5 formas de utilizar el mapeo de procesos en RPA
La automatización de procesos robóticos (RPA) es un maestro inigualable cuando se trata de imitar instrucciones concretas. La tecnología desplaza la responsabilidad de una tarea manual, como rellenar una hoja de cálculo de Excel o validar información, de un humano a un robot de software. El RPA es tan astuto a la hora de seguir las reglas, que Gartner predice que puede ahorrar casi 1 millón de dólares en errores humanos al año en el sector de las finanzas, que es un sector con una gran carga administrativa.
A pesar de su enorme potencial para aumentar la precisión, la productividad y la eficiencia, los programas de RPA son tan fuertes como la estrategia de planificación que los respalda. Por eso los analistas de procesos utilizan una técnica llamada mapeo de procesos. Este método es la interfaz entre un problema de negocio y una solución RPA, proporcionando a un bot un conjunto detallado de instrucciones para completar una tarea determinada. He aquí cinco formas en que los analistas están utilizando el mapeo de procesos para mejorar sus iniciativas de RPA.
El mapeo de procesos puede ayudar a todas las partes interesadas a visualizar las iniciativas de RPA
Una de las herramientas más utilizadas en el mapeo de procesos es un mapa de procesos de alto nivel. Se trata de una instantánea rápida de los pasos de un programa de RPA. Esta práctica visualización muestra cómo interactúan los diferentes sistemas sin entrar en detalles extremos. Es una buena forma de comunicar cómo funciona un proceso de RPA a los directivos y a las partes interesadas no técnicas.
Utilizar los swimlanes para mostrar cómo interactúan los sistemas
Las organizaciones están repletas de tareas que son buenas candidatas para la RPA. Un banquero comprueba que un solicitante no está en una lista de vigilancia. Un analista de marketing recopila información sobre el rendimiento de las campañas desde varias plataformas en una hoja de cálculo. Los representantes del servicio de atención al cliente verifican los niveles de inventario y los representantes de recursos humanos validan las hojas de trabajo y las deducciones fiscales. Con la ayuda de la RPA, se pueden emplear bots para que se encarguen de cada una de estas tareas manuales.
Cuando se trata de destacar cómo los bots encajan en el proceso swimlanes son un valioso diagrama de flujo visual en la caja de herramientas de un mapeador de procesos. Los swimlanes son mapas interfuncionales que dividen un gran proyecto en "carriles" de responsabilidad designados. Mientras que se pueden utilizar los swimlanes para asignar responsabilidades a personas o departamentos, los analistas de RPA utilizan los swimlanes para ilustrar qué sistemas o tecnologías se encargarán de una tarea.
Utilice un mapa de flujo de valor para equilibrar la automatización y la satisfacción del cliente
No se limite a encontrar la secuencia de tareas más óptima. El hecho de que un proceso parezca el más eficiente no significa que ofrezca el mayor valor para el usuario final.
El mapeo del flujo de valor es una de las herramientas utilizadas por los mapeadores de procesos para asegurarse de que siempre tienen al cliente en mente. ¿Su equipo de atención al cliente pierde horas al día restableciendo contraseñas, un trabajo que un bot puede realizar fácilmente? Tal vez haya pasado un determinado paso de su proceso de ventas a la RPA, pero se necesita un enfoque más práctico. El mapeo del flujo de valor ayuda a encontrar un equilibrio entre la eficiencia táctica y el servicio del mejor valor para su cliente.
Es una poderosa herramienta para identificar ineficiencias sistémicas
Cuando se tiene una visión clara de cómo los sistemas intercambian información, se pueden identificar más fácilmente las ineficiencias. ¿Los bots pasan con frecuencia los mismos datos entre dos sistemas? Esto puede provocar retrasos en el procesamiento y largos tiempos de espera de los clientes. Los mapas de procesos pueden arrojar luz sobre los cuellos de botella y ayudarle a encontrar rutas más optimizadas.
Un mapa de procesos puede arrojar luz sobre los pasos innecesarios
En su entusiasmo por implantar las tecnologías RPA, muchas organizaciones se limitan a traspasar sus tareas manuales existentes a un sistema de software. McKinsey advierte a los equipos que tengan cuidado con esta trampaLas iniciativas de RPA más eficaces son las que empiezan por simplificar sistemas demasiado complejos.
¿Está movilizando un escuadrón de robots para transcribir una solicitud de 25 campos? Empiece por considerar qué campos podría eliminar. ¿Sigue confiando en una vieja plantilla de informe mensual, a pesar de que la dirección sólo lee unas pocas páginas de las docenas? En lugar de limitarse a transferir estas responsabilidades a RPA, un mapa de procesos le obliga a examinar cada paso e identificar cuáles son necesarios para sus objetivos generales y qué pasos son simplemente un peso muerto.
La automatización de procesos robóticos es una tecnología poderosa para aumentar la eficiencia general de su organización. Forrester valoró el mercado de la RPA en 250 millones de dólares en 2016, y prevé un crecimiento vertiginoso hasta los 2.900 millones de dólares a finales de 2021. A pesar de tener "robot" en el nombre, sacar el máximo provecho de esta fuerza de trabajo digital requiere tanta planificación como cualquier otra iniciativa en su organización. Utilizando herramientas de mapeo de procesos, puede ayudar a su organización a establecer una base sólida para un programa de RPA exitoso.
