Muchas empresas utilizan el análisis de procesos como método clave para comprender y mejorar los procesos empresariales. Aunque el análisis es sencillo, el valor añadido de una gestión eficaz de los procesos empresariales procede de una ejecución satisfactoria. En este artículo, exploraremos los pasos y prácticas clave para una implementación de procesos exitosa.
¿Qué es exactamente la implantación de procesos?
La implantación de procesos empresariales es el momento de poner en práctica los procesos mejorados o rediseñados. La implantación es una tarea continua que requiere una planificación cuidadosa y tiempo suficiente para garantizar que los actores del proceso estén bien formados, informados y satisfechos con los cambios propuestos.
La implantación de nuevos procesos puede aportar numerosas ventajas a una empresa. Al racionalizar los flujos de trabajo, las empresas pueden optimizar la asignación de recursos y reducir los pasos innecesarios. La implantación de procesos mejorados fomenta la eficiencia al eliminar los cuellos de botella y reducir el trabajo manual, lo que ayuda a disminuir los errores y mejora la calidad de los resultados. Por último, los nuevos procesos pueden favorecer el crecimiento de la empresa al permitir la escalabilidad y la adaptabilidad a las cambiantes demandas del mercado.
La implantación de procesos es un paso clave de la reingeniería de procesos
La implantación de procesos es parte integrante del esfuerzo más amplio de reingeniería de procesos. Implica rediseñar y mejorar los procesos existentes para lograr mejoras significativas del rendimiento. Sin embargo, el éxito de la reingeniería de procesos depende en gran medida de la implantación efectiva de los nuevos procesos. Cuanto mejor sea el plan de reingeniería y su ejecución, más fluida será la fase de implantación, sobre todo si se combina con las cinco prácticas de implantación.
¿Cuál es el plan de implantación del proceso?
Un plan de implantación de procesos es una hoja de ruta completa que describe los pasos y estrategias necesarios para introducir y ejecutar con éxito procesos nuevos o mejorados en una organización. Sirve de guía para los responsables de los procesos y las partes interesadas que participan en la implantación, garantizando un enfoque estructurado y organizado.
El plan suele incluir elementos clave como las metas y objetivos de la implantación, el calendario, la asignación de recursos, las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo, las estrategias de comunicación, los requisitos de formación y las medidas de evaluación. El plan de implantación proporciona un marco claro para ejecutar el proceso de implantación, alinear a las partes interesadas y garantizar que se alcancen los resultados deseados. Constituye una valiosa herramienta para la gestión de proyectos y ayuda a gestionar y seguir eficazmente los avances a lo largo del proceso de implantación.
Cinco prácticas clave para implantar con éxito los procesos
1. Seguir un camino feliz e infeliz
Comprender la realidad y las desviaciones con respecto al proceso empresarial deseado con las trayectorias felices ayuda a los propietarios de los procesos y a los equipos a ver si los nuevos procesos funcionan correctamente. Un empleado que demuestra las acciones ideadas en la fase de reingeniería, como adoptar fácilmente la nueva tecnología, creerse el nuevo proceso, etc., sigue el camino feliz.
Sin embargo, las cosas rara vez fluyen bien durante los grandes proyectos. Detectar una trayectoria no deseada ayuda a los responsables de procesos a prepararse para los inevitables fallos y desviaciones que encontrarán por el camino, como:
- Los empleados no recibieron una formación adecuada sobre el nuevo sistema.
- Hay que contratar a alguien con experiencia en una tecnología concreta y un conjunto específico de competencias, y la contratación lleva mucho tiempo.
- Los empleados creen que el nuevo proceso ha afectado negativamente a la cultura de la empresa y a la dinámica de equipo.
Cuando ponga en marcha un nuevo proceso, recuerde la película de 1939 El Mago de Oz. El camino de baldosas amarillas lleva al destino deseado, pero está lleno de cosas que pueden empujarle a la cuneta. Debes estar preparado para reaccionar ante estos retos y mantenerte en el buen camino.
2. Garantizar la alineación con una comunicación y retroalimentación claras
Al inicio del proceso de implantación, la alta dirección debe estar de acuerdo y alineada con la nueva visión. Para conseguir que los empleados estén de acuerdo y a bordo, la dirección debe ofrecer una explicación clara de por qué se hacen los cambios y por qué son importantes. Comunicar los cambios mediante una serie de correos electrónicos, comunicados de prensa o incluso vídeos explicativos en profundidad no bastará para garantizar la aceptación de todos los participantes en el proceso.
A la hora de implantar un nuevo proceso, lo mejor es comunicarse mediante reuniones periódicas, sesiones individuales y sesiones de feedback. Se trata de un proyecto continuo, y los empleados deben poder hacer preguntas, expresar sus preocupaciones y compartir ideas. Dictar cambios puede causar malestar entre los equipos, lo que amenaza con desmoronar la cultura de la empresa, reducir la satisfacción de los empleados e incluso aumentar la tasa de rotación de personal.
3. Prepárate para los baches en el camino
La resistencia al cambio es habitual durante la implantación de procesos. Los empleados pueden sentirse nerviosos ante los cambios en la cultura de la empresa, la estabilidad laboral o la introducción de nuevas tecnologías. Es importante reconocer que una pequeña y sana resistencia es normal y puede aportar información valiosa. Ofrece la oportunidad de abordar las preocupaciones, realizar los ajustes necesarios en el plan y garantizar una implantación más fluida. Al anticipar y abordar los posibles obstáculos, las empresas pueden mitigar la resistencia y aumentar las posibilidades de éxito de la implantación.
4. Proporcionar una formación adecuada
En teoría, un gestor de nóminas es la persona ideal para gestionar eficazmente un nuevo sistema de nóminas desde el primer día de su implantación. En realidad, el gestor de nóminas debe disponer del tiempo y los recursos suficientes para incorporarse y pagar los sueldos de los demás empleados. Recuerde que no debe imponérsele un nuevo método de trabajo durante la fase de implantación. Cualquier cambio debe acordarse durante la fase de BPR.
5. Utilizar software de inteligencia de procesos
Existen muchos programas de implantación, y algunos se adaptarán mejor a sus necesidades que otros. Sin embargo, muchos equipos encuentran más fácil la implantación con un software de inteligencia de procesos que informa del progreso en tiempo real.
Si dirige proyectos de implantación de nuevos procesos, suele ser difícil obtener información sobre cómo funcionan realmente. Los empleados cuyo trabajo se ve afectado por ese proceso empresarial cambiante siguen teniendo que ofrecer los mismos resultados a sus clientes. Por eso, durante el proceso de cambio la gente está ocupada y, a veces, ansiosa, tratando de obtener una comprensión objetiva de lo que funciona y lo que no.
Ofrecer transparencia durante la fase de implantación, junto con informes y recomendaciones automáticos de fácil comprensión, ayuda a su equipo a dar el pistoletazo de salida. Ver los efectos del cambio en tiempo real es crucial para la gestión del cambio.
Formación e implicación de los empleados para implantar con éxito los procesos
La implicación de los empleados es absolutamente esencial para el éxito de la implantación de los procesos. Todos los miembros de la empresa participan directamente en la ejecución de los procesos, y su compromiso y apoyo son cruciales para que los cambios sean eficaces. Implicar a los empleados en la fase de planificación, comunicarles claramente las razones del cambio y atender sus preocupaciones contribuye a un mayor nivel de aceptación y al éxito de la implantación.
Es importante crear un entorno en el que los empleados se sientan capacitados para dar su opinión, hacer preguntas y compartir ideas a lo largo del proceso de implantación. Al dar prioridad a la formación y la participación de los empleados, las empresas pueden aumentar sus posibilidades de que la implantación se realice sin problemas y con éxito, lo que en última instancia se traducirá en una mejora del rendimiento y los resultados.
Ejemplo: Actualización del sistema de nóminas de Helsinki: cuando pequeños contratiempos causaron problemas importantes.
Recientemente, muchos trabajadores de la ciudad de Helsinki tuvieron problemas con el pago de sus salarios debido a errores informáticos causados por una actualización del sistema de nóminas. El departamento financiero citó errores en los numerosos pasos de implementación necesarios para cambiar un sistema responsable de pagar a casi 40.000 personas.
Varios pequeños errores de aplicación dieron lugar a 7.000 mensajes sin leer en los que se informaba de problemas de pago y a que los trabajadores solicitaran préstamos con altos intereses por impago de salarios. Un trabajador se sorprendió al ver en su cuenta un salario de 370.000 euros en lugar de 3.700 euros. Este caso demuestra lo que pueden causar los pequeños problemas y la falta de inteligencia eficaz para controlar la aplicación:
- Reputaciones dañadas,
- Tiempo y dinero adicionales para corregir errores,
- Un ritmo de trabajo más lento,
- Trabajadores y clientes frustrados,
- La necesidad de emitir una disculpa oficial,
- La experiencia negativa en la implantación probablemente perjudicará las posibilidades de conseguir la participación de los empleados en futuros proyectos,
- Los empleados podrían marcharse tras sentirse frustrados por tener que lidiar con los puntos débiles,
- Pérdida de negocio por clientes frustrados o reputación dañada.
Seguimiento y evaluación continuos
La implantación de procesos no termina una vez puestos en práctica los nuevos procesos. El seguimiento y la evaluación continuos son esenciales para medir la eficacia de los procesos implantados e identificar áreas de mejora. Deben establecerse indicadores clave de rendimiento (KPI) para controlar el éxito de la implantación y evaluar si se están logrando los resultados deseados. La evaluación periódica permite a las empresas realizar ajustes basados en datos, abordar cualquier problema o reto que surja y optimizar los procesos para obtener mejores resultados.
La implantación de procesos es una actividad continua
El rediseño y la implantación consisten en mejorar el estado anterior para mejorar los procesos, el trabajo, los sistemas y el servicio. Sin embargo, no es una tarea sencilla y requiere una cuidadosa planificación, alineación y formación. Siguiendo los pasos descritos y las mejores prácticas, las empresas pueden aumentar las posibilidades de éxito en la implantación de procesos.
La comunicación clara, la información continua y la formación adecuada son elementos clave para conseguir la aceptación de los empleados y garantizar una transición fluida. Además, aprovechar software de inteligencia de procesos proporciona información valiosa y permite una gestión eficaz del cambio. La supervisión diligente y la mejora continua son esenciales para mantener los beneficios de los procesos implantados.
