5 façons d'utiliser la cartographie des processus dans la RPA

Larissa Lewis 29 juillet 2021 Automatisation des processus robotiques

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L'automatisation des processus robotiques (RPA) est un maître incontesté lorsqu'il s'agit d'imiter des instructions concrètes. Cette technologie transfère la responsabilité d'une tâche manuelle, comme le remplissage d'une feuille de calcul Excel ou la validation d'informations, d'un humain à un robot logiciel. La RPA suit si bien les règles que Gartner prévoit qu'elle peut permettre d'économiser près de 1 million de dollars d'erreurs humaines par an dans le secteur financier, où les tâches administratives sont nombreuses.

Malgré son énorme potentiel pour améliorer la précision, la productivité et l'efficacité, programmes RPA ne sont aussi solides que la stratégie de planification qui les soutient. C'est pourquoi les analystes de processus utilisent une technique appelée cartographie des processus. Cette méthode est l'interface entre un problème d'entreprise et une solution RPA. un ensemble détaillé d'instructions pour accomplir une tâche donnée. Voici cinq façons dont les analystes utilisent la cartographie des processus pour améliorer leurs initiatives RPA.

La cartographie des processus peut aider toutes les parties prenantes à visualiser les initiatives RPA. 

L'un des outils les plus couramment utilisés dans la cartographie des processus est une carte de processus de haut niveau. Il s'agit d'un aperçu rapide des étapes d'un programme RPA. Cette visualisation pratique montre comment les différents systèmes interagissent sans entrer dans les détails. C'est un excellent moyen de communiquer le fonctionnement d'un processus RPA à la direction et aux parties prenantes non techniques.

Utiliser les swimlanes pour montrer comment les systèmes interagissent

Les organisations regorgent de tâches qui sont de bons candidats pour la RPA. Un banquier vérifie qu'un candidat ne figure pas sur une liste de surveillance. Un analyste marketing compile dans une feuille de calcul les informations sur les performances des campagnes provenant de diverses plateformes. Les représentants du service clientèle vérifient les niveaux de stock et les représentants des RH valident les feuilles de temps et les déductions fiscales. Grâce à la RPA, vous pouvez demander à des robots de prendre en charge chacune de ces tâches manuelles. 

Quand il s'agit de mettre en évidence la place des bots dans le processus, swimlanes sont un organigramme visuel précieux dans la boîte à outils d'un cartographe de processus. Les swimlanes sont des cartes interfonctionnelles qui divisent un grand projet en "voies" de responsabilité désignées. Si vous pouvez utiliser les swimlans pour attribuer des responsabilités à des personnes ou à des services, les analystes RPA s'en servent pour illustrer les systèmes ou les technologies qui prendront en charge une tâche.

Utilisez une carte de la chaîne de valeur pour équilibrer l'automatisation et la satisfaction du client.

Ne vous laissez pas enfermer dans la recherche de la séquence de tâches la plus optimale. Ce n'est pas parce qu'un processus semble être le plus efficace qu'il apporte le plus de valeur à votre utilisateur final. 

Lacartographie de la chaîne de valeur est l'un des outils utilisés par les cartographes de processus pour s'assurer qu'ils gardent toujours le client en tête. Votre équipe de service clientèle perd-elle des heures par jour à réinitialiser des mots de passe, une tâche qu'un robot peut facilement accomplir ? Vous avez peut-être confié une certaine étape de votre processus de vente à la RPA, mais une approche plus pratique est nécessaire. La cartographie des flux de valeur permet de trouver un équilibre entre l'efficacité tactique et l'apport de la meilleure valeur à votre client.

C'est un outil puissant pour identifier les inefficacités systémiques.

Lorsque vous avez une vision claire de la façon dont les systèmes échangent des informations, vous pouvez plus facilement identifier les inefficacités. Les robots renvoient-ils fréquemment les mêmes données d'un système à l'autre ? Cela peut entraîner des retards de traitement et de longs délais d'attente pour les clients. Les cartes de processus peuvent mettre en lumière les goulets d'étranglement et vous aider à trouver des itinéraires plus optimisés. 

Une carte des processus peut mettre en lumière les étapes inutiles

Dans leur enthousiasme à mettre en œuvre les technologies RPA, de nombreuses organisations se contentent de confier leurs tâches manuelles existantes à un système logiciel. McKinsey avertit les équipes de se méfier de ce piègeLes initiatives RPA les plus efficaces sont celles qui commencent par simplifier des systèmes trop complexes.

Vous mobilisez un escadron de bots pour transcrire une demande de 25 champs ? Commencez par réfléchir aux champs que vous pourriez éliminer. Vous vous appuyez toujours sur un modèle de rapport mensuel séculaire, même si la direction ne lit que quelques pages sur des dizaines ? Au lieu de simplement transférer ces responsabilités à la RPA, une carte des processus vous oblige à examiner chaque étape et à identifier celles qui sont nécessaires à vos objectifs globaux - et celles qui sont simplement un poids mort. 

L'automatisation des processus robotiques est une technologie puissante pour accroître l'efficacité globale au sein de votre organisation. Forrester a évalué le marché de la RPA à 250 millions de dollars en 2016, prévoyant une croissance fulgurante à 2,9 milliards de dollars d'ici la fin de 2021. Malgré le mot "robot" dans le nom, tirer le meilleur parti de cette main-d'œuvre numérique nécessite autant de planification que toute autre initiative au sein de votre organisation. En utilisant des outils de cartographie des processus, vous pouvez aider votre organisation à établir une base solide pour un programme RPA réussi.

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