque automatisé et une compilation PDF automatique. Tout cela est rendu possible grâce à ProcessMaker BPM, qui permet à des entreprises comme MDP d'automatiser leurs tâches et leurs systèmes en fonction de leur mode de fonctionnement optimal.