La reingeniería de procesos es un aspecto importante del análisis de procesos que puede ayudar a racionalizar las operaciones, mejorar la eficiencia y reducir los costes. La ingeniería de procesos empresariales implica analizar los procesos existentes y realizar cambios significativos para optimizarlos. Esto puede incluir la racionalización de procesos, la eliminación de pasos innecesarios y la introducción de tecnologías de automatización.
¿Qué es exactamente la reingeniería de procesos?
La reingeniería de procesos empresariales (BPR) es una estrategia para rediseñar los procesos empresariales básicos. La BPR puede optimizar los procesos empresariales de principio a fin, identificar los procesos clave que requieren una reingeniería y ayudar a los equipos a alcanzar objetivos empresariales específicos.
La BPR puede aportar mejoras radicales en aspectos como la calidad, el coste o la velocidad, en comparación con la mejora incremental de los procesos empresariales (BPI). Sin embargo, la BPR también puede alterar los flujos de trabajo y cambiar fundamentalmente las operaciones empresariales. Así que antes de rediseñar sus procesos empresariales, asegúrese de que todo el mundo entiende el statu quo que están cambiando y sus objetivos clave.
La BPR es un enfoque holístico que pretende transformar las operaciones empresariales mediante la identificación de ineficiencias y la racionalización de los procesos. De este modo, las organizaciones pueden competir mejor en un mercado dinámico, logrando mejoras espectaculares en sus procesos empresariales básicos. El objetivo último de la BPR es crear una organización más eficiente y eficaz que pueda adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado y a las necesidades de los clientes.
Historia y evolución
El concepto de BPR se introdujo por primera vez en 1990 en un artículo pionero de Michael Hammer titulado "Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate", publicado en la Harvard Business Review. En este artículo seminal, Hammer argumentaba que los métodos tradicionales de mejora de los procesos empresariales, como la automatización y la mejora incremental, ya no eran suficientes en un entorno empresarial en rápida evolución. En su lugar, abogaba por un enfoque más radical que implicaba replantear y rediseñar fundamentalmente los procesos empresariales para lograr mejoras drásticas en calidad, coste y velocidad.
El artículo de Hammer despertó una oleada de interés por la RMP, que rápidamente ganó popularidad entre los líderes empresariales y los consultores de gestión. En 1993, Hammer y James Champy profundizaron en los principios y prácticas de la BPR en su influyente libro "Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution". Este libro se convirtió en la piedra angular de la comprensión y aplicación de la BPR, proporcionando una guía completa para transformar radicalmente los procesos empresariales.
Desde su introducción, la BPR ha evolucionado para incorporar nuevas tecnologías, herramientas y metodologías. Hoy en día, la BPR se reconoce como un componente clave de la gestión de procesos empresariales (BPM), que implica la gestión sistemática de los procesos empresariales para alcanzar objetivos estratégicos. La BPR también está estrechamente relacionada con otras iniciativas de mejora empresarial, como la mejora continua, la mejora de los procesos empresariales y la automatización de procesos empresariales.
A pesar de su evolución, los principios básicos de la BPR siguen siendo los mismos: conseguir mejoras espectaculares en los procesos empresariales identificando y eliminando las actividades sin valor añadido, racionalizando los procesos y aprovechando la tecnología para mejorar la eficiencia y la eficacia. Aplicando estos principios, las organizaciones pueden crear una organización más ágil, receptiva y centrada en el cliente, mejor preparada para competir en un mercado en rápida evolución.
¿Por qué está rediseñando sus procesos de negocio?
¿Por qué piensa ahora en la reestructuración de los procesos empresariales? ¿Por qué no llevarla a cabo dentro de seis meses o incluso un año?
Un rápido vistazo al macroentorno actual le dará muchas razones. La guerra, una pandemia y las restricciones a la libre circulación de mercancías han empujado al mundo a una nueva era de desglobalización.
El aumento de los precios de la energía, la debilidad de las cadenas de suministro, las prohibiciones comerciales y la escasez de mano de obra son el resultado. Las empresas pueden sobrevivir a estos problemas con los procesos mejor adaptados al cambiante panorama empresarial. En pocas palabras, la BPR puede ser una solución radical cuando las perturbaciones externas amenazan las operaciones clave.
Ventajas de la BPR
Los procesos empresariales se llevaron a cabo en silos individuales y a menudo olvidados durante muchos años. Ahora que la tecnología facilita la integración de la información y los departamentos, muchas organizaciones aún no han alcanzado una visión digital unificada.
Sin embargo, los expertos pueden introducir nuevas tecnologías y flujos de trabajo automatizados para mejorar todos los aspectos de la empresa. La reingeniería de procesos empresariales es una oportunidad para que los estrategas analicen muchas áreas de negocio, como la experiencia del cliente y las cadenas de suministro, etc. Esto puede mejorar significativamente la satisfacción del cliente al satisfacer sus necesidades con mayor eficacia. La reingeniería de procesos empresariales también ofrece a los equipos de varios departamentos la oportunidad de reunirse y determinar los procesos que necesitan mejoras para desarrollar nuevos objetivos empresariales.
Beneficios de la reingeniería de procesos empresariales:
Claridad de objetivos
La mayoría de las organizaciones no documentan sus procesos de principio a fin y es probable que tampoco puedan describirlos. Así que, antes de hacer nada, asegúrate de que entiendes todos los aspectos de tu empresa por dentro y por fuera, desde tu declaración de intenciones hasta tu base de clientes.
Operaciones racionalizadas
La BPR puede recortar procesos innecesarios y ofrecer flujos de operaciones empresariales racionalizados y un claro sentido de la ejecución. El camino entre el inicio y el final de un proyecto se hace mucho más corto. Los métodos de trabajo sencillos y eficaces aumentan la productividad y la satisfacción de los empleados.
Mayor eficacia
Una mayor eficiencia acelera las actividades diarias y elimina trámites burocráticos para que el trabajo tenga más sentido. La mejora de los procesos deja más tiempo a los empleados para mejorar productos y servicios. En pocas palabras, la BPR saca lo mejor de cada uno.
Mayores beneficios
Implantar estilos de trabajo eficientes y flujos de trabajo más fluidos significa empleados más informados que se centran en maximizar los beneficios y aumentar la productividad.
5 pasos de la planificación de la reingeniería de procesos empresariales
1. Mapee sus procesos empresariales actuales
Recopile información sobre todos los recursos, desde las herramientas de software hasta las partes interesadas, para comprender el rendimiento actual de sus procesos con mapeo de procesos.
Desarrollar un modelo de procesos empresariales completo es esencial para comprender los procesos actuales de su organización y prever futuras mejoras.
2. Identificar errores en los procesos actuales
Antes de mejorar sus procesos, debe identificar y analizar los errores y retrasos actuales en los flujos de procesos. Compruebe todos los detalles que pueden encontrarse en los respectivos pasos para ayudar a las partes interesadas a tomar decisiones rápidas y sencillas.
3. Comprobar la necesidad de oportunidades
Identifique los pasos y juzgue su necesidad. Los pasos innecesarios pueden eliminarse o automatizarse. Por ejemplo, un empleado puede perder tiempo manualmente escribiendo y enviando correos electrónicos de seguimiento. Automatizar pequeñas tareas puede ahorrar mucho tiempo y dinero a las organizaciones.
4. Diseñar futuros procesos
Ahora que ha identificado los procesos buenos y malos, es el momento de crear un nuevo mapa de procesos con nuevos objetivos. Durante esta fase, es fundamental medir los pasos del proceso con indicadores clave de rendimiento (KPI).
5. Informar y poner al día a los empleados
Eduque a los equipos sobre los nuevos procesos y mantenga a todos actualizados y alineados a lo largo del proceso. Siga supervisando este proceso con indicadores clave de rendimiento.
Pasos para el éxito de la BPR
Educar a los empleados sobre los cambios a largo plazo
La reestructuración de los procesos empresariales no es un ejercicio único que reduce los costes por arte de magia y hace que todo sea más eficiente. De hecho, la reducción de costes es un subproducto de unos procesos eficientes que deben analizarse, comunicarse y comprenderse continuamente. Para que una empresa prospere, hay que formar a los empleados en los nuevos métodos de trabajo.
No abandone ningún departamento
Las organizaciones pueden evaluar los procesos de un departamento y dejar que los demás sigan funcionando con normalidad. Es una mala idea. Todos los departamentos están conectados, así que hay que evaluar todos los procesos.
Crear un equipo de BPR
Un equipo de BPR es un grupo de responsables capaces de recomendar cambios y comunicar las ventajas de la BPR. Un equipo típico de BPR incluye a la alta dirección, grupos técnicos, expertos financieros y grupos de usuarios de procesos. Asegúrese de que el tamaño de su equipo de BPR es lo suficientemente pequeño como para poder gestionarlo. Demasiados cocineros estropean el caldo.
Inspirarse en la competencia
Muchas organizaciones sólo se fijan en sus propios procesos. Sin embargo, también deberían ver lo que hacen sus competidores y mantenerse al día de las tendencias del sector. Incluso puedes construir tus puntos de referencia en torno a las mejores prácticas de tus competidores.
Ford: Un ejemplo de BPR con éxito
Un ejemplo famoso de éxito en el rediseño de procesos empresariales procede de Ford Motor Company. Ford tenía un proceso de cuentas por pagar ineficaz, que requería la atención de unas 500 personas.
Sin embargo, Mazda, competidor de Ford, tenía implantado un sistema mucho mejor. Este sistema inspiró a Ford para analizar su ineficaz proceso de cuentas por pagar, que provocaba cuellos de botella y requería la atención de muchos trabajadores.
Al principio del proceso, el departamento de compras redactaba la orden de compra antes de enviar manualmente una copia a cuentas por pagar.
A continuación, la persona encargada de la asignación de recursos recibiría los bienes necesarios para enviar una copia del documento correspondiente a cuentas por pagar.
Por último, el proveedor envió un recibo de la mercancía a cuentas por pagar.
El siguiente diagrama de flujo ilustra el antiguo proceso de cuentas a pagar de Ford.
El antiguo proceso de cuentas a pagar de Ford
Con las nuevas tecnologías, Ford adoptó un proceso sin facturas. Ahora, la empresa cuenta con un proceso más eficiente dirigido por unos 100 empleados. Los pagos se realizan automáticamente y se pierde menos tiempo esperando las facturas de los proveedores.
El siguiente diagrama de flujo ilustra el actual proceso simplificado de cuentas a pagar de Ford.
Diagrama de flujo de la BPR
El resultado final
La reingeniería de procesos empresariales puede mejorar drásticamente los procesos organizativos, la productividad de los empleados, el rendimiento de la inversión y la satisfacción de los empleados.
Un plan de reingeniería de procesos empresariales debe ser eficaz para que la fase de implantación del proceso empresarial sea un éxito. El procedimiento requiere planificación, comunicación y dedicación. Puede obtener más información sobre la implantación de procesos empresariales.
