Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist ein unübertroffener Meister, wenn es darum geht, konkrete Anweisungen zu imitieren. Die Technologie verlagert die Verantwortung für eine manuelle Aufgabe, wie das Ausfüllen einer Excel-Tabelle oder die Validierung von Informationen, von einem Menschen auf einen Software-Roboter. RPA ist ein so kluger Regelbefolger, dass Gartner voraussagt, dass es fast 1 Million Dollar an menschlichen Fehlern pro Jahr im verwaltungsintensiven Finanzsektor einsparen kann.
Trotz ihres enormen Potenzials zur Steigerung von Genauigkeit, Produktivität und Effizienz, RPA-Programme sind nur so stark wie die Planungsstrategie, die sie unterstützt. Aus diesem Grund verwenden Prozessanalysten eine Technik namens Prozessabbildung. Diese Methode ist die Schnittstelle zwischen einem Geschäftsproblem und einer RPA-Lösung, die den Bot mit einer detaillierten Anweisungen für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Analysten Prozessmapping zur Verbesserung ihrer RPA-Initiativen nutzen.
Prozessmapping kann allen Beteiligten helfen, RPA-Initiativen zu visualisieren
Eines der am häufigsten verwendeten Werkzeuge für die Prozessabbildung ist eine High-Level-Prozesslandkarte. Dabei handelt es sich um eine schnelle Momentaufnahme der an einem RPA-Programm beteiligten Schritte. Diese praktische Visualisierung zeigt, wie verschiedene Systeme interagieren, ohne ins Detail zu gehen. Sie eignet sich hervorragend, um Führungskräften und nicht-technischen Stakeholdern zu vermitteln, wie ein RPA-Prozess funktioniert.
Verwendung von Swimlanes zur Darstellung der Interaktion von Systemen
In Unternehmen gibt es viele Aufgaben, die für RPA in Frage kommen. Ein Banker prüft, ob ein Bewerber nicht auf einer Beobachtungsliste steht. Ein Marketinganalyst stellt Informationen zur Kampagnenleistung aus verschiedenen Plattformen in einer Tabelle zusammen. Kundendienstmitarbeiter überprüfen den Lagerbestand, und Personalverantwortliche validieren Stundenzettel und Steuerabzüge. Mithilfe von RPA können Sie Bots einsetzen, um all diese manuellen Aufgaben zu übernehmen.
Wenn es darum geht, zu zeigen, wie sich Bots in den Prozess einfügen, Swimlanes ein wertvolles visuelles Flussdiagramm im Werkzeugkasten eines Prozess-Mappers. Swimlanes sind funktionsübergreifende Karten die ein großes Projekt in bestimmte "Bahnen" der Verantwortung aufteilen. Während Sie Swimlanes verwenden können, um die Verantwortung einzelnen Personen oder Abteilungen zuzuweisen, nutzen RPA-Analysten Swimlanes, um zu veranschaulichen, welche Systeme oder Technologien eine Aufgabe erledigen werden.
Verwenden Sie eine Wertstromkarte, um ein Gleichgewicht zwischen Automatisierung und Kundenzufriedenheit herzustellen.
Lassen Sie sich nicht darauf ein, einfach die optimalste Abfolge von Aufgaben zu finden. Nur weil ein Prozess am effizientesten zu sein scheint, bedeutet das nicht, dass er den größten Nutzen für den Endnutzer bringt.
Die Wertstromanalyse ist eines der Werkzeuge, mit denen Prozessmapper sicherstellen, dass der Kunde immer im Mittelpunkt steht. Vergeudet Ihr Kundendienstteam täglich Stunden mit dem Zurücksetzen von Passwörtern - eine Aufgabe, die ein Bot leicht übernehmen kann? Vielleicht haben Sie einen bestimmten Schritt in Ihrer Vertriebspipeline an RPA übergeben, aber es ist ein praktischerer Ansatz erforderlich. Die Wertstromanalyse hilft Ihnen dabei, ein Gleichgewicht zwischen taktischer Effizienz und dem bestmöglichen Nutzen für Ihre Kunden zu finden.
Es ist ein leistungsfähiges Instrument zur Ermittlung systemischer Ineffizienzen
Wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie Systeme Informationen austauschen, können Sie Ineffizienzen leichter erkennen. Geben Bots häufig die gleichen Daten zwischen zwei Systemen hin und her? Dies kann zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und langen Wartezeiten für Kunden führen. Prozesskarten können Engpässe aufdecken und Ihnen helfen, optimierte Routen zu finden.
Eine Prozesslandkarte kann überflüssige Schritte aufdecken
In ihrem Eifer, RPA-Technologien einzuführen, übertragen viele Unternehmen ihre bestehenden manuellen Aufgaben einfach auf ein Softwaresystem. McKinsey warnt die Teams davor, in diese Falle zu tappenDie effektivsten RPA-Initiativen sind die, die mit der Vereinfachung allzu komplexer Systeme beginnen.
Setzen Sie ein Geschwader von Bots ein, um eine Bewerbung mit 25 Feldern abzuschreiben? Überlegen Sie zunächst, welche Felder Sie streichen könnten. Verlassen Sie sich immer noch auf eine uralte monatliche Berichtsvorlage, obwohl die Geschäftsleitung nur ein paar von Dutzenden Seiten liest? Anstatt diese Aufgaben einfach an RPA zu übertragen, zwingt Sie eine Prozesslandkarte dazu, jeden einzelnen Schritt zu untersuchen und zu ermitteln, welche Schritte für Ihre Gesamtziele notwendig sind - und welche einfach nur Ballast darstellen.
Die robotergestützte Prozessautomatisierung ist eine leistungsstarke Technologie zur Steigerung der Gesamteffizienz in Ihrem Unternehmen. Forrester schätzte den RPA-Markt im Jahr 2016 auf 250 Millionen US-Dollar und prognostizierte ein rasantes Wachstum auf 2,9 Milliarden US-Dollar bis Ende 2021. Trotz des Wortes "Roboter" im Namen erfordert die optimale Nutzung dieser digitalen Arbeitskräfte genauso viel Planung wie jede andere Initiative in Ihrem Unternehmen. Mithilfe von Tools zur Prozessabbildung können Sie Ihrem Unternehmen helfen, eine solide Grundlage für ein erfolgreiches RPA-Programm zu schaffen.
